浅谈高校文档一体化管理

郭善宁

摘 要：本文以高校档案一体化管理为入点，对档案一体化管理进行分析，研究探索有效对策方法，进步促进高校档案一体化管理水平。

关键词：高校档案 文档一体化 档案管理软件

近些年，电子等信息技术快速发展带来了信息、数据量的迅速增长，更多的电子文件和档案使电子档案管理成为难事，这样的情况在高校的档案管理中也体现出来，传统的文档管理手段已经没有办法满足现在的文档管理的需求。而文档一体化正是解决这一困扰的新的文档管理方案，这是在顺应新时代的信息发展趋势，应运而生的现代化文档管理理念，能够提高文档管理的效率和水平。基于这样的现状，我将结合我在高校的档案管理的工作经验来浅谈“文档一体化”在文档管理中的优势所在。

一、“文档一体化”在高校文档管理中的优势

1.指明了文档管理的未来方向。

由于信息量和数据量的大幅增长，再加上近年来国家对教育的重视使得学校发展迅速，由此带来档案的随之增长。尤其是现在人们越来越重视档案，所以档案的种类与数量较以往都明显的增加，这些都是现在高校档案管理过程中面临的困境。文档一体化这种管理方式的出现正好能够填补传统管理方案的空缺，其一是它检索起来非常方便，能够节约文档管理工作的时间，提高工作效率；其二是他的拥有更大的存储空间，能够使档案管理更加灵活。这样的管理方式正是未来文档管理发展的前进方向。

2.高效的利用人力资源和物力资源。

传统的管理文件和档案的方式工作内容比较单一，整个工作流程比较重复，然而文档一体化将文件与档案的管理进行了有机的结合，将其作为一个大的整体系统，这样的文件和档案的管理方式能够实现档案部门提前管理文件，这样就能将在将文件收集、歸档的过程中，发掘其中形成的有用的信息和数据，对其进行充足得利用，并且比单独进行档案管理的档案质量更高。而且这个过程对于文件和档案之间的资源互通，能够更高效的完成管理工作，达到对人力资源与物力资源的充分利用。

3.确保文档的完整性和时效性

在文档一体化的管理流程之中，对于文件管理的流程是参照档案的管理还礼标准，必须在文件办理结束之后回归与文档中，这样的管理方式省去了对文件进行集中树梳理的时间与过程，因此文档内容的完整得以保存，并且对于每一份文件和档案的读取和归档都是及时的，这样的管理方式还具有很强的时效性。

二、高校实施“文档一体化”目前阻力

1.文档管理体制的分离。现今高校许多的档案、文件管理工作属于不同的部门，通常情况下由办公室文秘岗位负责文件等管理，由档案室人员负责管理档案。由于这两个部门在进行工作分工时就将档案、文件的管理工作当成两个独立的主体来进行管理，所以文档管理工作就这样被割裂来来，这也就使得档案的管理质量难以提高，整个档案管理的部门和工作人员都处于比较被动的地位，在这样的职能分工之下，文档管理的有机统一与结合难以实现，这是文档一体化实施过程中所遇到的行政管理难题。

2.文档管理软件的不统一。利用计算机对文件和档案进行电子化的管理是目前管理文档的常态，然而现在的文件管理和档案管理通常采用了不同的操作软件，而通常进行文件管理的软件与进行档案管理的软件是不兼容的，这也就导致了一份文件信息在档案系统内可能使无法完全显示甚至是不能读取的，这对于文档之间的信息共享与互通造成了很大的阻碍，这是文档一体化实施过程中所遇到的技术实现难题。

