我国档案信息传播的现状分析及应对策略

吴放 郭玉书

（辽宁科技学院档案馆 本溪 117004）

我国档案信息传播的现状分析及应对策略

吴放 郭玉书

（辽宁科技学院档案馆 本溪 117004）

随着新媒介在信息传播中的应用，档案信息传播也与它产生了紧密的联系，通过调查和分析我国档案馆档案信息传播的现状，对我国档案信息传播存在的障碍进行分析，在此基础上提出应对档案信息传播障碍的对策，以促进我国档案馆档案信息传播的发展，提高我国档案馆档案信息服务水平。

档案 信息传播 新媒介

对我国档案馆档案信息传播现状进行分析，可以准确地掌握我国档案馆档案信息传播的情况，为档案馆档案信息传播提出合理的建议，从而有利于改进我国档案馆档案信息传播现状，促进我国档案馆档案信息传播。本文主要从我国档案馆档案信息传播媒介、传播内容、传播效果的评价，分析我国档案馆档案信息传播的现状，并提出了应对策略。

一、我国档案馆档案信息传播的现状分析

1. 我国档案馆档案信息传播媒介的评价。传播媒介，也可称为传播渠道、信道、传播工具等，是传播内容的载体。档案信息传播媒介在档案信息传播中起到桥梁的作用，它是连接档案信息传播者和档案信息利用者的纽带，因此对于我国档案馆档案信息传播媒介的评价，对揭示我国档案馆档案信息传播现状很重要。

表1 我国档案馆档案信息传播媒介的利用频率（%）情况表

由上表可看出，我国档案馆档案信息传播媒介日益多样化，档案馆信息传播除了利用档案展览、档案编研产品等传统媒介外，还积极利用报纸、期刊、广播、电视、网络等大众传播媒介。随着档案信息化的不断发展，网络媒介凭借其信息传播的快捷性和广泛性、信息组织的超链接性以及信息传播的交互性和多媒体性特点，发展迅速。尤其是20世纪90年代末，我国一些档案网站通过互联网进行档案宣传，使档案信息传播迈入了新的时代，短短数年间，我国档案专业网站数量达到一定规模。我国档案信息传播逐渐由传统媒介转向大众传播媒介。

但是，对于新兴传播媒介，如博客、微博等媒介，我国档案馆利用的频率还是很少的。档案网站的利用频率还需要加强。在信息时代，使用博客、微博的人在不断增加，他们利用集丰富多彩的个性化展示于一体的博客，简易、迅速、便捷地在媒介里表述自己的观点，及时地与他人分享与交流。而我国档案馆利用频率很低，并没有发挥博客、微博在档案信息传播方面的作用，这就会对档案信息传播造成一定的影响。

2. 我国档案馆档案信息传播内容的评价。传播内容的质量高低直接影响着档案信息传播效果的好坏，所以对于档案信息传播内容的评价是了解档案馆信息传播现状必不可少的一个环节。

档案馆档案信息传播的内容多为历史信息，档案馆保存着非常丰富的历史档案材料，蕴涵着许多历史和地方特色的档案信息，其中不少是公众非常感兴趣的内容。向公众传播历史信息，已成为档案信息传播的一个趋势。近年来，在历史档案基本开放完毕，档案开放难度越来越大的情况下，许多档案馆在实践中不断探索新的传播内容，如上海档案馆和有关部门联手，陆续在新馆开设了婚姻档案、知识青年档案、独生子女档案、企业信用档案等十多个专题目录。另外，大连档案信息网设置了“本埠消息”和“外埠消息”栏目，青岛档案信息网设置了“档案动态”栏目，上海档案信息网设置了“国内纵览”和“国际瞭望”栏目，这些栏目把档案界的最新动态、最近关注的热点问题、最新的研究成果，都及时向公众发布，这不仅可以使档案界业内人士及时了解最新信息，调整自己的工作与学习，也可以让公众获取与自己相关的信息内容。

我国档案馆档案信息传播的内容逐渐向着多元化的方向发展，不断地增加新的传播内容，这在一定程度上满足了社会的需求，但是档案馆还需要把传播的档案信息内容与利用者的需求联系起来，同时要与我国政治、经济、文化发展相适应，使档案信息发挥在这方面应有的价值。

