浅谈当前事业单位档案管理工作现状

张丽波

[摘要]事业单位体制改革的速度正在逐渐加快，档案管理工作事关单位工作人员的切身利益，同时也是单位人员调动、升迁等人事调动工作的重要凭证和依据，其重要性不言而喻；当前科学技术的迅猛发展，事业单位档案内容电子化工作都已经开始展开，工作性质的改变，对事业单位档案管理工作也提出更多新的要求；面对一系列新问题、新情况，作为事业单位档案管理工作者，必须建立符合当前我国档案管理工作实际情况的规章制度，强化责任意识，让工作有章可循，从抓档案管理工作者队伍素质入手，加强各项教育培训活动，加大资金的投入力度，健全各种配套设施，确保档案工作的信息化建设稳步向前发展。

[关键词]事业单位；档案管理工作；体制改革

[DOI]1013939/jcnkizgsc201716222

当前社会变革步伐逐渐加快，伴随着政府职能的转变的大要求，事业单位体制的改革速度也随之提升，与此同时，对事业单位档案管理工作也提出了更高的要求。事业单位的档案管理工作看似简单，其实工作比较烦琐，其中包含档案相关材料的收集整理归档、内容的核查、档案的保存及为相关部门提供档案证明材料等工作。这些工作都是关乎事业单位工作人员的工资待遇、养老保险、组织关系、个人进步等切身利益的敏感问题。因此这就对事业单位档案管理工作人员在思想素质、工作能力、责任心等方面提出了更高的要求。随着事业单位改革步伐的逐步深入，档案管理工作中面临的各种矛盾问题也日益突出。如何立足现有工作条件，发挥积极的主观能动性，解决好当前工作中存在的问题，为改革深入提供坚强有力的支撑，是我们档案工作者当前面临的头等大事。

1事业单位档案管理的现状及面临的突出问题

（1）部分事业单位人员对档案管理工作重要性认识不够。我国事业单位档案工作的管理水平，较之发达国家相比，还比较落后。一些同志对档案工作的理解还存在等、靠思想，简单地认为事业单位的档案管理工作还停留在“送过来”“保存好”的工作层次上，从根本上制约了档案工作水平的提升。

（2）事业单位档案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撑和技术保障。一些事业单位的档案管理工作还存在墨守成规的现象，依然用“老”“旧”的办法来管理当前的档案工作。在当前，事业单位档案工作的效能低下，不能发挥好它的最大效能。随着档案信息量的逐渐增多，以往简单的纸质档案，在保存时间上、信息查找上已经不能满足当前高效、快捷工作的需要，随着大数据时代的到来，这一切对当前的档案管理工作形成了严峻的挑战。

（3）事业单位档案管理人员的专业水平和能力素质还有待提高。作为一线的档案管理人员，专业水平和能力素质的高低直接影响档案管理工作效能的发挥，伴随着信息化步伐的不断加快，这就对档案管理人员提出了更高的要求。当前，我们许多档案管理人员的业务技能和管理能力与现实需要还有很大差距，具有较高文化水平的档案管理人员不够，具备一定档案专业技术素质的人员更是寥寥无几。还有一些单位的档案管理人员是其他部门借调过来、身兼数职，不能将全部精力投入档案工作当中。档案专业管理人员相对变动较大，不能形成强有力的“传、帮、带”作用，许多同志只能摸索地开展工作，影响了工作效率的提升。

2以事业单位档案工作的制度化、科学化、效率化为切入点，逐渐解决当前工作中出现的问题

（1）强化责任意识，建立切实可行的规章制度，让档案管理工作“有法可依”。首先作为档案工作者，要通过不断学习先进的档案管理知识和理念，不断提升自身档案管理工作素养，树立“大数据化时代”的崭新档案管理工作理念。立足现有档案工作的实际需要，结合先进国家和地区档案管理经验，认真研究档案管理工作遇到的矛盾和问题，积极研究对策，不断提升自身档案管理水平。要通过多种宣传形式，让大家明确档案工作是事关一系列个人切身利益的一项工作，让档案所有者本人重视起来。档案内容涉及面比较广、需要提供信息的部门较多，当前很多部门信息的查询、确认都需要在档案里找到真实的“出处”，因此要让事业单位其他部门及领导也要提升档案工作重要性的认识。其次应该按照档案工作相关规定和要求，由相对同级别的档案管理部门制定一定范围内的，关于档案登记、整理、保存、借阅、添减以及使用等方面的相关规章制度。在实际工作中，更要提高檔案工作的保密意识，最基本要做到办公室、整理室、阅览室与库房相分离，严格执行非档案管理人员不能进入档案室，档案室不能存储与档案管理工作无关的任何物品，以及防火防盗等相关规定和要求。随着当前科学技术的迅猛发展，保密工作的意识也要逐步提升，要特别关注当前高新科技，防止档案保密工作中泄密的发生。

