数字档案管理中存在的问题与对策分析

崔广花

【摘要】近年来，我国的科学技术在不断的发展，可以说达到了前所未有的新高度，与此同时，相关行业传统运行模式也在不断的发生改变，档案的管理就是其中重要的一项内容。对于档案的管理，传统的方式是对纸质档案的管理，随着科学技术的运用，数字档案管理成为现在管理的新方式，相比原有的传统档案管理方式，数字档案有着极大的优点，例如高效性和精确性，但是，实践中，这种管理还是存在一些问题的，因此，本文作者针对当前的这些问题提出了自己的见解和相应的对策，以期为实践中提高数字档案管理质量作出一定的理论贡献。

【关键词】数字档案 管理问题 对策分析

数字档案的管理依赖于当前的科学技术，这项技术区别于传统的档案管理手段，是将计算机科学技术和信息管理理论融为一体，形成了数字档案管理的初步策略，这样的做法一方面可以使数字档案的查找和使用更加便利，同时还能够做到高效率服务使用者。但是，数字档案在管理过程中也会存在如管理混乱和管理质量不足等缺点，这些问题会给数字档案的管理带来不小的问题，因此，本文作者针对现在数字档案的管理和发展过程中存在的一些缺点和弊端，给出了相应的管理措施。

一、分析数字档案管理存在问题

（一）数字档案管理混乱

数字档案的管理，主要是运用计算机科学技术进行的档案管理，最早是起源于西方的发达国家，因此，对于我国的大部分单位来说，数字档案的管理还停留于初级阶段，其制度不够完善，所以实践中有很多单位在电子档案使用之后不没有及时归档，随处放置档案，这样非常容易导致档案的丢失。对于一般人来说，他们都认为电子资料的价值比不上传统的由电子资料印制成的成纸质档案，所以，有很多的电子资料被忽视而没有保存下来。由于当前科技的发展，数字化档案的建立也随之不断的发展，因此，很多单位逐渐增加了对数字档案的重视，开始将电子资料信息进行了保存，但是由于缺少一个安全和完整的管理系统，因此，很多数字档案也仅仅是以表面的形式保存了下来，而并没有重视数字档案的内容的重要性和真实性，而数字档案中的内容才是档案的真正价值所在，片面的流于形式的管理，是当前数字档案管理混乱的重要表现。如何规范数字档案的管理，使原本混乱的管理模式走向正规是非常必要的。

（二）数字档案的安全存在问题

科学技术的发展和网络的普及，一方面给人们的生活带来了巨大的便利，但是其中的安全隐患问题也是不容忽视的。当前，我国的计算机网络系统存在的安全隐患正在接受这前所未有的挑战。当前，在所有建立的局域网中，有将近百分之二十的局域网在建立之中会由于黑客或者病毒的侵入而丢失大量的数字资料和重要信息，随着运行时间的延长，没有受到病毒感染的局域网则十分难找。数字档案中包含的信息和资料一般都是企业单位的秘密或者是个人的信息，一旦受到病毒和黑客的侵入，损失将不计其数，而当前的计算机网络系统即便设置了防火墙，也很难抵挡住各种各样复杂的病毒和黑客中的高手。所以，当前数字档案的安全性必须引起重视。

（三）档案管理工作观念意识落后

传统的档案管理是对纸质档案的管理，管理工作人员只是为了管理而管理，并没有意识到档案的重要性，因此，很多的工作人员的管理观念意识比较落后，而且工作的模式也没有创新、墨守成规，管理观念还很陈旧，这在很大程度上限制了档案管理工作的进步。档案管理工作者缺乏对于数字档案价值的认识，在管理方面欠缺有效手段。究其根本，是因为管理人员拘泥于传统档案的管理观念，意识不到数字档案的重要性。例如，有些声音、图像的档案信息和数据由于缺乏妥善保管，实践中仅仅是将其放置到个人手中，因此，档案便失去了规范的保存和整理，很重要的信息因此而丢失。有些珍貴的资料一旦失去就不会再有了，所以，管理人员管理观念的落后对于数字档案的管理和保存非常不利。

二、探究数字档案管理措施

（二）建立健全数字档案管理规章制度

对数字档案进行有效管理将会对信息资料的保存起到关键作用，实践中对于数字档案的管理方式有很多种，其中一项非常重要的管理方式就是建立健全计算机和网络系统的有关规章制度，这样的方法会很好的保证档案信息资料的安全的永久性。这样的方法，如加强对于网络以及服务器的管理规范，制定数字档案管理机构内部网络系统的防盗管理制度。另外还有对于数字档案数据资料的安全保存管理规范。按照档案资料的安全登记和保密程度的差异， 必须具体问题具体分析，按照问题的分类来制定具体的管理制度。不但如此，还要提醒用户重视规范客户端的操作行为，合理配置客户端的安全规范。

（三）注意保障数字档案管理的安全问题

为了保障数字档案管理的安全，有效的措施如建立网络安全防火墙，这是一个在网络中执行访问控制策略的安全维护系统， 它是由硬件和软件统一的， 它可以有效的防止用户个人网络遭受到不良黑客或者是病毒的侵袭，还能够将不良信息自动过滤，真正的提高数字档案管理的安全性。另外一个保证数字档案安全的手段是密码技术，这种技术可以说是网络安全技术的核心内容， 它可以有效的提高数据资料的安全，还能够避免重要资料被恶意破解，使用加密技术之后，重要的信息即使被盗走，也会是乱码型数据， 可以最大程度上保证数据的而安全。除此之外，还有一个方法就是对入侵者的监测和识别，这主要是针对恶意侵犯计算机资源的不法行为及时进行监测和识别的过程，它不但会监测外部的入侵行为，还能够对内部未经过授权的使用者的行为进行监测。一旦发现侵入者有不良行为时，系统会立刻发出警报，然后记录侵入者的信息或者中断入侵者与系统的连接等。

（四）提高档案管理人员素质

档案管理工作人员的自身素质较低、专业能力不足是数字档案管理中存在的问题，对此，要重视提高档案管理人员的自身素质和信息化技能，对档案管理人员定期培训，提高其对于数字档案管理的意识，还要不断更新知识结构，提高专业能力以及业务水平。另外，还要严格限制管理人才的选用，选择优秀的人才，使其能够最快最好的完成数字档案管理工作。

三、结语

数字档案管理作为一种新的档案管理方式，是刚刚兴起的新的管理方式，当前，管理人员对于数字化档案的重视不足，其本身素质和业务能力也有待提高。另外，数字档案的管理也存在很多安全性问题，以及数字档案管理的混乱局面等问题，迫使相关的单位找到加强数字档案管理的有效措施，对此，作者给出了自己的看法和观点，以期为实践中提高管理安全作出理论贡献。