浅谈我国档案信息化建设

屈民

摘 要：随着电子计算机和互联网技术的全面普及，信息时代已经全面到来。信息化的技术手段也全面渗透到人们生活的方方面面。档案属于记录重要事实的重要文献，在社会生活中对于国家、政府及人民都有重要作用。用信息化技术手段代替传统人工管理方法，应用到档案管理工作中，能够增加档案管理的工作效率，为档案管理工作人员减轻管理负担。本文将对档案信息化建设的意义、存在的问题及解决措施等进行简要论述，希望能为档案管理工作提供值得参考的意见。

关键词：档案 信息化建设 理论分析

目前，我国很多工作领域都已改变传统法工作方式，引用了电子计算机网络技术，从而使我国的各项产业都在一定程度上实现了现代化的发展。档案作为记录国家及个人主要信息的载体，具有严格保存与管理的必要。传统的档案管理工作，主要依赖人工管理。运用这样的方式工作，通常工作量会比较大，而且常常会出现纰漏。引用信息化技术进行档案管理工作，将能够实现档案管理的效、有序进行。实际管理工作中，还需要不断对现有的技术进行完善。

1、档案信息化管理的意义

档案具有记录人类社会发展中的重要事件的作用，在人类的生产生活中，具有不可替代的作用，因此，有必要通过一定手段实现档案的安全管理工作。目前，对于档案信息化这一概念尚无明确的界定，对于这一概念的解释也是众说纷纭，如有些专家和学者这样认为，所谓的档案信息化实质上就是指在档案管理活动中，以网络化、数字化和现代信息技术等作为核心，对档案信息资源进行全面的开发、利用和管理，以提高档案管理工作的效率和质量，使档案管理有手工向自动化方向转变。虽然这种解释并不全面，但是其中却阐述除了档案信息化建设的实质，那就是积极应用计算机、网络、信息以及数字化等技术来实现高质量、高效率的档案管理。信息化技术的引用，可以实现档案的高效管理和安全保存。档案的信息化建设指运信息技术手段对档案进行管理和整合，使档案资料能被高效、合理的应用。我国主要通过建设特殊的档案管理网络，实现档案的数字化管理，进再实现档案的一体化建设和管理。特定的档案管理网络，有利于实现档案资源的合理化共享。数字化管理有利于实现档案信息化建设的目标。而一体化的建设和保存，有利于档案的安全保存。这几个方面，共同组成了我国方案信息化建设的网络。档案的信息化管理，将能够减少档案管理人员法工作量，提高档案管理的工作效率，促进我国档案管理的发展。进而形成一个完整的管理体系，这样不但能够提高档案信息的管理效率，而且还能进一步减少各种资源的使用，有助于确保档案信息的完整性和利用性。

2、档案信息化建设的现状

目前，我国档案的信息化建设已经取得了一定的工作成果，但是在发展中还存在这会一定的问题。这些问题会对我国档案的信息化建设带来阻碍。因此，档案管理部门和档案管理工作者还应该不断熟悉信息化技术手段的特点，从而使档案信息化建设工作不断得到完善。

2.1缺少相关网络化建设的协调能力。

当前，我国在进行网络化建设过程中，尤其是在资源共享与信息化、网络化建设方面我国尚未能够形成具有统一性管理机制，由此可知我国缺少相关网络化的建设协调能力。当前阶段形成的档案信息网站相对比较分散，且存在无法资源共享的问题，这就会造成大量的资源、人财物方面的浪费。

2.2档案信息化建设与相关辅助能力方面存在缺陷。

传统类型的档案管理方面信息量相对较大，计算机在这个过程中无法对全部信息内容进行有效性管理，因此也在很大程度上阻碍了档案信息化建设程度提升。

2.3档案信息数据丢失情况严重。

在针对档案信息完成收集的过程中，可能会存在人为性影响因素，造成信息搜集工作本身存在不完整性，这种不完整性也会严重影响档案信息方面的正常发挥。

3、加强档案信息化建设的有效手段

档案信息化建设的实现，将对我国档案管理工作带来积极的促进作用。这就需要相关部门及管理人员制定出合理的建设措施。

3.1加大档案信息网络一体化建设力度。档案信息网络一体化管理是档案建设的前提条件和物质基础，其也是利用和保存档案信息的重要保障，因此，我们务必要加大网络一体化的管理力度。首先，应该加快发展各省市的档案建设，并且在传统的档案管理上引入网络技术，平且建立专门的数据库和传输平台。其次，各省市的档案建设应该加强联系，并且档案数据库要与当地的财务网络进行互联，从而构建一个系统的网络结构体系。最后，监督部门要时刻关注档案建设的进程和变化，为推动档案信息化建设奠定基础。

3.2科学规划。档案信息化建设需要科学合理的发展规划来指导方向，从而确保档案信息化建设往健康积极的方向发展。信息化建设的最大障碍就是资金的投入，对于基层的档案信息化建设是一个大的挑战，对于经济欠发达地区的基层更是一个难题，因此，财政经费不足是制约档案信息化建设的最大因素。因此，针对财政经费困难的现象，檔案管理部门要根据现有的条件进行人力精简，将有限的人力、财力资源发挥到极限，制定科学可行的建设规划，从而确保基层的档案信息化建设能够稳妥地进行。

3.3加大资金投入。档案信息化建设需要资金的投入和支持。基层档案信息化管理部门应该争取向上级单位申请经费拨款，将档案信息化建设合并到电子财务建设中，尽可能地引起上级单位的充分重视，从而加大对档案信息化建设的资金投入，并且确保投入的经费能够维持档案信息化建设的正常秩序，推动基层档案信息化建设的发展。

3.4加强档案人才培养。档案信息化建设不仅需要充足的资金、先进的技术，还需要懂档案管理知识和技术应用的复合型人才，因此，档案管理部门应该对人力资源进行合理地调配，精简管理人员的结构体系，将档案管理知识渊博，工作作风严谨，同时爱好学习先进技术的人员调配到档案信息化管理岗位上，加强培训和管理。

4、结语

档案信息化建设的发展将有利与档案的合理运用和保存。通过以上的论述可知，目前我国的档案信息化建设工作还存在一定的不足，为了促进我国的档案管理工作进行，相关部门还需要对档案信息化的管理手段不断完善。应在科学理论的指导下，结合我国的国情和档案管理的实际情况，制定出符合需要建设和管理措施，这样才能实现我国现代化的档案信息化建设。

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