3. 我国档案馆档案信息传播效果的评价。档案信息传播效果是指档案信息传播活动对受众及社会所产生的一切影响和结果。对档案馆档案信息传播效果的现状进行分析，有利于让档案馆真正关心档案信息传播的实际结果，同时也有利于档案信息价值的实现。笔者主要从档案信息传播效果产生的三个基本层次——认知效果、情感效果、行为效果，对传播效果现状进行分析。

表2 我国档案馆档案信息传播效果情况表

由表2可以看出，我国档案馆档案信息传播认知效果最高，其次是情感效果，最后是行为效果。这说明利用者都可以接受档案信息，但是利用者对于是否喜欢这一信息，是否产生共鸣或其他的情感波动等关注度不高。此外，档案信息传播对利用者意志、动机及行为产生的影响不高。

表格中还可以看出，不同的利用者，对于档案信息传播效果利用程度是不同的，学者、研究人员对于档案信息的利用程度要高于学生和普通群众。

所以我国档案馆要提高档案信息传播效果，一方面，不仅要让利用者接受档案信息，还要让利用者喜欢利用这一档案信息，能和档案信息产生共鸣，更重要的是能够让档案信息传播对利用者意志、动机及行为产生影响。另一方面，档案信息要满足不同类型的利用者，尤其是加强对于普通人群利用需求的研究，使档案信息逐渐走向大众化的道路。

二、应对我国档案信息传播障碍的对策

我国档案馆档案信息传播还存在一些需要完善之处，与国外档案信息传播相比有一定差距。导致这种局面的产生，既有主观因素，也有客观因素。我国各级档案馆必须充分重视这些差距与不足，认真分析症结所在，采取有效措施，尽快扭转这一局面。笔者根据我国档案馆档案信息传播的现状及存在的障碍，提出以下对策。

1. 做好档案信息的降密和解密工作。档案信息是有密级的，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第十条，其密级分为绝密、机密、秘密三级。确定档案信息的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地满足利用者需求。档案信息的密级并不是一成不变的，它随着时间的推移和文件贯彻的情况而不断变化，因此档案馆工作人员应对档案信息的密级变化做到了如指掌，及时做好本单位档案信息的降密、解密工作，最大限度地保证档案信息的及时传播。

做好档案信息的降密、解密工作，最重要的是做好降密、解密前的鉴定工作。因为鉴定工作可以直接、具体地审查和判断每一份档案材料应解密向社会开放,还是应控制使用不应向社会开放。做好鉴定工作一要严格遵守有关鉴定的法律法规和标准，判断出哪些档案信息需要降密、解密，哪些不需要，这样才能为以后的工作打好基础。二是要有专业化的人才队伍。档案馆员必须要具备一定的专业素质，包括政治素质、文化素质、档案管理专业素质等，要掌握党和国家相关的政策法规、历史文化知识、档案专业知识等，才能胜任这项工作，确保工作质量。三是加强鉴定工作的监督和检查。成立专门的监督和检查工作小组，对鉴定的档案信息进行严格的检查。确保各级档案馆依法执行档案信息鉴定工作，让广大人民群众真正利用到档案信息。

2. 加强档案信息利用者研究。档案信息传播的最终目的是满足档案信息利用者的利用需求，利用者能否有效地利用档案信息，是检验档案信息传播效果的标准之一。因此，档案馆必须十分重视对利用者的研究，例如，了解其档案信息需求，提高利用者档案信息意识等,以取得最佳的传播效果。

首先，档案馆要能够正确区分不同的利用者，并对其信息需求做到心中有数。这样利用者的需求才会得以满足，档案信息及其服务的价值才会实现。档案信息利用者的具体特征对其信息需求有直接的影响。为此,应从不同的角度观察和认识利用者，从中揭示出同一类型利用者及其需求的共性，以便更好地满足利用者不同的需求层次。

其次，档案馆要通过多种途径，提高利用者的档案信息意识。为此，档案馆要正确处理档案信息的开放利用与保护的关系，要让用户有档可查，档案馆工作者要注意相关信息的收集与整理，在利用者利用时向他们提出建议，以避免利用者对有效信息的疏漏，增强利用者的档案信息意识。要加强各方面的宣传力度，通过各种手段加强对已开放档案的宣传工作。要努力做好馆藏档案的编研与信息化工作，让用户可以通过多种途径加以利用。要加强档案馆员工的服务意识，为用户提供优质的服务，获得更好的口碑，打破用户对档案馆的一些偏见。

