信息化环境下加强档案管理的思考

党华丽

【摘要】在社会高速发展的当下，计算机信息技术已经进入我们生活的方方面面，在这信息化的大潮下，档案管理正面临着一场技术革命。本文就分析了信息化环境下加强档案管理的思路和措施。

【关键词】信息化 档案管理 思路 措施

随着计算机信息技术的快速发展，各种电子信息载体应运而生，影响着人们生活的方方面面，档案管理作为一种技术性很强的服务型工作，应该与时俱进，为人们提供更加优质、完善的服务。

一、信息化环境下档案管理工作的现状

伴随着数字化和网络化大潮的推进，档案管理正面临着一次全方位的技术革新，电子档案替代传统的纸质档案已是大势所趋，但在自我发展的迫切需求因素面前，档案管理工作应该克难奋进，努力进行不断创新，将传统纸质档案和电子档案有机结合起来，加快传统纸质档案的数字化改造，主动跨入数字化时代，以取得令人满意的效果。目前，档案工作存在以下几方面问题。一是对档案管理工作的认识不到位。当前档案管理存在着一定程度的矛盾性：一方面，相当一部分档案由于各种原因疏于管理，管理效率低下；但另一方面，在进行人才考核、选拔和奖励等工作时很大程度上要参考工作人员的档案信息，这就使得档案管理工作长期处于边缘化和被动的状态。究其原因，还是相关档案管理人员对档案管理工作的重视程度不够，以传统的档案管理工作观念看待问题，认为档案管理就是简单的抄写和记录工作，导致了档案管理的低效率。二是档案管理人员缺乏专业知识。档案管理工作作为一项专业化的信息管理工作，要求档案管理人员必须对信息管理工作具有系统性的认识，而由于对档案信息独特重视程度，档案管理人员更需要具备较高的信息管理水平和技能。但在实际工作中，相当一部分档案管理工作人员持着传统的工作观念，只具备基本的文本抄写和记录能力，且不思学习，无法掌握信息化条件下对档案资料管理的技能要求。甚至在一部分单位中，档案管理人员还兼顾着其他的信息管理工作，不具备足够的专业性。三是档案管理的方式方法有待改进。当前许多单位在档案管理工作中，仍然采用传统的档案记录方式，已经不符合信息时代的发展需要。尤其是在档案管理的自动化程度方面，还存在着大量的无谓重复劳动，同时也缺乏完善的档案管理制度。因此档案管理工作的效率仍然相对较低。

二、信息化环境下加强档案管理的措施

社会的不断进步发展，许多单位已经逐渐认识到档案管理的重要性，推动了档案管理工作开展。在相关工作开展过程中，计算机信息技术的应用，使得档案信息化管理工作发生了质的飞跃，计算机信息技术在应用过程中，其内存较大、能够满足一些大规模的档案储存需求，推动了档案信息化的发展。下面就谈谈当下档案管理的具体措施。

首先，加强档案人才培养提高管理素质。档案电子化的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设电子档案的关键。传统纸质档案时代的工作人员的工作基本模式是人与档案的结合，或者说是以档案为媒介与工作的结合，也就是人与人的结合。而电子档案时代档案工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的 “人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代档案管理员既要有扎实的传统档案知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识，是通才、复合型的人才。档案要实施数字化建设，第一步要解决人力资源这条“短腿”问题，必须注重对现有人员的信息素质培养，突出档案信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气聘请一批能熟练掌握计算机运行管理和维护的专业人才，并配备若干名专业人才，为档案的数字化改造、信息化發展和网络化管理作好人力资源的准备。

其次，改善档案管理的设施条件。在信息化环境下的档案管理工作中，不仅要确保基本的办公等场地条件，还要适应时代科技发展，将新兴的信息管理技术引入档案管理工作。随着信息时代的来临，档案管理部门要认识到档案管理工作本质上也是一项信息管理工作，因此要改变传统的纸质档案管理模式，根据信息管理的特点和技术手段，使档案管理工作进入信息化和数字化的时代。对此，一方面档案管理部门要保障具备计算机、光盘和电子储存设备等硬件条件，同时管理人员也要进行相关信息管理知识的培训。随着网络技术的发展，信息的联网管理也是一大必然趋势，因此开发和引进档案管理软件、建立档案管理联网系统，也是改进档案管理条件、提高工作效率的重要措施。

三是要建立一套科学合理的电子档案管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

四是档案管理要灵活。在档案管理工作中，计算机技术的应用，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能使得档案管理更加灵活，能够及时的对档案进行修改、复制、补充等，有效的提高了档案管理的工作效率，还能保证良好的工作质量。就目前来看，计算机信息技术已经应用到档案管理工作中的各个方面，提供了便捷的服务。

总之，计算机信息技术对档案管理具有重要意义，不仅能够提高档案管理的水平，还能促进社会经济的可持续发展。在实际的工作过程中，档案管理工作人员应该从实际出发，将档案管理工作和计算机信息技术融合，不断对传统的档案信息管理方式进行创新，才能达到良好的效果。

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