档案管理发展新趋势

邹元斌

摘要：档案管理工作至关重要，承担着档案收集、整理、传播、开发和利用的多重职责。随着计算机信息化程度的不断加速，档案类别也渐渐由原来的纸质文件增加为众多电子文件的加入。电子文件以其占用空间小，存储信息量巨大的特点，已经成为档案存储的重要组成部分之一。因此，档案管理工作也必然要引入对电子文件的管理，形成纸质文件和电子文件双管理的新趋势。

关键词：档案管理；发展；电子文件；新趋势

一、档案管理的发展优势分析

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

二、做好档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

（一）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必須首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

（二）档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁，对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

三、纸质档案与电子档案类别与归档

档案是各单位在历史与活动中形成的具有保存价值的文字、图片、音频、视频、实物等各种形式的记录，对于历史追溯和传承具有重要作用，档案管理也是各单位重要的基础工作之一。

电子档案是伴随着计算机技术发展起来的，是人们将活动中的信息用电子碟片、光盘、磁盘等载体存储，包括电子书、报表、图片、音视频等。它占地小，存储量却很大，携带方便，传播迅速，许多特点使得电子档案迅速兴起。作为档案保管的电子文件，其管理是和纸质文件完全不同的管理方式。要一改传统的文件归档方式，利用档案管理系统，建立数据库和检索目录，同时控制好文件修改记录，做好版本控制，保证档案的可追溯性。

四、档案双轨制管理

电子档案在信息传输、处理及开发利用等方面的高效便捷，以及各种媒体集成所带来的直观全面的特点，都是纸质档案所不能比的。因此，档案管理中引入电子档案管理技术是顺应形势，实现档案管理现代化，信息资源合理整合，实现高效工作的必然要求。然而，纸质文件以其强有力的生命力，作为档案信息主要存储介质，至今仍然行使着历史使命，并得到档案工作者的广泛认同。电子档案在相当一段时间内不能完全取代纸质档案，二者以其各自的特点和功用在不同的领域内各有侧重。并且，二者将在这段时间内相互学习、互相借鉴、互补长短，在相互的影响和作用中被改造与被同化，进而调整定位，逐渐融合为一套综合管理方法和管理系统。因此，档案管理未来必将是纸质文件与电子档案共同管理的双轨制管理。

纸质档案的寿命主要取决于纸张纤维素的寿命，虽然纸张纤维素在一定条件下，如高温、高湿、酸、碱、氧化剂等作用下可发生水解和氧化反应，但只要在档案管理过程中注意排除这两大化学反应发生所需要的条件，就可以使纸质档案保存上百年甚至上千年。电子档案的载体主要是磁盘和光盘，磁盘的支持体聚酯底基易产生静电，从而吸引尘埃导致磁盘或磁带卷曲、磁粉易脱离、变形不易恢复，直接影响信息再现。光盘是利用激光进行信息存取的，常用的记录介质，如碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸张相比，电子文件载体材料的寿命要短得多。因此，电子文件的保存要在电子文件载体接近保质期限的时候及时进行文件复制。

五、结语

总之，档案工作者不仅耍熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的自然科学知识、计算机知识，掌握汉字输入方法，熟练操作计算机，掌握档案管理软件的使用方法。同时，档案工作者要加强责任心，正确认识计算机管理档案的意义、特点，自觉增强工作质量意识。从而紧跟时代的步伐，大大提高档案管理和使用的效率和价值，为经济发展和社会提供服务。