3. 提高档案工作人员的信息素养。档案馆要加强对于档案人员的业务培训教育，提高档案人员的信息意识、信息技能和文化素养。

其一，增强档案工作人员的信息意识。首先，档案工作人员要保持对档案信息的高度敏感。档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当前背景下的实际工作相联系，提高对未来信息利用价值的预测能力。其次，敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响。档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。最后，保持高度的信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。

其二，加强档案工作人员对新媒介及相关软件的使用能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息，为公众提供利用。档案工作者需要熟练掌握新媒介和相关软件的使用技能，才能保证档案信息收集、选择、加工工作的顺利进行。

其三，提高档案人员的文化素养。首先，档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。这样在档案信息传播前，档案工作者才会对将要传播的信息有充分认识，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容进行选择、处理和加工。

4. 改善档案信息传播的外部环境。档案馆档案信息传播与社会的政治稳定、经济发展、文化繁荣密切相关，要得到良好的效果，它离不开一定的政治、经济和文化等外部环境。要改善档案馆档案信息传播的外部环境，需要做到以下几点。

一是要转换视角，从社会的角度审视档案信息传播。坚持把档案馆档案信息传播的发展置于经济社会发展的全局之中，以为经济社会发展作贡献来赢得档案馆档案信息传播的发展，为档案信息传播营造宽松和谐的外部环境，促进档案信息传播全面、协调、可持续发展。为此，档案馆必须继续把加强与社会的联系作为今后提高档案信息传播效果的重要手段，不断地坚持并发扬光大。改善外部环境，要求档案馆更加牢固地树立起为经济社会发展服务的理念，正确处理好档案信息传播发展与经济社会发展的关系，不断增强档案信息传播发展的紧迫感、责任感和使命感。

二是档案馆要加强档案信息社会宣传。档案馆应加大力度，采取多种形式宣传档案信息。一方面要加强有关档案信息价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道档案信息是什么，档案信息有什么作用，从而激发人们利用档案信息的热情，引导更多的人利用档案信息。另一方面，要加强有关档案信息利用工作的宣传，宣传如何利用档案信息，从而引导人们用好档案信息。除此之外，档案馆要加强档案开放目录或开放档案信息内容的宣传，使人们了解档案馆的内容，引导人们有针对性地利用档案信息。

三是面向社会，促进档案馆的对外开放与交流。只有加强对社会的开放与联系，档案馆档案信息传播才能更加紧密地结合经济社会发展的实际，增强档案信息传播的针对性，丰富档案信息传播的内容，增加档案信息传播经费，增强档案信息传播为经济社会服务的能力，促进档案信息传播更快、发展更好；只有加强与社会的开放与交流，才能更好地服务社会，特别是为新农村建设中农民增收、农业增效、农村发展发挥档案信息传播的优势和特长，实现档案信息价值。

[1]于鹤年.简论档案工作者在档案信息传播中的信息素养[J].华章，2011（19）.

[2]巩宝荣.论档案信息传播的障碍[J].档案管理，2001（6）.

[3]周枫，周慧.1999—2009年国内档案信息传播研究综述[J].档案管理，2007（6）.

[4]韩宝华.档案信息传播类型初探[J].档案与建设，2009（1）.

Analysis of the Current Status of Archives Information Dissemination in China and Coping Strategies

Wu Fang,Guo Yushu
（Archives of Liaoning Institute of Science and Technology,Benxi 117004,China）

With application of new media in the information dissemination,archives information dissemination is also closely related to it.Through the investigation and analysis of current information dissemination status,the paper analyzes the existing dissemination barriers and puts forward coping strategies to promote the development of archives information dissemination and improve the level of archives information service in China.

archives；information dissemination；new media

G273.5

A

2016-12-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.14

吴放为辽宁科技学院档案馆馆员，本科学历，主要研究方向为档案服务与利用；郭玉书为辽宁科技学院档案馆馆员，硕士研究生，主要研究方向为档案数字化管理。