大数据时代下的企业档案管理信息化建设探究

李琳琳

【摘要】本文从我国企业档案管理信息化建设的现状谈起，分析了大数据时代下企业档案管理信息化建设存在的问题，并提出了相应的解决方案。

【关键词】大数据；企业档案管理；信息化建设

一、大数据环境下档案信息资源的整合

随着计算机网络技术的飞速发展和大数据、云计算的产生，使档案信息资源的渠道变广，档案数据总量逐年增加，流动性变快，种类更加多样，但同时也为不断增长的档案信息资源提供了数字化的整理与利用手段。当前，我国档案整体的利用情况不乐观，档案信息资源的整合工作水平偏低，管理分散，系统性差，整合工作的意义和效果均不明显。大数据背景下，档案资源的信息化建设将改变原有模式，采取新的举措，不断更新和突破。当前档案信息资源的整合面临着很多困难，档案信息的标准建设问题较多，各档案部门和工作环节缺乏联系和沟通，在档案管理机制方面条块分割，网络基础配套设施建设薄弱，迫切需要对档案信息资源从硬件、格式和标准统一，实现资源共享。

大数据时代给档案管理带来新的思路和方法，在信息化建设的过程中，我们可以做好以下几项前期准备工作：一是各级各类档案部门要对已经存档的传统载体档案进行数字化建设，研发、建立相应的数据库，比如电子文件收集交换系统，为后期的大数据技术整合工作做好准备；二是对新增的档案进馆时，不仅收录纸质版，还要对电子版本的档案进行保管和记录，在整理过程中遵循与原有档案一致的原则，按统一规范的格式录入数据库；三是借鉴国际参数和指标，建立和健全适用于我国国情的企业档案信息化建设标准体系，探索新型的数据表示方法和存储技术，不断开发利用数字技术，努力建成现代化、数字化的档案馆；四是减少各部门的分歧，对现有机构、运行机制和人员设置大胆改革，促进各级、各地档案机构均衡发展；五是加强档案的法制建设，重视档案信息化建设中的安全问题，应从制度上规范网络环境，加强数字版权的管理和保护机制保障档案数据安全。

二、大数据技术在档案信息资源挖掘中的应用

随着现代企业和新技术的发展，可以利用数据挖掘技术对企业档案进行管理，通过统计分析、情报检索、模式识别等方法对今后发展趋势和行为作出预测，发掘隐含的知识信息。数据挖掘按照功能可以分为关联分析、聚类、自动预测趋势和行为、概念描述和偏差检测五类，它在企业档案信息管理中有以下应用：一是利用数据挖掘准确掌握企业档案的信息需求，包括利用相关技术构建模型，研究用户兴趣和需求趋势，优化档案信息。还包括收集注册、访问记录等原始信息和数据，转换成多种数据的集合；二是数据挖掘为企业档案馆发展提供参考依据，包括利用网站和软件计算档案信息资源的利用情况，把使用频率较高、需求量较大的档案文件先行数字化加工，并且查漏补缺，有的放矢的对馆藏资源进行扩充和丰富。还可以运用文本挖掘的方法，在浩如烟海的档案信息中按相关专题进行知识挖掘和重组，把有用信息建设成特色和专题信息库；三是利用数据挖掘做好优化档案馆馆藏信息工作，对用户借阅档案的数据进行分析，寻找各种信息关联和比例，对馆藏信息做好优化。提取并匹配文档信息，对其内容进行分析、归纳和总结，做好未来档案管理发展趋势的预测工作。

三、大数据时代下档案信息化建设策略

档案馆是存储各类档案数据并对数据实现增值的机构。大数据时代的到来加快了档案馆的信息化进程，高效快速的知识信息转化能力意味着档案馆具备较高竞争力。大数据技术不断进步为企业远期规划提供了大量实时数据，数据分析结果为企业未来发展提供有效数据支持。未来大数据的档案管理信息化系统是必然趋势，相应的企业信息化建设策略有几下几项：

1.做好档案信息化建设的硬、软件环境建设

硬件和软件环境一定要过硬，这是档案信息化建设的前提和基础，档案信息化建设最先需要把原始资料进行数字化加工整理，收集、处理、存储、传递档案信息等复杂工作必然要求网络设备和软硬件合格，否则很难实现档案信息网络化管理。

2.提高企业档案信息化工作人员的水平和素质

企业档案信息化建设工作需要强有力的人才队伍作为保障和支撑，从业人员作为信息化建设工作的主体，在对档案原始数据处理过程中和转化成数字资源的过程中，迫切需要从事生产、销售、财务等各业务单元的工作人员提供各项数据和帮助，因此对这些从业人员提出了很高的要求，他们的水平与素质高低决定了企业档案信息化工作能否做好，除了基础的计算机信息技术方面的操作和使用，还要掌握生产流程、安保、信息处理等方面的能力。

四、结论

大数据时代下的企业档案信息化建设要求对档案资源进行深度的开发和进一步的利用，需要一个系统、繁琐的运行过程，这項工程需要企业根据自己的当前实际进行科学、整体的规划，应用数字化手段和方法建设合理的档案管理信息系统，促进企业更快更好的发展。

【参考文献】

[1]周枫.大数据时代档案馆的特征及发展策略[J].档案与建设.2013（08）：6-9

[2]周枫.资源.技术.思维——大数据时代档案馆的三维诠释[J].档案学研究.2013（06）：61-64