企业人事档案的重要性及如何加强管理之我见

刘晓冬

企业人事档案是企业人事管理部门和企业在招聘、培训、考核、奖惩、选拨、任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工资福利待遇、参加社会保险以及工作变动等情况的原始记录，是考察干部职工和依法维护其合法权益的重要依据。

企业人事档案管理是企业管理中的一个重要组成部分，它在多个方面有着不可忽视的重要性。

一、企业人事档案对单位人力资源工作的重要性

企业人事档案对单位人力资源工作的重要性主要表现在以下三个方面：

一是为企业的一些重大人事决策提供了必要的依据。通过充分阅研人事档案，能够详尽了解每一位员工的业绩、素质、能力等，进行综合分析规划，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，从而保证人力资源决策科学化、合理化。

二是提高人力资源使用效率和使用价值，合理进行人力资源配置。随着时间的推移，出现人员流动、岗位变化等情况，人事档案会随着人员的流动而不断传递，档随人走是人事档案的动态特征，企业人员流动相对较快，要谨防发生有档无人或有人无档的现象。人档统一才能使人力资源得到最佳的配置，使人才在企业的各个部门、各个岗位之间合理流动。

三是能够做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要内容包括：道德品质，工作经历，特长、成绩与贡献等等，从而为企业进行干部考察、任免、调配提供真实可靠有效的资料。

二、企业人事档案对员工本人的重要性

有些员工认为档案存在单位，平时根本不接触，对自己的意义不是很大，甚至个别职工认为档案可有可无，那事实真的如此吗？

企业人事档案对职工本人工作和生活的方方面面都有重要作用，如认证身份、计算连续工龄、申报职称、政治审查等等，在按规定出具有关证明（包括存档证明、婚姻证明、学历证明、家庭成员证明、出国证明），办理退休等，都需要以人事档案为依据。

三、企业人事档案对社会信用体系建设的重要性

個人是社会的基本单位，也是信用的提供者和接受者，因此个人信用体系是社会信用体系的必不可少的组成部分。人事档案是个人信用信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公证材料等，从而形成完整的个人信用基础信息。

综上所述，在当今社会，企业人事档案的作用并没有在时代发展的背景下被逐渐弱化，相反，随着社会的发展，社会和企业正在重新认识企业人事档案的重要性，从而对企业人事档案的管理提出了更高的要求。

如何加强对企业人事档案管理，通过理论学习和工作实践经验，我认为应该从以下几方面着手：

一是启动档案管理标准化工作，建立健全科学合理的人事档案管理制度。青岛市政府在“十三五”规划中明确提出要加强标准化工作，用标准规范管理，在人事档案管理中，也同样需要加强制度的标准化管理。对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全，档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

二是推动档案信息化建设，建立科学的人事档案分类系统。人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员，由于企业的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。我们可以利用信息化手段，根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。

三是提高人事档案管理重视程度，重视人才引进、人员培训，全面提高人事档案管理人员综合素质。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。

四是增强服务意识，积极主动的提供人事信息服务。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。

五是加强工作创新意识，探索人事档案管理实现数字化、网络化开放式管理模式。人事档案管理要与时俱进，人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。

企业人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一，只有改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，才能促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。