浅谈如何提高高校学生档案管理在毕业招聘中的作用

胡弄娥

摘 要：社会在不断发展前进，现在的大学生毕业后早已不等着政府来分配工作，高校学生感觉自己的档案“无用”，各个企业也觉得学生档案于自己的用人管理等方面发挥不了多少作用，而各企业在选用人才时却又常常有不知如何才能高效快捷选到中意人才的苦恼，我认为应该从三方面提高高校学生档案在毕业招聘工作中的作用：一是完善基本材料，二是根据发展丰富档案材料，三是积极做好高校学生档案信息化建设。

关键词：高校学生；电子档案；信息化建设

目前，各高校基本建有学生档案管理制度，并根据制度给每名高校毕业生建有一个纸质档案袋，袋内装有学生高中档案、入学登记表、体检表、学籍登记表、毕业生登记表、评优评奖学金记录表、处分材料、党团组织档案。当学生找到用人单位后，学校根据用人单位的要求把档案转递至其指定处。大部分用人单位都不直接接收学生档案，一般都由用人单位所在地区的人力资源管理中心管理。所以，很多用人单位实际上并不审核或查阅学生档案，学生档案仅被公务员、部分有编制的事业单位及少数企业所接收。反观用人单位。当今学生在求职时可以通过投递求职简历让用人单位比较快速地了解自己的学习成长过程，可是对于学生自己提供的获奖证书、职业资格证书等材料却真假难辨。由于对学生提供的材料的真实可靠性以及对学生能力的质疑，用人单位绞尽脑汁设计选拔方法。如何让高校学生档案管理工作在毕业生招聘工作中发挥作用，值得我们积极探索和加强研究。

一、根据制度文件，做好学生档案基本材料

当前，各高校都比较重视学生档案的管理工作。根据《高等学校档案管理办法》，各校建立了相应的学生档案管理制度，有专门的档案工作室，并设有专职管理人员。但是，从各接收单位反馈的信息来看，有很多高校毕业生的档案是不完整的，缺少高中档案是最常见的。据近几年的工作经验来看，四川等几个省份的高中档案由学校用EMS统一转递，其他高中大部分由学生自己携带至高校，当学生没有意识到档案的重要性时，很容易疏忽不管造成丢失。所以，根据现有情况来看，学校辅导员应做好宣传工作，并督促学生及时上交高中档案，确保原始档案的完整。

二、根据市场需求，丰富和完善高校学生档案

从现有的档案材料来看，所包含的内容大致有这几个方面：一是学生的个人基本信息，二是求学或工作经历，三是学生的成绩及奖惩，四是健康状况。这些材料过于简单，对于用人单位来说没有太多的参考价值，甚至抵不上一份简历。所以，我们可以从下面几个方面去丰富学生档案材料，真正发挥学生档案在求职中的作用。

（一）丰富学生履历表。用人单位招人时，他们不僅看学生的学历，更要看学生的实践能力。所以学生在校期间参加的校内外重大活动、取得的重要成绩，均以《实践活动鉴定表》的形式录入纸质档。表格中有学生基本信息、活动名称、规模、参与事项、取得成绩、活动意义、举办方证明等内容组成。这样的表格能为学生实践能力提供有力证明。

（二）增加体检项目。因为体检经费的限制，使得学生体检流于一些简单的项目，对于招聘单位来说并没有太大的参考价值。如今的行业职业划分越来细，每个人既有因知识方面而决定的就业范围，还有应性格、年龄、气质外貌等因素的影响而有更适合自己岗位，科学的求职心理测试应该可以让毕业生及用人单位做出更合适的选择，这张表客观体现出该学生更适合从事什么职业什么岗位，从而让大家更迅速的找到适合的岗位。

（三）提高辅导员评语质量。在《学生学籍登记表》《毕业生登记表》中都有辅导员评价一栏，但是评语一般采用空话、套话，千篇一律，没有参考和借鉴的意义。要发挥好档案的作用，辅导员应该给予学生客观、公正、中肯、符合时代需要的评语。辅导员做出的评语质量不高，很大一部分原因是辅导员不敢讲真话，害怕讲真话对学生一辈子有坏影响，同时，也有辅导员自己信心不够的一个表现，害怕自己说的话不准确、看人不全不远。归根结底，还是辅导员工作认真程度不够，所以导致评语失去了应有的参考价值。

