医院医疗器械档案管理存在的问题及改进对策

李玉龙 吉林省四平市中心人民医院

医院医疗器械档案管理存在的问题及改进对策

李玉龙 吉林省四平市中心人民医院

医院医疗器械档案管理的工作量巨大，为档案管理增加了很大的压力。因此，应在查找问题的基础上，从高度重视医院医疗器械档案管理工作，完善医院医疗器械档案管理制度，培养高素质的档案管理队伍等方面进行改进。

医院医疗器械 档案管理 改进对策

随着科技的高速发展，医疗器械更新换代的频率也日益加快，全球越来越多的智能化、高精密的医疗器械被普及，广泛应用于我国各级医疗机构及各医科院校科研活动与教学，同时成为人民群众预防保健工作的有力保障。现代医院高精密医疗器械数量与日增多，增加了医疗器械管理的难度。而医院医疗器械档案管理作为医疗设备管理中非常重要的一个环节，能保证具有高新技术的医疗器械良好的、高质量的运行，使其在医疗过程中充分发挥功能，保障患者的生命健康安全，还有助于医院降低医疗器械购置中的资源浪费，是关乎一个医院发展和运作的根本大事。

一、医院医疗器械档案管理的状况

所谓的医疗器械，是指在诊断、治疗和辅助人体疾病愈合过程中个人使用或起辅助作用的各类设备、仪器、用品、其他物品等，它同时包含在其使用过程中所必须用到的各类软件。从大型的核磁共振系统，到医用棉签、医用纱布等等都属于医疗器械的范畴。医疗器械大体分为医疗用品与医用材料、假肢矫形器械、医疗仪器设备、诊断用品、手术器械五类。

我们以某医院医疗器械档案管理的状况作大致分析。该医院始建于1938年，是一所集医疗、科研、教学、预防保健为一体的现代化三级甲等医院。该医院现有编制床位500余张，配有MRI、螺旋CT、大型DR、乳腺钼靶机、彩色超声诊断仪、大型全自动生化分析仪；各类腔镜、血液透析机、高压氧设备、中医经络检测仪等，为临床诊断及科研提供全方位保障。截止2017年6月，该医院所有医疗固定设备资产总值合计约为10.3亿，该院保存了3928份立卷归档的合同资料。医用耗材正常需要使用的品种为3312种之多，医疗器械产品资料多达上万种需要收集归档，涉及到的供应商资料收集也达到了400余家。随着医疗行业的改革不断深入和医院的发展每年的耗材还在不断增加，2017年上半年耗材的采购量资金为2.8亿元。要使得这些医疗设备器械都建立身份档案并做到每一份资料做到有迹可寻，医院医疗器械档案管理的工作量巨大，为档案管理增加了很大的压力。

二、医院医疗器械档案管理存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不足

医院主要业务是对患者进行治疗，所以对临床科室各种医疗器械使用和管理业务抓得比较紧，而对于对档案工作的认识远远不够，加之档案部门的宣传力度也不够，形成重业务轻档案的思想。在医院医疗器械档案管理实践中，比如，医疗设备的示意图、服务手册或维修指南、使用指南、操作手册、图纸和目录索引等，常常由开箱人员任意将资料文件锁入部门办公柜中，因为医院档案部门或档案人员不能参加开箱验收，经常有文件或数据信息丢失的现象发生。一旦设备出现了故障需要维修的时候，第一手资料和原始的记录依据缺乏，为医院的正常医疗工作留下了严重的安全隐患。

（二）档案管理制度亟待完善

医院医疗器械现行的档案管理缺乏一个较为完善的制度体制模式，已无法较好地适应深化医疗改革背景下的现实客观需要。例如，医疗器械档案管理应该由哪一个部门负责收集整理，哪一个部门负责保管利用，医疗器械登记档案管理办法、工作规划、工作制度由谁来制定或监督执行等等都不很明确。对纳入医疗器械档案管理的内容没有明确的要求和统一的管理标准和模式，没有制定统一的立卷归档制度。再加之有些医院医疗器械的档案管理工作仅仅是为应付管理而进行管理，从业人员并不固定，专用经费经常得不到保障，档案工作发展完全看医院领导决策层的重视程度，工作的自主权和独立性几乎没有。由于档案管理制度不健全而导致档案收集效率不高。

