浅析新形势下档案管理工作的规范化

齐宁

摘 要：新形势下的档案管理要适应现代化的步伐，但是，当前我国档案管理的现代化水平还在初级建设阶段，还需要更多资金和人才的投入以改善当前陈旧的硬件设施，更新落后的技术条件。文章对于怎样改变这种现状，让人们意识到管理档案的重要性，提高信息和资源的开发与利用水平，推动档案管理的现代化进程，提出了一些看法和建議。

关键词：新形势；档案管理；现代化；规范化

档案管理的现代化即档案事业发展和创新的过程，这即是档案事业生存的内在要求，也是新形势下档案事业发展的必然趋势，是一个亟待全体档案人解决的紧迫课题。

一、当前档案管理工作中存在的问题

1.1现代化的管理人才不足

实现人才现代化是实现档案管理现代化的前提。档案管理的现代化工作，对档案人员相关专业知识和先进科技知识的掌握都有较高的要求，需要工作人员可以熟练的运用新技术，操所新设备，并能够进行维护和及时更新，同时还要具备良好的文化素养，拥有一定的管理技能。而当前许多企业以及事业单位的相关档案管理人员现代化管理知识比较缺乏，操作现代化设备的技能也并没有掌握，大多都只停留在收发资料和查找资料的阶段。

1.2档案管理现代化的观念更新不及时

长期以来，许多人对档案工作重要性和意义的认识都是非常有限，不深入也不透彻，尤其是有些干部和领导，缺乏对档案工作正确认识，这会直接加大档案工作的困难程度。这种认识的缺乏主要表现在这以下几个方面：首先是观念僵化。一般人是很难看到档案对经济发展和社会效益的作用的，反而认为建立档案是徒劳甚至是包袱，从而忽略了档案的管理。但其实档案对于市场经济的运行起着至关重要的作用，是经济发展过程中不可或缺的信息资源。其次是看法片面。很多人以为单位里的档案管理工作就是整理一些废纸片，相比人事和经济等工作完全处于次要地位，它无法在短期内产生实际效益，因而在实际工作中并不受重视。再次是管理放任。尤其是一些领导抱着得过且过的心理，工作计划和工作目标不明确，对单位的档案管理工作也不重视，对档案工作完全放任，也丝毫不在意档案的现代化管理。

1.3档案管理的标准化程度过低

档案工作的标准化是档案管理现代化的重要组成部分，也是其必要条件之一。由于档案管理工作的复杂性，我国档案管理体系的一个突出特点就是分散管理，即每个单位依据自身技术实力和经济条件来选择硬件设备，这就使得国内不少档案系统的管理软件水平参差不齐，资源的共享性差，导致国内档案管理的标准化水平低。加之国内至今未制定出一个统一的发展标准，因此档案的发展有很大的盲目性。这种发展状况，势必不利于档案的现代化建设和互联网资源的共享。

二、促进档案管理工作规范化的建议

2.1提高档案工作人员的整体素质

现今社会，信息技术飞速发展，计算机技术的应用已是实现档案现代化管理即计算机管理的核心和主要内容。这就要求当前的档案工作者必须掌握一定的现代信息技术来进行相关电子文件的使用和制作，熟练地运用计算机和操作各种现代化的办公设备，必要时还需进行维护工作。因此，要想档案的现代化管理工作正常有序、持续健康的运行和发展，除了要努力创造条件，积极引进先进人才以外，还需要提高所有档案工作人员的素质，开拓他们的创新意识，对这个队伍里的每一位成员进行相关理论知识的教育和专业素质的培训，力图培养出一支年轻的、高质量的档案管理人员主力军。

2.2增强现代化意识，更新档案管理观念。

实现档案管理工作现代化的前提和必要条件即档案管理观念的现代化。若档案管理人员不具备现代化意识，就不利于档案管理工作的现代化进程。当然，只拥有先进的技术条件和管理设施，却不具备先进的档案管理观念，也不能算是实现了档案管理的现代化。要实现档案管理工作的现代化，就要求档案管理工作人员必须与时俱进，认识到科技对档案管理工作的重要性，摒弃以往封闭守旧的思想观念，树立科学的管理观念，促进档案工作更好的发展，更好的为社会经济发展的服务。

2.3加强档案管理的标准化建设，完善档案管理体制

档案管理现代化的一项重要基础就是档案管理的标准化。档案管理的现代化是以先进的科学技术、明确的分工和密切的协作为基础建立的。信息时代，各种信息错综复杂，档案资料信息在互联网上的沟通与共享都需要有统一的规范和标准来进行约束，如各类档案信息的传递、档案数据的交流、档案资料的共享等，都需要制定相关的规则，来促进档案管理标准体系的形成，只有通过这种方式才可以确保档案管理网络化工作的实现。要达到这一目的，首先，要使文件管理、档案管理这二者同步发展，对它们进行统一的领导和规划。其次，要把档案管理的前期指导和控制工作都纳入到相关档案管理部门的工作范畴中去，确保文件的形成、归档、查阅、利用等环节皆有档案管理部门的统一监督和指导，要制定出统一的、科学合理的电子文件档案管理标准。最后，档案管理部门在对电子文件进行接收和归档时，要注意鉴定该电子文件内容的真实性及信息的原始性。

2.4做好档案的备份工作

尽量保存档案的电子档，并做好电子档案的备份工作。一般而言，电子档案在备份和保存时需要用统一的、通用的电子档案格式，并且需要有三套备份，一套用来日常查阅，一套用来封存保管，另一套应该保存在异地，以防突发事件，诸如地震、火灾、洪水等自然灾害和盗窃等人为因素对电子档案的破坏。用统一的、通用的格式来保存电子档案是为了更好的适应计算机的操作系统，使应用软件能够兼容，以保持电子档案的真实性、有效性和完整性，保证电子档案长期可读，并能够及时的更新。

结语：当前我国的档案管理水平离网络化及现代化的实现还有一段距离，在档案管理工作现代化的初级建设阶段，存在着现代化管理人才不足、管理现代化的观念落后、档案管理标准化程度过低等问题，要逐步实现档案管理的现代化，首先要通过加强教育和培训，不断提高档案工作人员的整体素质。其次，档案管理人员要紧跟时代的步伐，与时俱进，更新档案管理的观念，增强现代化意识。再次，档案管理体制要逐步完善，档案管理的标准化建设还需要加强。最后，务必做好档案的备份工作。通过这些措施让人们意识到管理档案工作的重要性，了解档案管理对于促进信息、资源开发利用的重大意义，在新形势下，不断推动档案管理工作的进步与发展，紧跟档案管理现代化的步伐。

参考文献：

[1] 陈转.新时期民政局如何更好地开展档案管理工作[J]. 才智. 2016（32）

[2] 韩冰. 民政局如何更好地开展档案管理工作[J].办公室业务. 2016（19）

[3] 贾稀超. 如何规范化进行档案管理工作[J].办公室业务. 2016（15）