浅议对高校教学秘书工作的认识

摘要：高校教学秘书是高校教学管理的主要力量之一，其工作质量直接影响着教学质量。本文浅析了教学秘书具有教学管理、沟通协调的职能，提出了教学秘书工作具有服务性强、责任重大、业务繁杂的工作特点，指出教学秘书应具备的思想素质和业务素质。希望对高校教学秘书工作的提高与改进有所帮助，以期与同仁们共勉。

关键词：高校；教学秘书工作；认识

1.前言

高校教学管理是高校管理的重要组成部分，而高校教学秘书是教学管理的基层管理者、组织者和执行者。高校教学管理能否正常有序地开展，教学秘书发挥着不可忽视的作用。在教学管理中，教学秘书上受教学副院长和教务处的双重领导，下联系着各部门、教师及学生。教学秘书在其中起着沟通上下、协调左右的作用。笔者从自身的实践经验出发，对高校教学秘书的工作职能及素质进行认识与思考，以期对改进和提高高校教学秘书工作有所帮助。

2.高校教学秘书职能

2.1教学管理职能

根据教务处及各教研室制定的培养计划，合理有序地安排教师课程表、学生课程表及班级课程表。教学管理中的信息库包括教学日历教学计划、教学大纲、学生学籍、学生成绩、教师信息、考试管理、毕业论文等，教学秘书能科学、合理、及时、准确地对系统信息库进行整理归档显得尤为重要，为今后工作中快速查阅资料及教学评估工作检查提供方便。教学秘书要了解学生上课进展及各科任课教师的课程进度，合理有序地安排学生的考试时间，考试地点和座位表。在每个学期的期初、期中和期末，教学领导都要对各项教学工作进行检查和指导。教学秘书要明确自己的角色和定位，当好教学领导的助手和参谋，了解教学任务执行的进度，协助教学领导做好本部门的教学检查工作，确保教学工作正常有序进行。

2.2沟通协调职能

教学秘书的工作联系着教务处、教师及学生，是这三者的桥梁和纽带，在其中发挥着承上启下、沟通左右、联系内外、改善关系的作用，使教学管理的各个环节联系起来。所以教学秘书要善于沟通协调并且要有很好的语言表达能力和较好的公文写作功底。例如教学秘书在传达通知时，要把通知表达清楚，以免收到通知的教师或者学生产生歧义；又如在安排考试时间表时，遇到学生课表有冲突，要及时做出调整；在安排监考时，个别老师因私事不能参加，教学秘书应及时反映并与其他老师或者领导沟通协调，以免耽误了监考时间，造成教学事故等。这些都需要教学秘书在其中起沟通协调作用。

3.高校教学秘书的素质要求

3.1思想素质

要有奉献精神。作为高校教学秘书，必须要有甘于默默奉献的精神。教学秘书的工作繁杂琐碎、工作量大、范围广，有时任务紧，需要加班加点牺牲休息时间完成工作，甚至回到家中也要处理一些工作之事，只有对本职工作做到真正地热爱它，做到“干一行，爱一行”，从教学秘书从事的工作中寻找快乐，把工作当作是一件很快乐的事，而不是把工作当作负担，只有这样才能把工作做好。将有限的生命投入到伟大的教育事业中，甘于在平凡的工作岗位上实现个人不平凡的人生价值。

要有服务意识。高校教学秘书的工作是围绕着教学开展，是教学任务管理的传递者和执行者。教学秘书服务的对象是教师和学生，所以教学秘书必须时刻树立“全心全意为师生服务”的意识，担负起服务育人的重任。工作中要做到想师生之所想，急师生之所急，需要用热情、真诚和耐心对待教学管理工作。為教师的教学和学生的学习服务，不断强化自身的服务意识。

3.2业务素质

具有扎实的知识。高校教学秘书面对的是教师学生和教学管理人员，他们通常具有较高的专业知识水平，这就要求高校教学秘书应具备相应的专业知识、较高的管理知识及一定的文秘知识和教育理论知识。此外，高校教学秘书还需要根据所在二级学院的不同，了解和学习相关课程知识。掌握好这些知识是做好高校教学秘书工作的前提。

具有有效的沟通能力。有效的沟通是现代管理的命脉，它能给工作带来事半功倍的效果。这就要求教学秘书不仅具有很好的沟通表达能力，而且要求教学秘书利用好现代高科技沟通设备，实现管理沟通现代化。

拥有统筹规划的能力。教学秘书要处理好日常各项教学事务，保障教学工作的顺利完成，这就需要教学秘书在工作中，懂得区分轻重缓急，统筹规划教学工作。

4.结语

总之，高校教学秘书工作在教学管理中的作用不可低估，正确认识教学秘书的工作职能与素质要求，对做好高校教学秘书工作非常重要。教学秘书工作不但需要其磨练好“内功”，充分发挥好自身的优势，做好本职工作。更要求高校在教学管理方面高度重视和支持教学秘书的工作，使高校教学秘书能够充分发挥其在教学管理中的重要作用。

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作者简介：宋显文（1973.07—）男，辽宁省大连市人，硕士研究生学历，中级职称；工作单位：辽宁师范大学管理学院。endprint