职工人事档案管理问题和对策解析

胡玉红

摘要：人事档案是劳动管理中的组成部分，关系到公司每一位员工的利益。随着经济形势的不断变化，现代社会中人员的流动率增加，人员的自由流动为企业人事档案的管理带来了新的困难和挑战，因而需要针对问题进行分析，从而解决人事档案管理在工作中面临的问题。

关键词：人事档案管理；问题；对策

人事档案是记录员工在公司工作期间，其业绩表现、业务能力、品德作风、健康状况等所有信息的归档整理，是考察一个员工全面化信息的重要依据。人事档案的管理和建立也便于企业在调配人员以及使用人力资源方面提供便利。但是随着社会市场经济体制的不断深入和发展，传统人事档案管理机制的各种弊端不断暴露出来，为了加强人事档案管理，就必须改革其管理体制，与时俱进，发挥出人事档案管理的真正作用。

一、当前企业在人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理的重视程度不够

随着社会市场经济体制的不断深入，在人才市场中，人员的流动性越来越自由化，企业与员工之间的“双向选择性”也越来越明显。企业在招聘录用员工时更看重的是员工的工作能力以及人品方面，而员工与企业在达成一致性的时候更多的是由劳动合同进行书面的约束，而不是人事档案，员工只要按照劳动合同中的协议条款进行，则可以自由的选择职业流动。正是由于这种自由性，现阶段的员工以及人才市场中经常会出现由于个人发展原因或者其他方面的原因，员工选择跳槽的情况，而员工未及时办理转档手续，因而造成了很多死档或者弃档的存在。更是由于对人事档案重视程度不够，出现很多人事档案遗留在原由的人才市场或者交流机构中，这样导致后续进行有关人事方面工作的时候欠缺相应完整的档案资料查询，为后续的人事工作带来极大的不便。

（二）人事档案管理人员的服务意识不够

在企业内部中，人事档案有关部门长期受到一些机要性和制度方面的制约，有关档案管理人员在工作中长期处于比较被动的状态，采取单一的服务方式，导致人事档案管理人员在服务意识上也存在明显的不足。对于人事档案的管理，管理者将重心过多的放在了保管资料方面，对于人事档案中所记录的一些信息资源都没有很好的进行利用，为企业调配人员，考察员工提供应该具备的价值。

（三）企业人事档案内容不够完善

企业的最终目的是为了盈利，对于员工的管理也是为了最大力度的刺激员工的创造力和工作能力，从而达到最佳的经济效益，而在企业内部管理中，各部门之间的职能差别很大，因此人事档案的管理除了具备员工的一些基本信息之外，还应该结合企业自身管理需要充实一些内容。但是在企业中，人事档案管理资料内容基本上只显示了员工的年龄、学历、个人履历等这些基本内容，对于员工在岗位工作上的业绩表现，工作贡献等都没有详细的归纳和记载，因而不便于对这个员工进行很详细的了解。

（四）信息化和网络化管理水平落后

随着信息化时代的到来，企业内部的档案信息管理模式也开始发生转变，在一些信息网络应用发达的国家已经开始用电子档案技术逐渐取代纸质档案，但是在我国企业中，传统手工记录的形式仍然大量存在，并没有将电子化技术很好的融入到档案管理工作中。

二、如何改进职工人事档案管理的对策

（一）提高人事档案管理的重视程度，加强人事档案的宣传

人事档案在管理中面临最关键的问题就是员工以及领导的不重视，这种不重视主要源于对于人事档案管理作用的不清楚，因而有必要对员工及领导加强人事档案管理重要性和作用性的宣传，无论是员工还是管理者都应该正确对待人事档案管理工作。例如可以通过一些形式对企業员工进行人事档案管理办法的宣传培训，提高了员工的意识，才能更有效的推进人事档案管理工作的发展，促进其资源利用性的有效开发。

（二）强化服务意识，提高业务能力

人事档案中所记载的员工信息对于人事管理工作包括人员岗位的调动、工资结构的调整等都具有重要的依据作用，针对人事档案管理工作的性质，人事有关管理人员应该转变传统的工作思维，增强服务意识。首先需要对已经存在的档案信息进行整体归纳，其次针对各部门岗位有针对性的进行培训，提高员工的业务能力，最后对所保管的所有人事有关资料进行整体盘点，建立明确清晰的档案管理体系。

（三）建立科学合理的管理制度

企业一般会形成自己一套有序的规章制度，但是面临着不断变化的社会形势和新的状况，企业人事档案管理制度中会有些规章制度不适应变化中的社会形势，因而需要根据实际的社会需求不断的调整规章制度，及时建立健全企业人事档案管理的有关规章制度，让其更能够适应企业人事管理相关工作。另外还要不断充实完善员工档案的资料信息，扩大收集员工信息资料的来源，为企业进行有效的人员管理提供参考依据。

（四）加快人事档案工作的信息化建设

在管理中应用计算机技术实现信息化管理是时代发展的要求，也是企业步入现代化的重要标志，它改变了传统的工作模式，使得工作效率大大提升。对于企业的信息化管理建设可以将人事档案中的编码、查询、统计、存放位置以及个人信息等都输入到计算机内，逐步建立完善的信息数据库，这样不仅可以省去大量的人力，同时还能避免人工误差或者错误率，便于后期人事档案工作的管理和保存，有利于延长档案资料的清晰时间和保存时间。

三、总结

企业管理中包含了很多方面的管理内容，在人事档案管理中也涉及到各种环节和内容，为了完善企业的管理机制，针对人事档案管理过程中可能存在或者已经存在的问题我们应该及时积极的去应对，并且有针对性的制定完善的改良方案，不断提高整体管理水平，让人事档案管理在企业中实现其应有的价值。通过对人事档案管理一系列的改进措施，逐渐完善中国铁建集团内部人员的信息资源体系，为中国铁建进行人力资源的利用提供极大的便利，保障人事档案管理工作朝着正确的方向发展，为企业以及员工的未来发展做出贡献。

参考文献：

[1]易小林.新常态下的煤炭企业人事档案管理工作探究[J].办公室业务，2016（23）.

[2]陈炯.新形势下对我国企业人事档案管理的研究[J].江苏航空，2015（04）.

[3]王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016（03）.