关于博物馆档案工作的实践与思考

尤薇娜

摘要：档案对于单位各项工作的开展有着重要的借鉴意义和参考价值。本文以博物馆正规化建设中，对档案整理工作的实践工作为契机，進行一次抛砖引玉的探讨。

关键词：博物馆；档案整理；规范化；心得体会

随着近年来国家对博物馆工作的高度关注，带动了文博事业的蓬勃发展，文博事业各项工作的正规化建设也逐步迈上正轨。博物馆档案是对博物馆建设的记录和缩影，对博物馆既快又好的发展有着重要的借鉴意义和指导价值。

一、认识

博物馆档案整理是档案管理工作的一项重要内容，对博物馆的发展有着重要的历史纪念意义和实践指导作用。

博物馆在发展过程中积累了丰富的档案资料，有些保管在博物馆档案部门，有些则分散于各个科室，这些档案都是记录博物馆发展历程的珍贵历史资料。这些资料不仅对博物馆各项工作的开展有着借鉴指导意义，更是博物馆事业健康发展的坚实基础，因此博物馆档案资料整理工作对博物馆每个部门都非常重要。

二、步骤

1、收集。档案收集工作重在平常，在日常工作中养成收集档案的习惯，特别是重点工作和中心工作结束后，要有及时收集的意识。

2、整理。博物馆有很多大型活动，直接面向社会，在整理过程中通知、策划书、应急预案、活动流程、人员安排、资金预算、相关文稿（海报、报名表、主持词、发言稿、节目单等）、总结、新闻报道这9类要进行全面、有序地收集工作，以保证大型活动档案的齐全完整，从而逐渐形成一整套有参考价值的档案材料。

3、补遗。有时整理中会发现一些资料的缺失，这就需要在整理过程中进行重点步骤的补遗工作。如人员安排、总结、新闻报道等，这些或因保管不当、或因时间紧迫而仅形成口头资料、或是缺乏事后整理搜集，在整理时要尽可能的补全资料，方便以后的查阅。

4、归档。在补全资料后，就可以将成套系的资料进行归档工作，按照一定的规则划分归属，建立页码、编纂目录，有序分册。

5、装订。在装订时要首先检查去钉，将过厚的档案分册，最后给装订好的档案加上封皮。

三、工作重点

为了更好地完成档案资料的整理工作，本人在整理过程中实践得出结论：按照以下四个步骤，逐步实行。

1、查疑补缺——准确完整。在档案资料收集过程中，经常会发现同一活动几个版本的资料，如草稿、修订稿与印发稿，这就需要档案人员结合实际发生的事件仔细校勘，分辨确定最终归档文本。

2、内外有别——类别划分。档案资料整理不仅要做到条缕清晰，更要做到经纬明了，这就需要对档案进行科学的类别划分，方便存放取阅。如按档案对象可以分为：文件资料、数据统计资料、计划总结资料、活动资料等；活动资料按照参与人员不同可以分为馆内活动资料和馆外活动资料。尤其需要注意的是，针对重点活动需要单独列册，如品牌活动、志愿者活动。

3、前后有序——逻辑顺序。档案资料在分别归类之后，就要按照事件发生的时间顺序有序地进行排列。在排列过程中，如发现特别厚的材料可以按照半年、季度、月，甚至周、天的时间跨度进行分类。在此过程中，如果发现有跨度的文件资料，按照发生的时间归档，并在下一跨度中注明，保证方便查阅。

4、提纲挈领——编纂目录。为防止出错，编纂目录的工作应在装订前进行。同时注意由于很多文件归档时，最后一页是单面，在编纂页码时，单面的空白页也要算在页码范围内才不会出现页码出入。

四、心得体会

1、日常收集很重要。档案整理工作是一件细致而又繁琐的工作，为避免忙中出乱的情况，必须在日常工作中建立档案收集的意识，及时的收集、整理、补遗、归档。如果有良好的收集习惯，档案工作做起来就是顺水推舟，事半功倍。而且，收集工作就如同人的记忆一样，越远的记忆越模糊，收集的困难就会成倍的增加。所以，为了保证档案整理习惯的顺利进行，就要有在日常工作中收集资料的良好习惯。

2、“大事记”帮助归档不乱。大事记是记载单位、部门重要活动或重大事件的一种应用性文体，作为一种公务类别的文书，大事记忠实地记载一个部门、单位的重要工作、活动和重大事件。因此，它首先可以为本部门、本单位的工作总结、检查、汇报、统计和上级机关掌握部门、单位情况提供系统的、全面的材料；其次，大事记具有史料价值，可以起到录以备查的作用。对档案整理而言，日常记录的大事记是一种良好的主线材料。一本详细、完整的大事记，不仅可以帮助确定事件发生的先后顺序，更可以帮助查遗补漏，防止遗缺偏差。

3、按时间、分类别有序整理。整理档案材料最终目的还是为了更好的利用，以指导今后的工作。为了方便今后的取用，就需要按照一定的逻辑顺序建立完整的档案归位顺序。首先按照发生的时间划分时间顺序；其次，按照类别划分空间顺序；最后，两者交叠，划分卷册顺序。

4、“其他”“备注”帮助查询。档案整理中要善于使用这类增补注释性项目，这些项目的使用可以在以后发现其他档案后迅速归档，补充档案材料，还可以简单明了的查询重大变化的原因。

5、电子档案的优、缺点。与纸质档案相比，电子档案具有省空间、易存初等特点，但也存在缺失唯一性、稳定性、历史性等特性。因此在整理档案的过程中，要及时进行电子档案和纸质档案的相互转化处理；同时，积极使用多种存储设备，对电子档案进行备份处理，防止因电脑崩溃或病毒干扰引起的缺失。

如今信息对社会进步所起到的重要作用日益凸显，而档案又是一种重要的信息资源，在博物馆建立和保存的档案资料，不亚于是一种重要的文化财富。为此，博物馆应该重视档案整理的工作，管理和研究这些文化财富，充分发挥其作用，让博物馆各项工作有条不紊继续前进，得以更好的发展。

参考文献：

[1]徐彦、戈秀萍、何柳《文书工作与档案管理》

[2]杨友秀《档案工作基本理论与方法》

[3]张翠翠《做好档案收集工作之我见》endprint