如何使档案资源的社会化服务价值实现最大化

侯国贤

近年来，随着社会的发展，档案资源愈来愈受到人们的重视，档案利用的社会化服务很快成了如今档案价值得以实现的主要途径。而作为基层档案行政管理部门，在推进本级档案馆社会化服务过程中，由于各种因素的制约，还存在一些与社会新时期发展要求、与社会需求不一致的问题：管理模式过于标准化、档案宣传的力度不大、馆藏的数量品类较少、从业人员主动性欠缺、现代化技术利用不够、资源开发利用不充分等。文章将针对以上问题，谈论“如何提高档案馆社会化服务功能，全心全意为人民服务，实现档案资源的社会化服务价值最大化”。

一、理顺管理

伟大的革命导师马克思恩格斯曾指出：“一把钥匙开一把锁”“一切从实际出发”。我们的档案管理模式也不例外。在传统的、标准化的基础上，结合县级市的独特性，摸索探寻适合自己实际需要的，利于大众服务要求的，能实现档案社会化服务功能的档案管理模式。在实际实施中，应注意顾及以下几点：1.全心全意为人民服务是宗旨。2.必须采用以实现公共服务使命为基础的管理模式。3.以社会公众的满意度作为真正衡量档案馆的社会化服务标准。4.以健全的竞争机制为依托。5.积极鼓励社会各界力量充分参与其中，例如使那些成立于民间的带有地方特色的档案馆 、各种形式的中介机构跟较为传统的行政档案馆一起列入竞赛的局面，同时让历史的痕迹比较丰富，形式较为灵活，而且拥有3D效果，从而使档案资源的存储与交流形成多元化的态势，在公平的比赛中达到档案资源的合理化分配。

二、加大宣传

首先加强常规宣传，作为定期定额的宣传。地方各类报刊杂志、广播电视台、计算机网络等等多种媒介均是进行档案工作宣传的阵地，是各级档案管理机构沟通的桥梁，也是人民群众与档案工作人员交流的有效途径。

其次加强非常规的宣传，例如我们在电视台举办档案知识竞赛，国际档案日宣传活动中加入有奖问答，在新郑炎黄广场“周末大家乐”中举办“档案主题晚会”， “档案与民生”演讲比赛等等，都取得了良好的宣传效果。

再次特殊时期的特别手段。在创建全国社会主义新农村建设档案示范市活动中为了快速推进各村、社区建档工作，充分发动乡镇街道等力量到农村、社区去宣传，我们印制了大量档案工作手册、条幅到农村集贸市场、庙会等人流量大的地方集中发放和悬挂，起到了很好的宣传效果。

三、丰富馆藏

1. 千方百计促征集。档案资源的特殊性，决定了档案征集工作既具有时间上的灵活性，又具有地点上的变动性，还有形式上的多样化。因此，征集起来就较方便，征集的面较广，获得的途径也较多。在工作中，积极调动档案人员的热情和干劲儿，使尽浑身解数，进行档案征集工作。我们曾经先后多次以市委市政府名义下文和在电视台、网络等媒体上长时间发布征集公告，使档案资料的征集工作得到保障，征集到了许多利用价值很高的档案；另外表扬征集标兵，平时组织征集培训会，让全体档案人员更深刻认识征集的价值，拓展思路，保障征集工作顺利开展；建立长效的征集制度，使社会珍贵档案资料随时随地进馆。

2. 想方设法提质量。扎实的征集工作必然带来大量的档案资源，然而，不是所有的档案资料都可以进馆。馆藏是否丰富不能仅仅从数量上来考核，更应该重视档案的质量，也就是征集到的档案资料本身的价值和其对于民众的意义。因此，馆藏不是简简单单的把散落各处的档案资料收集聚拢在一起，而是要经过鉴定、筛选把一些有价值有意义的档案资源保存下来。所以无论是初期的征集，还是后期的移交进馆，我们都要层层把关、分工明确：既要有思维活络的征集人员，也要有专业素质高的档案鉴定人员，制定档案质量评判标准，设置重重程序，严把进馆这一关。

四、提高素质

十几年的工作经验证明：档案工作者自身的素质也是档案资源的社会化服务价值实现最大化的一个关键因素。

第一，积极主动是做好工作的前提。“知之者不如好之者，好之者不如乐之者。”学习如此，工作亦然。只有从心里喜欢档案工作，以从事这一工作为乐，才能充分发挥主动性，竭尽所能，恪尽职守把这项工作做好。