（2）提升能力素质，综合利用各种优秀资源教育进行培训，为档案管理工作打好基础。档案管理工作长久以来，大家普遍存在工作简单的错误认识，档案工作不仅对从业人员的专业知识要求较强，而且还要有一定的管理能力和较强的责任心，同时还要具备一定的信息化办公及文件处理能力。在当前事业单位体制改革步伐逐渐加快的今天，事业单位对档案工作也提出了更高的要求，这就对当前从事档案管理工作人员职业素质要求也就更高。为了能适应当前档案工作对从业人员能力素质的要求，首先从“源头的质量上”进行掌控。事业单位的领导，要根据本单位档案工作人员整体情况，有针对性地招录一些档案专业的人员充实到本单位的档案工作人员当中，也可以在工作中发现一些档案工作方面有特长的同志，将其充实到档案工作当中。其次要通过教育培训和交流学习不间断地为档案工作从业者“充电”“加油”，以此来适应当前不断更新的事业单位档案工作的需要。相当一级别的档案管理机关，要针对当前工作的实际需要，结合当前先进的档案工作管理方法和手段，要定期将所属的档案工作管理者组织起来，进行集中培训，培训手段可以根据工作的实际情况，采取脱产或者视频会议等形式进行，并将相关资料下发，供广大档案管理从业者学习和借鉴，及时收拢当前档案工作中遇到的问题，集中统一进行解答，保障档案工作的严肃性和统一性。最后事业单位档案工作单位的领导，要强化档案工作必须坚持抓好工作的传承性。在档案工作中，许多都是在工作中通过不断的实践摸索才逐渐掌握工作中的“窍门”和“规律”，对于工作经验不足的从业者，不可能立刻进入良好的工作状态，档案工作中就容易出现偏差，影响档案工作的效率，给整体工作带来不必要的麻烦，甚至产生严重后果。这就要求我们单位的领导者，在人员的调配、工作的调动中，要将档案工作人员“接续”问题处理好，保证档案工作人员的连续性，确保事业单位档案工作发挥最大效能。

（3）加大投入力度，紧密结合当前事业单位其他部门工作需要，加速档案工作的信息化建设。一是要加强资金的投入，在“硬件”上保证当前事业单位档案工作的实际需要。由于当前档案保存还是以纸质版为主的现状，这就对保存环境提出了较为苛刻严格的要求，除了依照相关要求配备的办公场所和设备外，还有满足保存环境的特殊要求，以及防火、防盗等安全设施的配套要求，这都需要事业单位的领导高度重视，在年初的预算中充分考虑，保证档案工作基本的硬件条件达到满足。二是加强技术力量的投入，在信息化、数字化的发展节奏中与时俱进，保证档案工作发挥出最大效能。由于纸质档案在保存、查阅等方面存在缺陷，因此在确认纸质档案的准确性的情况下，应该及时将纸质档案进行扫描录入，形成电子文档。档案工作应该形成自己单独的网络软件系统，对其中的备份、权限、检索、共享、保密等功能进行有效的控制，形成档案工作的“大数据”时代，这样既能有效地减少耗材资金，同时还减少平时工作中档案调阅、证明等工作的烦琐，保证档案工作的严肃性和保密性，也增强了对上级、下级档案工作的监督作用。

3结论

伴随事业单位改革的逐步深入，档案管理工作在其中发挥的重要作用也日益凸显，特别是当前“大数据”化时代的到来，“互联网+”带来的变革，对我们当前事业单位的档案管理工作带来前所未有的挑战和机遇。这就要求我们事业单位从事档案管理工作人员，必须树立时不我待的改革创新精神，通过自身的不懈努力确保档案管理工作走在单位各项工作前列，为事业单位改革提供坚强有力的保障。