新时期公路档案信息化建设之我见

（通州区公路管理站 226300）

摘 要：公路档案见证了不同时期公路交通事业的发展，起着记录和凭证的作用，因此，公路档案的妥善保管和利用就有着特别重要的意义。随着社会经济的快速发展，人们对公路交通期盼也越来越高，公路建设与管理的步伐突飞猛进，其档案管理的信息化必须与之相适应。传统的公路档案管理方式已经难以满足新时期档案管理工作的需要，这就要求公路档案管理工作必须与时俱进，不断创新，加快档案信息化建设进程。笔者，就如何加强新时期公路档案信息化建设，提高信息化水平谈谈自己的看法。

关键词：公路档案 信息化 建设

一、档案管理信息化概念

所谓档案管理信息化，就是在国家档案行政管理部门统一规划组织下，在档案管理活动中全面充分利用现代计算机及网络系统，以大型的数据库管理为基础，通过先进的通信技术应用创建高度集成化的现代化管理系统，为社会提供服务，加速实现档案管理现代化进程。

二、公路档案信息化建设的现状

1.公路档案管理的标准化与规范化略显滞后

信息化技术标准和规范对时效性的要求较高，受现有标准制定程序的制约，现有的技术标准和规范难以应用到具体的工作实践中。目前，交通运输部从国家层面制定了《交通运输信息化标准体系表》，搭建了标准体系框架，但是对各省、市的指导性和操作性不强，与实际应用需求存在脱节。

公路档案的规范管理必须立足于工作的標准化及规范化。由于公路档案管理起步晚，致使档案管理的基础业务较差，缺乏规范性办理的相关经验，管理制度尚未形成一定标准。在实际操作中，容易造成管理混乱。这使得大部分公路档案管理工作在利用数据信息时质量不过硬，很多数据的引用与建立出现错误或明显的漏洞。由于缺乏规范性管理，也使得各个时期和各个类型的公路档案信息之间兼容性差，在某些关键点上无法衔接与统一，造成重要资料及关键数据的缺损与流失。同时公路档案管理的信息化缺乏统一的标准，各个公路管理部门的信息得不到统一与合并，成为新时期公路档案管理信息化建设的瓶颈，这将是公路档案管理信息化建设的一个重大挑战。

2.公路档案管理人员缺乏专业素质

档案管理信息化要求档案管理人员对数据的转化和掌握要求较高，需要他们具有较高的档案管理专业水平和足够的网络信息知识才能胜任。而公路部门档案管理上一直存在工作人员流动性大，工作岗位不固定等弊端，这使得档案管理人员素质良莠不齐，大多数人员缺乏专业素质和职业素养，对数据信息化的工作模式和具体操作流程不熟悉，从而降低了档案管理工作效率，信息传递不及时，数据库长期得不到更新，造成档案管理信息化建设进程缓慢，成效不显著。而少数档案管理人员综合素质不突出，缺乏服务意识、主观能动性不强，没有创新精神，使得档案管理信息化硬件等资源被浪费，制约了公路档案管理信息化的建设。

3.缺乏档案信息化建设意识

一是公路部门领导对档案信息化建设意识不强。部分领导侧重于抓单位的重点工作或主要工作，没有把档案信息化建设摆到单位的议事日程，与其他工作同计划、同部署、同落实，也没有将档案信息化建设列入单位的考核考评，因此，在人力、物力、财力上投入较少，档案信息化建设措施得不到有效的落实。

二是档案管理人员对档案信息化建设意识不强。表现在部分人员观念陈旧、思想保守，适应新形势、新知识较为滞后，对新生事物总抱有怀疑态度，对档案信息化建设参与热情不高，不积极主动学习档案管理新知识和信息化技术，总以为按照老规矩、老方法把档案资料收集好、装订好、保管好就算尽心尽责，缺乏主观能动性和创新意识、服务意识，在一定程度上阻碍了新时期档案信息化建设的进程。

