计算机在档案管理中的运用

李健超

摘要：该文从档案管理出发，从各个方面阐述了计算机在档案管理中运用的必要性，并举例计算机技术说明其在档案管理中的运用，在文章的最后也指出了运用计算机管理档案可能存在的问题及需要采取的措施，但不可否认的是，计算机引领档案管理进入了一个信息化的阶段。

关键词：计算机技术；应用；档案管理；必要性；信息化

我们现在已经进入21世纪，21世纪不能不提的就是计算机，提起计算机不能不提的就是信息化。作为一种管理性质的工作，档案管理引入计算机的使用是紧随时代的潮流，符合现代化的需求。不过，运用计算机技术的档案管理存在的问题还是值得注意的，但仍无法阻挡档案管理走向信息化、数字化。

1概述

“云计算”、“大数据”这些名词相信都已不陌生，这些名词也正反映了现代社会的一个特点，人类的生活已经离不开计算机的使用。不管是在商店还是在企业、图书馆，都已使用计算机来智能化管理。

档案馆是起源很早的一个机构，档案管理一直是政府机构关注的话题。在档案管理中，首先要对资料进行收集、整理，工作人员要较为准确地确认其所属类别与分类号，进行收录；其次要对各个类别的资料保管；最后要进行统计与记录，以方便日后的使用。作为政府，其信息资源内容是最大的，同时其信息活动也较为频繁，其价值也是巨大的，使档案管理更为反复繁琐。

引入计算机技术，资料的保管会大大减少所占存放空间，资料的统计、查询与使用也会更加方便与快捷。这样，档案便于集中统一管理，也维护了档案的完整性与真实性。因此，在档案管理中，引入计算机技术是非常有必要的。

2计算机运用于档案管理中的必要性

2.1档案管理本身的特点决定了档案管理的信息化

2.1.1海量资源

档案管理是在档案馆（局）进行的工作，所以档案管理的都是海量的资料。比如，在政府部门，其档案工作人员要对政府所有人员的资料进行登记、整理与存档，其次，还要对政府部门所有过去的资料如历史记录、会议记录等进行存档等等；在学校，相关工作人员要对每年的新生、毕业生进行档案登记与处理，还必须进行归档，以方便查询和更改。如果引进计算机技术，数据库的处理等会使这些变得非常简便，不过需要掌握一定的计算机知识，因此有关领导可以对档案管理工作人员进行相关技能培训。

2.1.2部分档案机密的性质

在部分政府部门，涉及政治性工作的档案，需要维护档案的完整与安全。计算机技术的发展会完善安全需要这一要求，采用加密处理的方式或者只指定某个人的使用权。在商业中，某些不法分子也会因个人利益作出违法行为，因此进行档案安全保护是非常有必要的。

2.1.3经常查询使用与保存

档案管理就是对资料进行收集、检索、整理与统计等，以便将来的使用。数据库的建立与维护，将大大增加操作的能动性與简便性，只需输入相关语句即可查询你搜寻的信息，简便而高效，这不正是现代技术的发展所追求的吗？

2.2档案管理的功能逐步多样化

在传统意义上，档案管理仅限于对资料的收集、整理与保存，但是随着现代技术的发展，档案管理更加趋向于服务性。正是档案管理的功能不再单一，使得档案管理更加费时、费力。本着科学发展的理念，档案管理引入了计算机技术。正是计算机技术的出现，释放了档案管理工作人员的双手，这也使得档案管理更加系统与优质。

2.3现代科学技术的进步与发展

随着中国科学技术与经济的飞速发展，人们对服务行业的要求也越来越高，档案管理从本质上讲也是一种服务性的工作，因此，档案管理必须紧跟时代的潮流，向信息化、网络化、数字化方向发展。