第二，技能精湛是做好工作的关键。拥有金刚钻，才能做好瓷器活。對于档案工作者来说，要努力提高自身的业务技能和计算机操作技能。一是业务技能，除了掌握最基本的档案专业知识以外，还要熟悉档案管理的整个流程，以及各个环节的工作要领；二是计算机操作技能，在信息化时代，档案材料整理由以前的纯手工为主，转为档案数字化管理。所以，档案工作人员应结合自己的岗位特点和要求，能熟练操作计算机，使用多种软件的综合型管理人才。

第三，服务周到是做好工作的保障。档案资源很重要的一个价值就是为群众服务。工作人员在工作中，应该抓住档案运用者的内心，提高服务质量。温馨的服务场所：窗明几净、舒适、简洁、美观、庄重大方。得体的仪表仪容：档案利用服务人员的服饰大方得体，表情自然随和，姿态端庄雅致，动作稳重敏捷。规范的职业用语：吐字清晰、简洁明了、清楚自然、音量适中、不急不缓。良好的服务态度：对人热情，说话亲切，不急不躁，礼貌周到。

最后，建立良性竞争轮岗机制，保证思想修养和技能得到快速提升。

五、利用技术

随着社会的进步，科技的发展，一些新的技术和设备、发明和创造逐渐运用到具体的工作中，大大提高了工作效率。近几年，我们局以档案资源信息共享为突破口，以数字化档案馆建设为目标，充实完善档案馆目录数据库和原文数据库，进一步加快了档案信息化建设步伐，安装了PDE档案管理系统，购买了一台IBM服务器，18台惠普电脑，实现了档案网络化管理，达到档案在线查阅，在线咨询，在线调查，在线互动，实现了档案资源共享的目标，建成了新郑市数字化档案馆。数字化档案馆建成以后及时召开业务培训会议，使全市档案员都能熟练操作和利用。为了争创社会主义示范县（市），各单位都十分重视，为档案室配备了电脑、打印机等设施。达到了市、镇、村三级档案互通，利用双向，实现了档案资源共建及档案信息共享的目的。

新郑市档案局的先进经验不外乎几点：首先，档案负责人高度重视。有关领导一般比较忙，另外现代化技术和设备上马都需要大量的资金做后盾，这时负责人能够常汇报、多解释、多跑路、多磨嘴，以求得领导的理解和支持。其次，负责人掌握了现代化技术和设备的发展动向，必要的时候借鉴别人的经验，自己可以少走很多弯路。再次，提高操作人员的技能，通过各种培训和自学等多种方式提高操作水平和利用效率。最后，制定各项完善制度，确保在信息化时代档案工作的安全。

六、开拓市场

在开放的年代，我们不能故步自封，孤芳自赏；在多元化的社会里，我们不可以单打独斗，要懂得协作，团结一切可以团结的力量，发展自己，壮大队伍，服务大众。我们局近年来，不断开拓，谋寻机遇，搭建平台，联手协作，创出了不菲的业绩。

1. 新郑市的旅游业发生了日新月异的变化，现已形成了始祖山、黄帝故里寻根拜祖游、荷花风光游、中华古枣园风情游、欧阳修陵园文化游等旅游景区，这些景区成了許多游人流连忘返的地方。在这些景点的开发和建设中，新郑市档案馆提供了大量的档案资料，例如：炎黄二帝文化资料、二十四史、清乾隆四十一年重修的新郑县志等。

2. 办了以陈列张国治个人事迹和收藏品为主要内容的爱国主义教育基地。又编纂了《张国治回忆录》，从而，在青少年的思想教育方面又增添了一本生动的教课书。

3. 建国五十周年，与党史办等单位联手编写了《辉煌新郑五十年》，对新郑五十年来的巨变，进行了充分的展示，从而凝聚了新郑的民心，增加了新郑人的自豪感和集体荣誉感，焕发了新郑人的蓬勃朝气、昂扬锐气、浩然正气。

4. 用档案史料与史志办合编《可爱的新郑》一书，销售量达一万余册。利用档案资料与招商办合编《新郑招商指南》等资料，极大地宣传了新郑得天独厚的区位优势，浓厚的历史文化氛围，便利的交通条件，“古”、“中”、“通”、“丰”的特点，从而使许多外商落户新郑，为新郑经济的腾飞立下了汗马功劳。

时代的召唤，社会的需要，档案在人们的工作、学习和生活中起着越来越重要的作用，它的价值和意义越来越多得被人民群众所发现。挖掘档案资源，收藏档案资料，利用档案为民众服务，成了档案人员很重要的工作，尤其是档案资源被利用的程度直接影响着其社会化服务价值的实现。只要社会各界人士不断提高档案意识，档案专业人员发挥自身主观能动性，不断推进档案事业的迅速发展，就能使各级档案馆社会化服务水平在更大程度上得到提高，档案资源的社会化服务价值将不断实现最大化。

（作者单位：新郑市档案局）