4.缺乏系统的数据库信息

所谓数据化信息，其要求的就是对网络数据的收集、整理与运用的一体化和效率化。从目前江苏省公路档案管理现状来看，各业务系统内部的信息互联互通不足，公路规划、建设、养护、运营、管理等信息交换和共享应用尚不充分；信息服务与公众出行需求还有一定的差距；跨部门、跨行业的信息共享、交换机制建设还相对滞后，与运管、公安等关联部门的数据共享和业务协同需要进一步加强。

江苏省交通运输厅及其下属的省、市、县交通运输系统行政处理、处罚、许可都使用着各自的信息系统，相互间互不兼容，不能形成数据共享。比如，一些超限超载运输车辆信息资源在省内交通运输系统网上很难搜索，车辆信息数据难以得到共享。运政、路政部门相互间货运车辆违章信息不畅通，对违章货运车辆抄告信息得不到及时的更新与查询。其很大原因在于将纸质信息转化成数字化信息能力不足，造成数据库信息的缺乏。

5.档案信息化建设经费投入不足

档案管理信息化，是当前公路档案事业发展的必然趋势。要跟上新形势，适应新常态，就必须不断更新设施、设备和技术革新。新设施、设备和新技术又需要更高的标准来维护保养，这些都需要大量的经费来保障。如果仅仅依靠基层公路部门自身的筹集，只能是杯水车薪，根本不能解决档案信息化建设更新换代的要求，必将制约新时期档案管理信息化建设的步伐。

三、加强新时期公路档案管理信息化建设措施

1.建立较为完善的组织管理体系

结合江苏省公路局和南通市交通运输局信息化规划，以及自身特点和发展需求，加强信息化工作的组织领导，建立自上而下组织架构清晰、保障措施得力的公路信息化管理组织体系。信息管理部门负责日常信息化建设协调管理，在各机关科室、各中心及下属的各基层公路部门推行信息化主管制度，加强信息化工作组织的工作力度，加大信息化建设各项工作的协调力度，发挥信息化专家顾问的咨询作用，形成配合紧密、沟通顺畅、高效运转、配套完善的信息化组织管理体系，保障信息化建设的顺利进行。

2.增强档案信息化意识

一是增强公路部门领导档案信息化意识。各级领导的档案管理信息化意识直接决定单位档案信息化建设以及信息化深度和广度。为此，作为公路部门领导，应切实把档案信息化建设摆到议事日程上，从建设一流单位和科学管理的高度认识档案信息化建设工作的极端重要性予以关心支持，把档案信息化建设纳入本单位年度工作计划和考核范围，提供人才、技术、设备及资金保障，解决工作中实际存在的困难和问题。

二是增强档案管理人员信息化意识。加强档案管理人员的信息化意识是加强档案信息化建设的关键。档案信息化管理是当代新时期的发展要求，档案管理人员要改变因循守旧、经验主义的陈旧观念和思想，积极主动学习新知识，接受新思想，适应新常态，不断创新档案管理方式，提高档案管理信息化能力和水平，更好地服务社会经济发展。

3.建立健全相關管理制度

公路档案信息化建设必须要配合以健全的规章制度并且严格的进行实施，确保公路档案信息管理的安全。合格的管理体系中必不可缺的就是严格的工作制度的实施与遵守。因此，公路档案信息的有关管理部门可以通过建立完善的管理制度的方式优化公路档案管理的机制。已经存档的公路档案与信息，要对其安全性、有效性意见完整性都给予高度的重视。要制定档案信息管理的绩效和考核制度，不断调动工作人员的工作主动性和积极性。还应积极地进行新型管理模式的探索与学习，不断完善现有的管理机制，实现公路档案管理信息化建设的不断发展。

