单位加强办公室档案管理的创新思路构架

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

单位加强办公室档案管理的创新思路构架

陈梓源

凌源市凌北街道办事处

无论对于任何的事业单位还是企业来说，档案管理工作都是非常重要的，加强对部门档案管理的关注和重视，必将会更好的提升档案自身的作用，目前，我国已经有相关研究学者加强了对档案管理工作的研究和探讨。但是从实际情况来看，我国一些档案在实际的管理中存在着一些问题，本文将会针对这些问题进行具体的分析和阐述。并论述如何加强办公室档案管理的一些创新性思路。

办公室档案;档案管理存在问题创新思路

引言

随着社会的发展，档案管理工作在实际的工作岗位中显得异常重要，我国档案管理局已经充分的认识到了自身的重要性，并且不断的贯彻和落实党和有关部门的文件、政策。也感受到了传统档案管理中存在的一些问题。社会在进步，科学技术在发展，很多传统的档案管理模式已经跟不上时代的步伐，只有不断的完善现有的管理体系，才会更好的提升档案管理工作的效率，让我国一些事业单位档案能够拥有更好的管理体系。

1 办公室档案管理的职能定位

现如今我国一些事业单位办公室档案在对自己的定位中并不正确，首先对于档案管理工作而言，其本身的工作性质就是储存和管理档案，并且在民众有需求的时候，还需要对档案进行查询等，这些都是基层档案管理的主要任务。但是从目前的情况来看，办公室档案管理都更加倾向于档案的储存和管理，并没有采用创新式的档案合理化运用，从客观的角度上来看，办公室档案管理并没有明确自身的方向性，在某些程度上出现了偏离。

2 办公室档案管理工作中存在的问题

2.1 档案存储制度不完善

办公室档案管理的主要工作就是对当地区域档案的收录和管理，当需要有查询任务的时候，办公室人员可以第一时间找到需要的档案，但是在实际工作中，却存在着存储制度不完善的情况，造成这一问题的主要原因也是因为其他部门的不配合。例如财务、统计等，这些部门与档案管理属于同级部门，并没有上下级之间的关系，而这些部门往往更愿意自己管理自己的档案，并没有将自身的档案交由办公室进行管理，对于其他部门来说，自己管理档案可以方便自己查找，但是这样一来就会造成档办公室案管理内部档案收录不全面，失去了本身工作的性质[1]。

2.2 人员设置不合理

办公室的档案管理可以分为两大部分，其中一部分是档案的收录和管理，而另外一部分是进行档案查阅。对档案查阅是档案局的一个重要部分，也是档案管理对外开放的一个主要窗口。但是有关研究人员发现，很多档案管理并没有对档案查阅工作给予更多的重视，在设置档案查阅工作人员的时候，往往会选择安排一些返聘人员，有一些返聘人员已经年过五旬，虽然在接待来访群众的时候态度和蔼，但是毕竟年龄较大，只能够操作一些简单的方案查阅，对于信息化技术了解甚少，并不能够熟练的操控电脑技术。办公室在日常的工作中并不是每天都有档案需要查阅，所以负责该岗位的人员经常会出现空岗的情况，这一职业似乎已经成为了兼职，并没有受到人们的高度重视。

2.3 档案管理施展空间有限

办公室档案管理现已有了初步的规模，但是现如今各个企业和事业单位都在不断的发展和壮大，办公室档案管理已经准备进行一次全新的档案管理改革，将现有的档案管理模式进行全新的规划，这样做的目的是为了更加方便人们查阅档案和调取档案。但是在实际的规划过程中会遇到很多问题，首先就是人手不足的问题。因为档案常年积累，其数量巨大，在整理的时候必将会花费大量的时间、人力、物力、资金等，而现如今办公室档案管理人员明显不够，如果外聘人员，这就会有额外的经费开销。所以很多事业单位办公室虽然想要改善现如今的档案管理状况，却总是因为改革档案局的现有格局耗时太大，人们总是尽量维持现状[2]。

3 办公室档案管理工作中问题的改进措施

3.1 完善档案存储制度

完善档案存储制度是非常重要的，对于一些事业单位办公室档案管理来说，在对档案进行管理的时候存在着一些小问题，有些基层档案管理局并没有与其他的部门建立合作联系，这些部门的有些档案具有一定的保密性，是无法备份的，而办公室要想收录这些档案就应该采用更加完善的管理制度。为了双方都能够实现快捷的存储和查询方式，可以建立专门的档案管理通道，通过互联网技术实现实时传输，这对于提高档案管理水平具有十分重要的意义和价值。

3.2 加强工作人员自身素质的培养

事业单位办公室档案管理中工作人员的自身素质是非常重要的，工作人员首先应该具备一定的电脑操作技能，毕竟在现代化的二十一世纪中，各行各业都已经实现了互联网经济发展，对于档案管理人员来说，熟练的操作电脑可以实现信息的实时传输，为档案管理的创新式发展具有十分重要的意义。另外工作人员还应该具有一定的敬业精神，尤其是在访客来查询档案的时候，工作人员应该和蔼可品，认真的做好自己的本职工作。

3.3 加强各个部门的交流和合作，提高档案管理的技术和工作效率

要想更好的提升事业单位办公室档案管理的工作效率，人们首先就应该加强各个部门之间的交流和沟通，以往办公室在对档案进行管理的时候不能够收录其他部门的档案并不是其他部门不愿意合作，而是因为办公室档案管理人员缺乏与其他部门的沟通和交流，所以加强各个部门之间的沟通，是顺利合作的一个良好开端[3]。只有从根本上加强办公室档案管理的创新思路构建，运用科学有效的制度来完善现有的档案管理体系，才会更好的提升事业单位办公室档案管理效率。

结束语

综上所述，本文主要论述了目前我国事业单位办公室档案管理工作中存在的一些问题及对策，通过分析可以发现，办公室档案管理工作在现代化的发展中存在着一些问题，只有站在宏观的角度去考虑和分析问题，并且及时的解决问题，才会更好的促进办公室档案管理工作的开展，做好档案管理工作，让档案管理充分的发挥出自身的价值和重要性。

[1]肖邱慧，张鑫.基层档案馆民生档案工作：现状、问题及对策研究[J].档案学通讯，2014（02）：14-21.

[2]王国英.试论如何实现档案管理的数学化[J].企业技术开发，2010（23）:10-11.

[3]范兴化，李家乐，李明宇.新时期机关档案管理存在的问题及改进措施[J].黑龙江档案，2014（05）：17-27.