三、加强档案管理的信息化建设，建立成熟的高校学生电子档案

（一）档案管理信息化建设的现状

1.学校对档案管理信息化建设力度不够。一般高校都还只建立学生的基本信息表，还只有一套成绩管理系统，这对我们用人单位来说是没有什么参考价值的，况且这套信息也不会随便给其他人用。严格来讲，这样的学籍信息电子稿还不能说是学生的档案的电子稿。它更多的是为学校的班级管理、教务管理服务。学生的档案一旦丢失，其实是很难再补到原有的那些信息的。学校的档案室一般还是只存着学生录取花名册、毕业生花名册的纸质稿，这在证明学生的学籍及毕业情况上还是发挥了一定的作用，但在档案信息化管理上面来讲是完全不沾边的。

2.学生档案管理工作者的意识和管理水平不够高。有很多高校管理层认为：学生的档案管理是一件很简单、很容易且不需要培训和学习的工作。上岗前，也最多就是简单罗列几条，布置安排档案管理者需要做一些什么事情，对于这些材料的严谨性、准确性等方面的认识可能就没有了，与其它各市州等档案管理中心的对接等工作就更是靠摸着石头过河了。像这种走一步想一步、出个问题问一下的做事状态已完全不能适应当前告诉发展的管理模式了。

3.学生对档案的重要性意识不够。首先是填写表格态度不认真。由于学生在校期间多次填过相关的电子表、纸质表，他们对表格的填写已经感到厌倦，也辨不清楚哪些非常重要哪些可以随便糊弄，使得填写出来的信息不准确，如时间前后不一致、或与其他证明材料有出入，信息错填、漏填，还有随意涂抹等现象。其次是对档案材料的错、漏资料所带来的的严重后果认识不到位。对于学生来说，他们不知道档案的残缺会给自己今后的工作生活带来些什么不便，有什么材料不齐，他们也不会去积极整理补充。

（二）如何提升高校毕业生档案管理信息化建设，发挥毕业生档案在工作应聘中的作用

1.政府加大资金投入。档案信息化建设前期的开发研究、后期的运行维护及更新换代都需要大量的资金做强大的后盾。现在，档案管理已经不许收取任何费用，档案管理工作无法创收、没有任何的其他经济效益，国家的财政支持已成为唯一的资金来源。各级财政部门应单独做出预算，保证档案信息化建设的顺利进行。

2.组建智库加大研究力度。政府在给予了足够的财政支持后，必须要组建一支高水平的研究团队，对档案信息化建设全面研究。档案的管理，不仅仅要保证各项信息的真实准确，而且还要注意其秘密性质，要切实做好查询方便、调取快捷等方面的工作，更要做好安全保密工作，防止失密、泄密事件的发生。在安全方面的研究工作肯定将成为我们信息化建设的难题，这需要政府组织一支能力强、水平高的研发队伍来进行此项工作。

3.提高档案管理人员的素质。在档案管理人员的素质提升上面，一方面要引进高水平、高质量是新鲜血液，另一方面也要加大力度培训现有的档案管理工作人员。档案的信息化必定要求工作人员既具备档案管理方面的知识，同时也需要具备计算机方面的知识，所以新型复合型人才成了培养的新目标。但是现有的这些人员不能简单退出，所以各单位可以用送培骨干力量、交流学习以及鼓励其自身自学等方式来提高他们的档案管理水平。

4.加大监督管理的力度。资金到位、研发到位，档案管理人员的学习到位，这三个方面都有了，但是并不意味着档案信息化建设就能顺利到位。各相关部门还要出台相关政策、规章制度，督促和检查各单位的工作质量，确保档案信息化建设真正落到实处，使信息化的档案真正为需要的单位、企业带来方便。