4.提升档案管理人员的素质

档案信息化建设人才是关键。公路档案管理人员的素质高低直接关系到公路档案管理工作的质量。要实现公路档案管理信息化，不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。档案管理人员必须学会利用现代化档案管理手段、掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理知识与技能，熟练运用电子计算机专业知识及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、维护。因此应加强对公路档案管理人员档案专业知识和计算机专业知识培训和教育，提升工作人员的素质。

5.建立专业的公路档案信息化系统

建立完善的信息档案管理系统，是信息化建设成功的关键，所以应当从系统的设计、软件的选择等方面进行统筹考虑，提高系统的稳定性和可靠性，如果在系统的设计过程中，运用了不同的档案管理软件，有可能导致系统内部的不兼容，影响到档案信息的处理与安全。在公路档案信息化系统的设计过程中，首先要考虑到系统的实用性，然后考虑到系统的简洁性和便利性，同时也要考虑到系统的后续升级以及相关技术标准的选择等，公路档案信息化系统应当结合公路档案的实际。因此对于设计团队来说，应当加强调查研究，加强创新，保证系统资源的可继承性，预留后续的改造升级空间，避免设备资源的浪费。

6.建立和完善交通运输管理数据库

一是建立公路规划、建设、施工、养护、管理、巡查以及运营车辆等基础数据库，做到普通国省道公路、县道、乡道和农村公路的全覆盖，推动运管、交警、路政等部门的基础信息共享与整合。

二是完善市级公路行业数据中心，丰富公路信息资源，整合普通国省公路、县道、乡道、农村公路、桥梁等公路桥梁基础数据，建立云数据中心，对现有数据中心进行容量扩充，按照公路数据的不同属性分别建立基础数据库、业务数据库和应用主题数据库，建立内部数据共享和交换机制，完善消息通信、任务调度、安全处理、协议解析、数据转换、数据融合等数据交换支撑平台功能，推动下级公路部门数据中心建设，形成市、区县两级公路管理数据中心。

三是市公路部门在市交通运输局搭建统一的公路水路交通运输信息资源交换平台的基础上，搭建全市公路行业信息资源分平台，建立公路信息资源目录，将可以共享的信息资源进行注册，然后通过建立统一的信息交换模式，对目录上的信息进行共享，努力与相关部门沟通协作，以互惠互利为原则，争取实现多行业信息资源的接入。

7.加大档案信息化建设投入

公路档案信息化建设，经费保障是基础。各级公路部门要积极争取上级及地方政府财政预算，通过多种途径筹集资金。要在年度预算中安排一定比例资金用于信息化项目建设和管理维护，在基础设施建设、应用系统建设和科技开发项目中，安排适当经费用于信息资源的开发、应用与维护，并根据发展需求逐步增加；对一些具有探索性、开创性的信息化建设项目给予扶持。同时，探索建立多元的信息化投资机制，鼓励各方面投资建设公路信息化事业，培养市场运作环境。要加强信息化建设资金的管理，对信息化建设资金进行统一调配，发挥资金的调控作用，合理使用，提高效率。

四、结束语

总之，公路档案管理信息化建设是一项长期复杂艰巨的工作，必须认真思考，积极探索。每一位公路档案工作者都应在思想上、行动上做好充分的准备，积极创造条件，充分利用先进技术与手段，探索公路档案信息化建设的新途径、新方法，不断推进公路档案信息化建设的进程，促进公路档案事业持续健康快速发展。

参考文献：

[1]倪晓艳 浅谈公路建设档案的信息化管理《兰台世界旬刊》2012（S3）：61-61.

[2]贺建东 公路档案管理信息化建设浅谈《办公室业务》2014（11）：100-100.

[3]付文宇 浅谈公路档案信息化建设《卷宗》2014（9）：1-1.

[4]史灵芝 档案信息化建设与档案管理研究《中国管理信息化》2016.19：187-187.

作者简介：

王军，男 ，1965.05，江苏南通人，单位南通市通州区公路管理站，研究方向：公路档案信息化。