教育档案管理问题与优化方式探寻

郭路槟

摘要：受到电子信息技术不断发展的影响，新时期为了能够进一步适应社会建设发展需求，在档案管理领域，电子档案逐渐成为新时期搜集和整理信息的重要形式，并且在各行各业中得到广泛应用。在教育档案管理工作中，电子档案也得到了适当的应用，这在一定程度上造成传统的档案管理模式已经无法满足新时期电子档案管理工作需求，对档案管理方式进行优化创新势在必行。

关键词：教育档案 电子档案 档案管理

教育档案管理在我国高等教育事业中占据着极其重要的地位，合理开展教育档案管理工作、逐步提升教育档案管理水平不仅能够实现对学生教育信息的全面记录，并且还可以掌握学生在校表现情况，为教育管理工作提供相应的辅助。所以在新时期受到电子档案技术应用的影响档案管理工作发生一定变化的情况下，教育档案管理部门应该结合教育档案管理需求积极探索相应的管理创新措施，希望能够为教育档案管理质量的提升提供良好的支持。

一、当前教育档案管理工作中存在的问题

受到信息技术进一步发展的影响，在电子档案应用到档案管理工作中后，教育档案管理工作发生了一定的变化，导致传统的教育档案管理出现问题，对整体管理水平的提升产生了严重的不良影响。综合分析，教育档案管理工作中存在的问题主要表现在以下几个方面。

（一）教育档案管理系统缺乏完善性

新时期受到计算机行业飞速发展的影响，不同的信息系统逐渐出现并且在各行各业中得到了广泛的应用。在教育档案管理领域，在信息技术的支持下教育档案管理信息系统也得到了一定的建立，对教育档案管理工作产生了一定的影响。但是在运行教育檔案管理系统的过程中发现，由于教育档案管理系统的建设技术还不够科学，安全性不足，造成在应用教育档案管理系统的过程中极易出现信息丢失或者管理无序问题，极大增加了教育档案管理工作难度，不利于教育档案管理水平的提升。

（二）教育档案管理人员综合素质偏低

随着信息技术的发展以及电子档案成为档案管理工作的重要组成部分，教育档案管理工作发生了新的变化，对档案管理人员的信息化管理素质提出了新的要求。但是与电子档案广泛应用不契合的是教育档案管理部门管理人员计算机素养相对偏低，部分教育档案管理人员无力承担先进的电子档案管理工作，导致教育档案管理水平低，严重限制了教育档案管理工作的发展。

（三）教育档案管理工作服务意识不足

新时期受到新档案管理思想的影响，在档案管理工作中一般高度重视档案管理服务工作的开展，希望借助良好的档案管理服务能够进一步提升档案资源的利用率，为档案管理工作质量的进一步提升提供相应的保障。但是在我国教育档案管理工作中，部分管理人员高度重视管理却缺乏服务意识，不注意为档案使用者提供高质量的档案资源服务，严重影响了档案资源的利用率，对档案管理工作水平的提升产生了一定的不良影响。所以新时期应该注意结合实际情况探索教育档案管理创新的措施，真正发挥教育档案的重要作用，为教育改革工作、教育教学工作提供相应的支持。

二、新时期对教育档案管理工作进行全面优化的措施

基于信息时代背景下教育档案管理工作中存在的问题，新时期要想积极促进教育档案管理工作的发展，有效提升管理质量，为教育档案资源的合理利用提升相应的支持，就应该积极探索教育档案工作的优化措施，为教育档案管理创造良好条件。

（一）对教育档案管理制度加以完善

教育档案管理制度的完善是对教育档案管理工作进行改革创新的必要措施，只有结合教育档案管理需求探索科学合理的教育档案管理制度，才能够为教育档案管理提供相应的制度保障，进而有效提升教育档案管理水平。首先，建立健全教育档案查阅制度。由于教育档案中的学生档案一般具有一定的保密性，所以在通常情况下档案不能外借，如果要对学生档案进行查阅，则必须提供相关介绍信。所以基于教育档案的特殊性，在制度建设中首先应该保障查阅制度的完善性，加强对教育档案的管理。其次，对档案移交制度加以完善。在对学生档案进行移交的过程中需要明确移交工作的主要负责人和移交流程，因此为了提升移交工作的规范性，还可以结合移交工作实际情况对教育档案移交工作进行完善，避免出现教育档案流失问题的出现。最后，对教育档案转递制度进行合理完善。当前学校中教育档案的转递一般都会委派专人负责，并且在转递工作前必须要对档案进行仔细的检查和密封，保证学生在领取毕业证后能够顺利领取档案。所以针对教育档案转递工作需求，应该合理对教育档案转递制度加以完善，逐步提升教育档案转递工作的规范性，切实提升教育档案的管理和应用效果。

（二）有效提升教育档案管理队伍的综合素质

教育档案管理工作的全面优化离不开优秀管理队伍的支持，在对教育档案管理工作进行改革创新的过程中应该加强对档案管理人员的教育和培训，不仅要逐步提升其档案管理专业素质，还应结合信息时代的需求对其计算机素养加以培养，保证其能够胜任档案管理工作。同时，在教育档案管理服务日渐受到重视的情况下，在对教育档案管理工作者实施教育培训的过程中也应该注意培养其服务意识，保证其可以在工作中渗透服务思想，提供良好的档案管理服务，为教育档案资源的有效利用提供相应的支持。

（三）结合电子档案管理需求对档案管理工作进行创新

在组织开展教育档案管理工作的过程中应注意结合信息时代的发展需求对档案管理模式进行创新，所以在电子档案成为教育档案重要组成部分的社会背景下，档案管理人员应该注意结合电子档案特点和管理需求等创新档案管理模式，提升教育档案管理的信息化水平，为教育档案管理工作的持续稳定发展创造良好条件。

三、结语

综上所述，受到信息技术的发展和我国档案利用意识不断提升的影响，教育档案管理工作发生了新的变化，对教育档案管理工作人员提出了新的要求。所以新时期结合教育档案管理新形式，档案管理人员应该积极探索教育档案优化管理措施，增强教育档案管理的时代性，为教育档案的有效利用提供相应的支持和保障。

参考文献：

[1]朱晓敏.档案管理问题的制度与法律解读[J].兰台世界，2013，（11）.

[2]于旭升.高校教育培训数字化档案管理问题初探[J].亚太教育，2015，（13）.

（作者单位：辽源市学校后勤管理中心）