如何做好档案管理工作

管芳

现在是信息化的社会，对于档案资料的需求是非常必要的，做好档案的安全管理工作就变得尤为重要。目前档案的安全管理是存在着档案本身保管不当和档案信息管理的不当等一系列问题，所以要进行完善档案安全管理制度体系、提高档案管理人员的素质和能力、加强档案管理工作的保密性和提高档案库房的安全性，这些都是做好档案管理工作所必须的，这样促进更好的进行档案管理工作。随着信息时代的发展，各种高新技术不断的出现，但是对于档案保管的安全性也构成了威胁。在信息化的社会，档案在社会的发展中占据着非常重要的地位，所以对于涉及保密工作的档案的保管也是需要进行加强的。做好档案管理工作的保密性，就可以保证各方的利益。对于档案安全管理，不仅要做到档案实体的安全保管，同时对于保密性的管理也非常重要。1.档案安全管理中存在的问题1.1档案本身的保管不当在档案安全管理工作中，有诸多的情况会造成档案本身的保管不到位，以致于档案发生损毁。在实际的管理中，在档案的管理柜中，经常会放一些杂物，这会导致档案放置过于混乱。一些档案柜的日常维护管理工作不当，比如在防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染方面做得不好。有时档案的管理人员在下班后将门窗开着，如果遇到雷雨天气对档案的损害是一大隐患。对档案柜里的温度也没有进行定期检测。这些都是档案本身的保管不当给档案保管安全性带来的威胁。1.2档案信息管理的保管不当在进行档案的安全保管工作时，管理档案信息的人员由于工作的疏忽，会对一些档案的信息的分类、排列和编号等工作遗忘，这不便于日常的档案管理和信息查询。在档案中不乏有一些照片、底片等资料，这些资料有时没有进行定期的检查和管理，就会造成这些资料的发黄和发霉后都没有进行及时的处理。对于声音和录像这一类的档案要及时准确的复制刻录，否则一旦遗失或损坏，便无法挽救。1.3档案安全保管的硬件条件不够档案在进行安全保管时，是必要具备一定的硬件条件的。但是由于经济的发展存在不均衡的现象，那么就会导致档案保管的条件差距也有一定的差别。对于一些经济比较富裕的地区，一般是有专门的档案库房，在档案保护的设施方面做得也比较好。但是在经济条件比较差的地方，其档案安全保管的硬性条件就比较低，这就会使得档案的安全管理得不到保证。2.加强档案安全管理的措施2.1完善档案安全管理制度体系在加强档案安全管理方面，必须要完善档案安全管理制度体系。首先要对安全管理给予重视，必须要把档案安全管理工作作为具体的考察制度纳入工作绩效的考核中。在进行档案安全时，要制定具体的制度并且不断进行完善，将档案的安全管理和个人的责任制联系在一起，这样有助于管理人员明确自己的工作内容和责任，具体有针对性的做好相应的制度管理。对具体的档案管理人员，要有具体的制度进行定期的安全性的检查，这样确保可以及时发现问题解决问题，促进档案安全管理工作可以更高效的进行。2.2提高档案管理人员的素质和能力对于档案管理人员，其主要的工作任务就是要保护的档案的安全性和完整性。在进行档案安全管理时，其目的要保证的档案的不坏、不丢、不散、不乱。不坏，使得档案可以没有被损坏。如果有发现档案的损害，要及时采取措施进行补救。档案管理人员需要能够保证档案的不遗失不被偷窃，对档案进行安全备份，集中对档案进行管理，防止出现档案杂乱的现象，所以对于档案管理人员而言，这是一项重要且需要有责任心和认真的态度的工作。因此，对于档案管理人员的要求也比较高，这就需要档案管理人员有较高的素质和工作能力。首先要求档案管理人员需要有高度的责任心，秉承着对人们认真负责的态度全心全意的为人民进行服务，对于这份工作也要有强烈的激情。然后就是要求档案管理人员具有很好的工作能力，对保管的档案需要熟悉其内容和知道档案管理的相关法律，这样都是能力的体现。档案管理工作人员也需要一定的文化知识，这样可以对于工作中遇到的问题进行主动地分析得出解决的方案，这对于灵活的进行档案管理工作是非常重要的。只有档案管理人员具有很好的工作能力，才能具有观察的能力，能很好的处理观察工作中遇到的问题，管理人员具有较高的素质，才能工作中可能出现的不合规定的行为反映给上级，这样以保证档案的安全性。2.3加强档案管理工作的保密性为了做好档案安全管理工作的保密性要求，就要对出入库内的档案进行严格的清点检查，这样可以保证做到不泄密。现在网络信息的发展逐渐深入人们的日常生活中，档案所依附的载体也变得更加网络化，但是这也给档案安全管理埋下了安全隐患。对于数字化的档案库要进行设立系统的防火墙，只有拥有对的密码才可以进行访问，安装保密隔离卡和建立备份的数据恢复系统都是必不可少的安全管理工作。2.4提高档案库房的安全性有些地方的档案管理所用的档案库房是临时的库房或者是废弃的厂房，但是这些地方没有很好的防火防盗的设备，所以对于档案的安全管理是非常不安全的。为了提高档案库房的安全性，在库房中必须具有防火防盗的设备、测量温度的装置和防虫的一些药物。同时对于档案库房要经常的进行维护，平时要定期进行库房内部的温度和湿度的检查，對防火防盗措施也要定期检查是否可以正常使用。要检查档案库房内的线路是否安全、灭火器的安全性，这样可以防止火灾的发生。3.结语档案管理对于一个企业和社会组织机构都是非常重要的，档案可以记录在生产和各项活动中重要的有价值的信息，同时对于一些可贵的经验也是一种保存方式，所以档案管理工作是占据着非常重要的地位的，必须要给予重视。如果档案没有进行很好的管理，就会对工作造成严重的耽误。为了促进工作和活动的高效率的进行和加强结果的真实可靠性，做好档案的安全管理工作是非常必要的。endprint