浅析高校学籍档案利用中的隐私保护

杨婷婷

[摘 要] 高校学籍档案中记录着学生所有的重要信息，一旦泄露将会对学生造成严重的不良影响，因此，在高校学籍档案的利用过程中，要充分做好学生的隐私保护工作，避免学生的隐私流入不法人员手中。对当前高校学籍档案利用中的隐私泄露原因进行了比较深入的分析研究，在此基础上，提出了具有一定针对性的隐私保护对策，进而确保学生的学籍档案信息始终处于安全的状态，对从事高校学籍档案管理的工作人员具有一定的借鉴意义。

[关 键 词] 高校；学籍档案；隐私保护

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）32-0240-01

一、前言

高校学籍档案作为学生在校情况的真实客观记录，是学生掌握知识及其综合素质的证明，更是提供给社会参考的依据之一，对学生未来的发展具有十分重要的现实意义。学籍档案价值的体现是通过对其进行合理利用实现的，但是在对其利用的过程中存在泄露的风险，这就对学籍档案的正确利用提出了非常高的要求。档案管理人员要对学籍档案的整个利用过程进行有效的控制，进而有效避免档案的泄露，从而确保学生学籍档案的安全。

二、高校学籍档案利用中的隐私泄露原因

（一）管理规定不够完善

我国当前没有形成健全的高校学籍档案隐私管理制度，使档案在利用过程中存在一定的漏洞，进而影响了档案中的隐私安全。由于缺乏完善的学籍档案管理制度，也就无法对档案利用人进行有效的约束，造成某些不法分子私自窃取档案中的隐私信息，对档案所有人造成不利的影响。同时，档案管理人员在管理档案的过程中，也存在无法可依的局面，造成某些责任心不强的管理人员没有采取必要的措施防止档案中隐私的泄漏，进而导致学籍在利用过程中发生不同程度的隐私泄漏。

（二）兼职档案管理人员的隐私保护意识不足

由于学校的档案数量众多，档案管理任务繁重，造成档案管理人员配置不足。为了完成档案的管理工作，档案管理部门往往会聘请并不专业的学生来协助进行档案的管理工作。由于兼职的档案管理人员没有经过系统全面的档案管理培训，造成其对档案隐私的保护意识不足，在进行档案的管理过程中，没有注重对档案所有人的隐私信息进行有效的保护，进而造成档案隐私信息的泄漏，对档案所有人带来不必要的麻烦。

（三）管理软件存在漏洞

随着信息化技术的广泛应用，在档案的管理过程中也采用了各种先进的信息化技术，提高了档案管理工作的效率。虽然各种档案管理软件大大提高了学校学籍档案管理的工作水平，但是由管理软件自身并不是完美的，会或多或少地存在一定漏洞，这就给学籍档案中隐私信息的安全埋下了隐患，一旦黑客发现其中的漏洞，可能会对档案管理网站进行攻击，窃取其中重要的隐私信息，进而造成档案中隐私信息的泄漏。同时，由于各种档案管理软件更新不及时，没有将其中存在的漏洞进行有效的消除，这同样会给黑客窃取隐私信息造成一定的便利条件。

三、高校学籍档案利用中的隐私保护改进对策

（一）完善制度，运用规范化流程加强隐私保护

高校要按照《档案法》《政府信息公开条例》以及《信息安全技术公共及商用服务信息系统个人信息保护指南》等相关法律法规的规定，并结合当前学校档案管理工作的实际情况，健全学籍档案管理制度，运用规范化流程加强隐私保护。在学籍档案的利用过程中，要建立健全档案资料的登记、借阅以及复制工作流程，依据档案借阅者的不同要求，制定相应的审批制度和身份验证程序，进而确保学籍档案在利用过程中不会造成隐私外泄。同时，运用网络进行学籍档案的传输时，要选择安全的传输通道，确保档案在传输过程中不会被网络黑客截获，进而有效确保档案中隐私信息的安全。

（二）科学合理地安排兼职档案管理人员和进行系统全面的培训

档案管理部门在安排档案管理工作时，对重要的档案管理岗位一定要安排专业的档案管理人员，将兼职的档案管理人员安排到可替代性高的岗位上，进而确保学籍档案中的隐私安全。同时，档案管理部门在兼职的档案管理人員上岗前，还要对其进行系统全面的档案管理安全培训，并通过有效的考核机制，提高兼职人员的档案安全意识，进而为学籍档案隐私信息的保护提供人员上的保障。此外，还要设立相应的奖惩制度，进而对兼职人员进行科学合理的管理，提高其档案管理工作水平。

四、结语

总而言之，高校学籍档案中的隐私资料对档案所有人非常重要，因此，高校的档案管理部门要做好隐私信息保护工作。但是在实际的档案管理过程中，由于多方面的因素会造成隐私信息的外泄，进而对档案所有者造成不良的影响。为了避免档案隐私信息的外泄，档案管理部门要对当前档案管理过程中存在问题进行深入的分析，并采取有效的改进对策，进而提高档案管理工作水平，为学籍档案中隐私信息的安全提供可靠的保障。

参考文献：

[1]任松芹.高校学籍档案利用中的个人隐私保护[J].山西档案，2016（4）：102-104.

[2]许行珺.高校学籍档案利用中的隐私问题及对策[J].机电兵船档案，2017（4）：82-83.