浅谈国有企业印章（电子印章）的管理与使用

国有企业印章（电子印章）是国有企业行使职权的重要工具和凭证，具有一定的法定效力，而印章（电子印章）的合法性和权威性则代表了企业的责任与权益。因此，必须加强和规范国有企业印章（电子印章）的管理和使用。

一、国有企业印章（电子印章）的保管与使用应给予足够的重视

保管要安全有序。印章是组织身份的象征。不管是对内还是对外，都象征本单位的名称，印章就代表着本单位这个名称。印章象征着其合法性、权威性。国有企业法人单位的印章都必须指定专人保管使用，明确保管人和责任部门，不能“齐抓共管”更不能随便交给他人代管。印章保管人如有事外出，无论时间长短，交由他人代管的都必须经过主管领导批准。印章应避免出现无人监督、任人使用的现象，必须存放在有一定安全措施的保险柜或明柜内，以防撬盗偷盖。

用印手续必须齐全。印章的使用必须在指定的场所进行，保管人员使用时要认真负责。特殊情况保管人员使用要带出办公室时，应经过主管领导批准，保管人员作到人不离章。文书材料一经加盖印章，就必须承担法定义务和法律责任。公务往来的文书文件和各类技术资料具有法定效力。另外保管人员应亲自盖章，电子文档套印时，做到到场监督。印章使用要办理必要的审批程序，审批程序是印章使用要办理过程中不可省略的。根据印章效力明确印章使用审批权限办理用印手续，以备查考。

电子印章与实物印章一样具有同等法律效力。电子印章是科技与印章结合的新品种印章。随着科技的进步发展和国有企业业务量的扩大，电子印章开始普遍推广使用。电子印章的推广应用，有利于加强公安机关对印章的统一管理和监控，有效地打击由印章引起的刑事犯罪活动，推进国家信息化建设。电子印章从审批制作开始，便具有从源头杜绝造假的优势。电子公章的审批制作，必须严格按照有关规定，同时进入全程监控的计算机管理系统，加强监管。

二、国有企业印章（电子印章）在保管与使用过程中应注意的主要问题

国有企业印章（电子印章），特别是公章、负责人名章、财务专用章、合同专用章等重要印章，是企业从事经营和管理过程中最常用的工具之一，可以在一定范围内直接代表企业，具有严肃性和一定的法律效力。如果保管使用不当，会造成诸多问题，必须引起足够重视。

印章（电子印章）刻制不规范。印章（电子印章）的刻制必须在公安部门指定的单位进行。如果不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，就会埋下风险和隐患。印章刻制的业务流程必须清晰，不能没有审批程序，只有业务需要，刻制印章后必须下发正式启用文件，明确印章使用时间和使用范围。

印章（电子印章）管理规章制度不健全。很多企业的领导和职工，没有从思想上意识到印章对企业的重要性，盖章时毫无原则可言，致使盖印章成为一件很随意的事。印章（电子印章）管理必制定严格的规章制度，印章管理人员必须严格执行规章制度，对需要用印的材料必须严格审查，不能违返印章（电子印章）管理制度。印章管理人员不能让印章离开视线，在没有监管人的情况下携带印章外出。不能在没有审批的情况下在空白介绍信或空白纸张上用印。印章管理人员必须使用印章登记表，经审批用印后妥善保存。印章丢失或被盗后要及时报告，印章作废必须及时回收销毁，如不及时回收销毁，导致新章、老章并存，甚至混乱使用，就会存在用印风险，甚至给企业带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。。

三、应对国有企业印章（电子印章）管理与使用过程中存在问题的措施

印章的严肃性和有效性决定了从事印章管理人员必须责任意识，敢于坚持原则，履行岗位职责。但是随着社会的发展与进步，印章（电子印章）管理的难度逐渐加大，所以必须以印章（电子印章）管理制度为基础，以印章（电子印章）管理业务流程为主线，保证国有企业和谐稳定持续健康发展。

要制定印章（电子印章）使用管理制度。印章管理工作原则性极强，必须建立一套完整的制度规范。制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人保管制度，建立印章专用登记、审批制度，到坚持按专项原则和政策盖章，每一项工作都是至关重要的。要指定管理部门，明确工作职责，做到有规可依、有章可循。按印章管理规定申请使用印章部门必须履行审批程序，经过批准方可用印。要使用台账制度，印制印章使用申请表，在用印过程中，印章管理人员须对用印文件认真审查，用印时必须亲自用印，审核用印内容、用印次数及用印范围。

要加强对印章部门及印章管理人员的管理。要加强对印章管理部门的监管，加强对印章保管人员的管理，加强印章保管人员对印章的保管。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责。印章保管人员不得随意将携带印章外出，特殊情况下需携带印章外出時，必须按照印章管理制度规定，经单位主要领导批准两人随同。外出用印如遇特殊情况，印章遗失等问题，必须在第一时间向公安机关报案，同时刊登遗失声明。

国有企业所属部门变更或撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属法人公司注销时，在工商注销手续完成后，印章统一管理部门必须收缴法人公司包括公司公章、负责人名章、财务专用章、合同专用章等在内的全部印章及用印记录。如所属部门如有项目正进行，须在项目关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。要加强对项目专用印章的监管，项目专用印章必须限定其用途和使用审批程序，要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用。印章管理部门须会同法律部门将收缴的专用印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。如遇到项目印章被访制的情况时，印章管理部门要及时协调法律部门，由法律部门按法律规定予以解决，并公安机关报案，在相关报纸上发布澄清声明，认定项目合同无效，减少企业损失，保证企业和谐稳定持续健康发展。

（作者简介：魏海兰，学历：本科，中共中央党校函授学院，单位：山西省烟草专卖局，研究方向：办公室管理。）