高校民生档案服务和谐校园

杨伟娜

摘 要： 高校档案工作一直是我国档案事业的重要组成部分，而发展民生档案有是新时期高校档案工作的新理念和新目标。建立高校民生档案体系，跳出档案看档案，使高校的档案部门充分做到以师生为本，关注师生，服务师生。

关键词：高校 民生档案

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）12-0169-01

高校民生檔案工作是我国档案事业新常态的重要组成部分，是推动新时期高校档案工作发展的新理念和新目标。服务教职工、服务学生现已成为高校档案工作的重要职能，建立高校民生档案，跳出档案看档案，从被动等候向主动服务转变，使高校的档案部门充分做到以师生为本，关注师生，服务师生。

一、加强高校民生档案资源体系的建设

1.与教职员工相关的档案资源建设

高校民生档案管理工作是高校档案馆（室）直接记述和反映高校工作，保存备查和各种文字、数据、图表等材料的总称。它是体现高校档案工作发展的历史轨迹，对师生惠顾政策的运用、实施和服务的有力证据和价值观追求，对进一步促进高校档案工作的发展具有十分重要的借鉴、参考价值。档案资源体系建设的首要环节是归档资料的收集，档案工作人员需紧扣档案分类方案和归档范围。学校内部文件、外来文件、基建类文件、各类合同、学生入学审批表、关系介绍信等，特别是、引进人才文件这些都是关系到教职员工晋级、工龄核算等个人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。这些资料往往在数十年后仍有查询利用的价值，切实为查档者提供有力依据，造福百姓。二是职称评定。职务资格的评定和逐级晋升不仅见证了一名教师的成长，关系到其切身利益，从学校的角度，也是学校师资队伍结构的体现，从一个方面反映出学校的教育教学水平。因此，职称评定方面文件的收集与整理是民生档案中的重要内容。所以，档案工作者应在平时注意积累有关资料，加以整理和归类，使其呈现清晰的脉络，方便查询和利用。

2.与学生相关的档案资源建设

高校的办学任务是培养社会需要的技能型人才，学生在校学习与生活情况的记载是他们走上工作岗位前的重要历史依据。每年的录取新生名册和毕业生验印花名册是学生档案的重要内容，经常用于为往届生开具在校证明、学历证明等，而且其参考利用价值期限较长。高校的学籍档案是学生在学校学习、实践活动中形成的，对学生的思想品德、学习成绩、特长爱好、身心健康等方面的原始记录，客观反映了学生在校期间的真实面貌，对学生就业、开具出国等有关证明都发挥着凭证和依据作用。收集毕业生学籍表时，首先需确保学籍表的完整性和真实性：各项签名是否完备、学生照片是否已粘贴、个人信息栏是否已填写等。若干年后，当年的学生前来母校查考其在校期间的历史记载，哪怕时过境迁、物是人非，完整齐全的档案资料仍然能够准确而真实地说明当时的情况。技能考核：学生可通过考核获得相应的工种等级证书。这些资料真实反映了历届学生在各自专业上的实际操作水平和动手能力，也是学生在校期间的重要学习记录。

二、加强高校民生档案的创新管理

1.建立健全高校民生档案管理制度，加强对民生档案工作的督导和监管。民生档案来源于高校不同部门和系部，种类多，内容繁杂。进一步做好档案资源的整合与开发。具体而言，就是按照“以人为本”的原则，把关系广大师生利益并利用率高的档案优先进行整理、编目。如在教师技能大赛或科研成果获奖方面，以参赛专业、级别和申报专业、级别为分类标准，筛选出历年获奖教师的姓名和获奖名次，按年度将相关文件资料加以整合，形成获奖情况信息库。档案工作者的辛勤工作将原本分散的档案资源整合成脉络清晰的信息库，不但使学校的办学业绩一目了然，也方便了查询利用。

2.不断提高档案查询的现代化水平。目前，利用计算机管理系统进行档案查询已得到普遍运用，这项工作要求档案工作人员在平时做好档案资源的数据库录入工作。传统意义上的数据库录入内容包括了案卷目录、卷内目录和归档文件目录，对档案电子化的要求不高。近年来，随着档案电子化工作的深入开展，档案实体电子化已成为一种趋势。比如，在查询某次大赛的获奖资料时，档案工作者除了录入获奖文件的归档文件目录，还对获奖文件和证书进行了扫描，通过电脑操作即可以调阅，大大提高了查询利用工作的效率。

3.搞好专题培训并有针对性地开展档案业务指导。档案工作人员的业务素质和敬业水平是做好民生档案“两个体系”建设工作的重要因素。通过各种培训，使档案工作人员不断提高和掌握民生档案收集管理归档的具体标准和操作技能，按时完成一年一度的民生档案收集、立卷、归档工作。转变作风，提高效能，突出重点，保证质量，应本着“以人为本”的宗旨，注重材料的完整性和真实性，在档案工作的各个环节中一丝不苟，在开发资源的途径和利用资源的方式方法上勤于思考、勇于探索，更大地发挥民生档案的效用。

牢固树立档案工作“尊重民意、维护民权、服务民生”的指导思想，把服务群众、维护社会稳定作为服务全校工作大局的新着力点和切入点来抓。改善服务条件，提高服务质量，加快现有馆藏档案数字化工作，努力形成民生档案数据库。