3.文档人员素质偏低。前面分别从管理和技术方面来谈了文档一体化的现实阻力，然而所有的管理工作最终还是由人来执行操作的，因此一支具备着专业素质的文档管理人员是至关重要的，一个优秀的文档管理人员必须要有过人的专业素养和操作技能，要熟悉整个管理流程与业务，同时，作为新时代的信息管理工作者，还需要对计算机等工作必备的设备有相当的了解。然而当前的现状是，许多人包括正在文档管理岗位上的工作人员都对这个职位不够重视，没有意识到文档的管理人员需要具备的高素质与高操作，大部分的管理人员本身也缺乏专业的素养，这也是文档管理工作迟迟难以推进的原因之一，这是文档一体化实施过程中所遇到的人才素质难题。

三、高校该如何实施“文档一体化”

1.转变文档管理的传统观念。

高校对于文档管理的传统认识是文件的归文件，档案的归档案，两个办公流程互相独立、互不干扰，而现在我们的首要工作就是要打破这种传统的看待文档管理的观念，要培养其文档管理应该是文件与档案的有机结合的新理念，尤其是在文档管理岗位上的工作人员，更是要认识到文档一体化相对于传统文件与档案管理方法的优势所在，管理方案中的文档一体化是对档案、文件的充分利用，不仅能够使得管理档案部门对文件等提前管理，而且能够最大限度的节约管理文件与档案的人力资源与物力资源。

2.明晰职能与分工。

文件与档案的管理工作是由学校的管理者划分的分工与智能，以往的分工方案是设立两个不同的管理部门分别对其进行管理，然而我们要实行文档一体化就要打破这样的分工方式。高校应该成立一个专门的文档管理的工作小组，或者是将原本的档案管理人员和文件管理人员进行结合然后再讨论之后进行统一的工作分配，其中有专门的人来统筹整个工作，对于文档管理的每一个流程，诸如收集档案、整理档案或者是文件生成、文件归档等等，要求每一个流程都有人负责，并且各个流程之间能够有机结合和沟通。

3.规范管理体系与制度。

文档管理整个体系是以文档一体化为总方面的管理系统，而其中档案、文件的管理是两个子系统，它们之间互相联系，而不是两个相互独立系统，并且要将档案的管理标准实施到文件的管理过程中，因为将电子文件纳入到档案的管理中时，肯定会对原本的档案管理产生一定的影响，而我们希望能够保留其中积极的影响，比如增加了档案的质量等等，并且不要带来负面的影响，比如导致档案的管理产生混乱。这就需要我们严格来规范文件的管理过程，使文件的管理标准更加的规范，每一个档案管理者都能够在管理过程中有据可依，而《电子公文归档管理暂行办法》、《档案法》正是做事依据，每个管理档案的人员都要严格遵守，这样文档的管理工作才能更加标准和科学。

4.保证软件技术支持。

前文已经指出现在的文件与档案使用的是不同的软件来进行电子化管理，这些软件之间常常会发生不兼容的现象，直接影响了信息与数据的传递沟通，所以我们在进行文档一体化管理时，要选择能够通用的操作软件，否则相同的内容可能需要在不同的系统上进行再次录入，这严重影响了管理文档的效率。文档管理工作者在选择数据和信息的管理软件时一定要注意其与不同的管理部门之间的系统兼容性，并且可以使用同一的代码以及文档管理标准。

5.提升文档管理人员的专业素养。

提高文档管理工作者的素质对于文档一体化的长久实施是十分必要的，一个出色的文档管理工作者必须具备过人的专业素养和实际操作能力，并且还要具备相当的计算机操作水平，这对于现代文档管理工作来说是必不可少的，现有的在岗文档工作者如果没有具备新型文档工作者的职业水平，高校可以通过对其进行在职培训等方式来提升工作者的业务水平，使整个文档管理队伍专业化。

通过文档一体化来对繁杂的信息进行整合和统一管理是文件与档案馆里的未来方向，也是文档管理方案的革命与创新，我们希望在行政支持和技术支持下，文档工作者能够意识到自己所肩负的责任，为创建出符合高校特色的文档一体化系统而不断学习和创新，为我国高等教育的科学化和现代化档案管理贡献出自己最大的力量。endprint