邓小安
1 概述
竣工图是指项目竣工后针对设计单位提供的施工图,按照工程实际情况所绘制的图纸和文件,是工程验收、运行、管理、维护、改建、扩建的重要技术依据,是竣工档案的核心部分。
2 现状调查
2.1 调查整编工作流程
以《国网湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书》,为统计数据提供依据,并细化竣工图整编工作流程得出竣工图的整编流程分为8个步骤:1、对设总提交的纸质、电子文件检查核对,是否缺少;2、电子文件进行命名、编辑旋转;3、纸质文件盖设计章、档号章、竣工图章;4、挂接档案管理系统;5、打印封面、目录、备考表;6、每张图纸填写档号;7、打印、粘贴、胶袋包装脊背;8、装盒。
2.2 调查整编每册竣工图纸耗时
用计时观察的方法,并通过现场验证,测算出整编每一册图纸(25张图纸)每一步骤所耗费时间,如表1所示:
2.3调查分析
在8个步骤步骤3、5、8是必须消耗的时间,而步骤1、2、4、6、7整编时间过长,都是重复人工劳动,在目前条件下有可能通过更智能的方法节约工作时间。
3 目标设定
将每卷册竣工图的整编时间由原来的23min缩短为11min。
4 原因分析
对文件检查、文件编辑、盖章、填写档号、包装脊背整编时间过长,进行研究分析,得出图2所示原因:
5 制訂对策
对原因进行分析和评估后,制订相应对策如表2所示
6 对策实施
6.1 对策实施1:组织信息系统公司专家对全体员工进行培训
(1)小组成员内部会议,针对问题讨论培训事宜,确定培训内容。
(2)组织信息系统公司专家对全体员工,针对信息系统设校审批的操作流程等内容进行专项培训。
(3)抽取调查15名设计人员对信息系统的操作熟悉程度,结果显示100%的设计人员对信息系统可以批量转换、检查功能清楚、熟悉,熟悉度达到100%。
6.2 对策实施2:规范印制委托流程
(1)规范竣工图出版流程,在流程过程检查电子文件是否齐全。
(2)对不符合要求的出版请求,在流程中退回补齐,保证电子文件的齐全。
(3)不再需要档案人员检查电子文件与纸质文件是否齐全,节约检查时间3min。
6.3 对策实施3:规范全体员工使用信息系统控制的设校审批流程自动生成电子文件
(1)对不符合要求的电子文件,在出版流程中退回。
(2)不再需要档案人员对电子文件编辑旋转,命名,节约编辑时间3min。
6.4 对策实施4:使用系统批量挂接功能将命名规范的电子文件批量挂入档案系统。
系统自动提取文件正确的文件提名,不再需要核对图纸填写图名、图号,而责任者、图纸张数等信息可以通过批量修改完成,挂接、编辑1卷册图纸的时间节约2.5 min。
6.5 对策实施5:使用数字章盖档号,
现场测试,每册图纸(25张图纸)盖档号的时间约为1min,比传统手工填写节约用时2.5min。
6.6 对策实施6:使用档案盒打印机打印脊背
现场测试档案盒打印机打印一个档案盒约为2.5min。
7 效果检查
经过实际操作,全部对策实施后,对2017年8月~10月对移交的竣工图进行统计分析,一卷册(25张图纸)的竣工图整编时间由原来的23min缩短为10.5min,一个输变电工程的竣工图整编由原来12个工作日缩短为5个工作日,达到预定的目标。