浅议房产档案的数字化管理

摘要：随着我国经济的快速发展，房地产业也在随之发展，人均收入的提高使得房产交易与日俱增，因而对房产档案管理的需要也就变得更为迫切，如何做好房地产档案的管理工作，就给我们房产工作者提出了一定的要求，现阶段的房产档案管理必须要紧跟时代的潮流，顺应时代发展，以应对量更多、面更广以及变更频繁的房产档案，本文将基于我国房产档案管理的特征，探讨房产档案数字化管理的可行性，并提出相应的建议和意见。

关键词：房产档案；数字化管理；建议

房地产行业当前备受国家关注，城市的发展离不开房地产行业，因此，为适应社会发展的需要，就需要我们房产档案管理工作者提出新思路，以应对传统管理模式难以适应新时代发展需要的问题，传统房产档案管理模式多为纸张房产档案，不仅占据空间、不便于查找，还存在着难以较好保存以及浪费纸张的问题，在应对当下的房产交易时，便有些捉襟见肘，不符合当前科技化、信息化的时代潮流。

如何合理利用好当下的科技手段以及信息化的大环境为房产档案管理创造一个良好的环境，对我国房地产业发展而言，有着长远的积极意义，将房产档案数字化，进行存储、传递、查找等各类操作，将有利于形成一个完善、有序地档案信息管理模式，方便人们及时查阅，实现资源共享。

一、房产档案管理现状

传统的房产档案管理手段多为手工完成，勉强能够满足日常的档案查找需求，但无法做到收集入库，资源共享困难，已然无法做到进一步完善档案管理模式，因而，网络技术的普及，为房产档案管理提出了新的可能，利用网络技术以及当下信息化的大环境，可以使房产档案的利用率达到最大限度，促进了房产档案的资源共享，为房产档案管理者节省了大量宝贵的时间，同时，房产档案管理者还能够利用现在的计算机技术对房产档案进行归纳、整理，使产籍登记、统计、编目、打印等程序变得更为方便、快捷、高效。

房产档案管理在模式上数字化的同时，还需要对房产档案内容进行数字化处理，网络管理本质上和传统管理是一样的，变化主要在于网络管理的先进性，网络数字化管理将不在利用传统管理中心的载体以及人力上的投入，其变化主要体现在载体和服务方面，数字化管理仍需要结合传统的管理模式建立，档案实体仍需作为原始证据保存入库，在此基础上，建立数字档案以方便查阅使用。

房产档案管理式服务于社会的，为满足社会需求而存在的，因而房产档案管理存在的意义就是服务于人，建立数字档案，有利于整合传统管理模式中的各类资源，从而形成一个新的信息系统，为实现信息资源共享创造有利环境，在节省服务时间的同时，提高了资源利用效率。

房产档案管理内容是多样化的，形式也是多样化的，房产档案数字化就是对相关资料进行数字化、图像化的处理，以方便人们在网上能够快速查阅确认相应信息，而当前的网络管理模式仅仅停留在确认档案的功能上，不具备实用价值，也就是说无法做到真正的为人服务的目的，真正意义上的房产档案管理是多方面服务于人的，是一种多元化的服务方式，利用这一服务方式，为受服务者提供一个良好的交流平台。

二、怎样进行房产档案数字化管理

房產档案数字化管理主要有三方面工作要做，即档案原件的管理、档案的扫描以及数字化档案的管理，档案扫描是档案数字化管理的基础，要对档案进行数字化管理，必定要先将档案进行数字化处理，档案扫描正是这样一步工作，随着当下科技的发展，硬件设施的不断进步，当前的智能手机已经能够基本满足档案扫描的需要，而且当先智能手机的普及，使得档案扫描变得更为方便快捷，更有利于档案饿存储和查阅。

档案数字化管理是基于经济效益和社会效益而开展的，因而是为应对社会发展需求而展开，与社会同步发展。建立一个完整的管理体系是房展档案管理的最基本要素，如何建立完善的档案管理体系，就需要对数字化房产档案从产生到永久保存乃至最后的销毁这整个过程进行全程管理，充分利用好各部分资源，做好收集整理、归纳利用等等一系列工作，并做好档案管理的衔接工作，实现资源共享，将工作效率最大化。

数字化档案的管理是基于传统档案管理发展而来，本质上仍然应当坚持原始结构不变，在内容上、形式上进行数字化处理，保证档案的一致性和真实性，确保档案内容齐全，结构信息完善。

档案的存在目的在于方便人们查阅使用，因此如何方便快捷的查阅到所需要的档案，是档案管理人员需要做好的工作，数字化管理同样需要坚持档案使用方便的原则，同时，数字化处理后的档案经过压缩、传输等等一系列操作后仍需要具备较高的识别度，保证内容的真是完整，确保用户能够随时随地查阅档案、使用档案，也方便多部门同时查阅档案资料。

档案管理的另一大重要因素便是安全、保密性，因此必须采取措施保证档案的安全，防止档案缺失，无论数字档案还是传统档案，安全都是首要因素。

三、房产档案数字化管理的建议

房产档案数字化管理需要建设起一整套完善、科学的体系，是一项较为复杂的工作，这就要求我们需要提高认识，明确责任，积极创造有利条件，循序渐进，建立起完整的房产档案管理体系。

房产档案数字化管理的优势在于方便查阅，能够提高工作效率，要想实现房产档案数字化，首先必须要从思想认识高度重视，充分认识房产档案信息资源的重要意义。同时根据当前我国房产档案的现状，分步实施方案，以应对与日俱增的房产档案信息，设计出合理的建档流程，对当前急需的档案采取优先入档的政策，以保证其日常使用的需求。

要严格遵守国家档案局关于电子档案制定的标准，制定出一套适合房产管理的数字化档案标准，规范和指导房产档案管理工作，建造出一个标准的房产档案数字化平台。同时还要明确档案数字化的适用范围以及查阅权限，保证档案的保密性以及安全性。

档案的管理始终是以人为基础进行的，因此要加强对人才方面的培养，建立一支多种人才的专业档案管理团队，以适应当下房产档案数字化管理的需要。

参考文献：

[1]郭晓光.房产处分和权属登记[J].理论与实践，2004（3）.

[2]尹青云.房产档案数字化管理之我见[J].德州学院学报，2004（6）.

[3]王丽萍，王红.浅谈房产档案数字化管理[J].黑龙江档案，2009（4）.

作者简介：姚爱华（1977），女，汉族，黑龙江泰来县人，本科，现馆员，进副高职档案类。