3计算机技术在档案管理中的运用

档案信息化管理的第一步，就是运用扫描设备，将纸质形式转化成电子形式，这样，才能被计算机系统识别与管理。

3.1数据库的建设与运用

收集资料、存储为电子档案的过程中，需要对资料进行主题分类、关键词分类等，整合成一个庞大的数据库。当需要对资料进行编辑、更改与增添时，只需运用相关数据库语言进行查询与更改，大大地减少了工作人员的时间。

若工作人员要查询资料，只需输人关键词或者主题词等进行检索；若借阅人员需要使用，也只需要输入相关词即可，进行检索查找，不会有门外汉的尴尬。同时，使用数据库，其查全率与查准率也会大大提高，为人们提供方便，不会为查不到有用的资料而烦恼，这样，档案管理的服务质量也会提高。

3.2信息化管理系统

收集、整理、保管完资料，需要对资料进行统计。计算机的自动统计不仅可以对档案数量进行统计，还可以对借阅情况进行统计，这样可以方便对数据进行分析，以便了解整体情况。

计算机技术人员可以设计档案管理信息化系统来帮助管理档案，与图书馆的借阅系统有异曲同工之处，大大方便了管理人员的工作。

同样，也可以设计自动借阅系统与自动借阅机，给检索人员和借阅人员都提供了便捷。

3.3多媒体技术

网络储存的内容也是多样化的，文字是最基本的，图像、影片等丰富了我们的视界。多媒体技术的使用使我们不再受限于文字这一种方式，也使得档案管理的形式多样化。当借阅人员需要使用资料时，会意识到形式的多样性，也使得服务性质的这一工作更有长远意义。同时，网络技术的运用，使得信息资源共享化，在世界上的任何角落都可以阅读你需要的资料。

3.4云计算技术

云计算技术可能很多人只是听说这一名词，还未深入地了解云计算。其实，云计算并没有人们想象的那么深奥，云计算技术是通过指令（付费使用）访问虚拟化的资源中心（如服务器、应用软件等，被称为“云”），这些资源能够被很快使用与访问，也很少需要交涉。从这个意义上看，云计算技术实现资源共享。正是因为有了云计算技术，否则计算机也不会发展地如此之快。

在使用云计算技术时，可能会存在潜在的危险。涉及有关政治、商业机密的信息，可能会被某些不法分子利用，危害到利益，尤其需要提防国外某些机构。因此，在将信息传输到云端时，需要再三考虑。

4计算机技术运用于档案管理中可能存在的问题及简要措施

将计算机引人档案管理并不是十全十美的，可能出现很多问题，针对出现的问题，要积极采取可行性的措施加强管理。

4.1工作人员观念并未转变

如果工作人员并没有意识到计算机的使用是利大于弊的，可能会将计算机闲置，会大大浪费财力与人力。相关领导要意识到这个问题，为工作人员进行科学讲座，使其认识到计算机的优越性。 4.2工作人员计算机的素质要求并未达到标准

工作人员可能会觉得计算机的相关知识较为难学，会放弃学习，这样的话，在检索与服务时容易出现错误，服务质量低下引起顾客不满。所以，相关部门要对工作人员进行有关计算机的培训，尽量避免这类问题的出现。

4.3计算机安全问题

现代化中，计算机可能会受到黑客等的攻击，导致资源被利用、盗窃，这可能会给国家、个人带来危害。因此，必须通过创新提高计算机技术，为档案管理保驾护航。

5结论

在信息化的今天，意识到计算机技术的必要性与优越性，使用计算机实现档案管理，使档案管理实现智能化，都是档案管理工作者必须深入思考的问题。计算机的飞速发展，改变了档案管理的工作方式，虽然可能会出现问题，但是在现实生活中，仍不可小觑计算机在档案管理中的应用，要一分为二地看待问题，如果利大于弊，使用的过程中需要扬长避短，积极地为社会服务。

在未来的发展中，档案管理不会止步于此，随着信息时代的发展，档案管理走向信息化、网络化、数字化是发展的必然趋势。