（三）档案人员业务水平不高

档案工作的中心任务是服务，这一理论已经被普遍接受，但是在实际工作中体现的并不明显。主要表现在从事拍案工作的档案员在工作中得不到应有的重视，无论是在人员数量还是整体素质上都不达标，从而造成了医院档案工作落后的局面。现有的档案管理队伍人员，普遍年龄在中年以上，知识结构与工作需求不匹配，这对新时代医院档案从信息资源的收集到利用各个方面都造成不小的影响。档案管理工作经验需要长期积累，始终保持更新的状态，这就对档案管理队伍提出要求，即需要一个稳定的、专业性强的、高素质职业档案管理团队。目前，有些医院医疗器械档案管理人员的知识结构欠佳、从业经验不足、观念滞后，尤其是对新兴的档案工作信息化手段与技术的运用基本出在认识和起步阶段，分析信息的能力还不够强。

三、医院医疗器械档案管理的改进策略

（一）高度重视医院医疗器械档案管理工作

要转变观念重新定位，要充分认识到档案也是开展业务工作，明细医疗设备的凭证，是提升内部管控水平和人才队伍建设层次的主要内容之一。医疗设备档案规范化管理能够为医院领导的决策、固定资产管理、器械的采购监督、设备维护保养以及临床应用风险评估和追溯管理提供详细可靠的数据。首先，要重视基础性的服务工作，在档案咨询、借阅查阅、副本发布、目录印制、证据提供等服务项目中，提供优质服务，广泛建立使用者与档案员的和谐关系，为日后的积累、收集、归档等各环节工作奠定好群众根基。其次，从领导到管理人员再到广大医护人员，都要有分析研究的紧迫感、责任心和精准洞察的能力。要增强开发利用意识，使档案的开发和利用更广泛和深入进展，促进医院医疗器械的档案资源发挥更大的价值。

（二）完善医院医疗器械档案管理制度

医院医疗器械要以医疗体制改革为契机，适时调整档案部门的管理职责和任务，根据医院档案管理工作的专业职能、工作特点设计总体目标、规划阶段工作，从整体上继续加强档案规范化、制度化建设，并将其延伸拓展到医院医疗器械管理的各个环节。比如，购置资料档案、商务资料档案、医疗设备随机资料档案以及使用维护资料档案等，与各项业务工作紧密结合，制定出一整套系统科学、易于操作和考核的档案管理工作规范。

结合医院医疗器械档案管理工作的实际情况，需着重加快以下几项制度建设的步伐。一是归档和存档制度。医院医疗器械应明确定义文档案文件的归档时间、范围和程序。医院各部门应当根据档案管理的有关规定，在规定时间内将相关资料转移到档案。二是保管和保密制度。三是利用制度。档案利用制度应当规定档案借阅的权限、手续、时限和档案实体的安全保护。

（三）培养高素质的档案管理队伍

医院应加强医疗器械档案管理人员的再教育，建立常态化的人才培养机制。要针对目前的人才梯队情况，给予足够的经费支持，拟定科学的人才培养方案。加强宣传，营造良好的学习氛围，每季度或者半年开展一次档案培训，可以通过内部课程讲授或外部交流学习等方式，不断拓展档案工作的视野和知识结构，促进档案工作者能主动适应角色转换，以职业化的水准促进医院档案工作的水平再上新的台阶。

要以医院档案实际工作为基础开展业务培训，如：职业培训，新职位主要是学习基本的培训文件；对有潜力的员工进行创新性教育培训，或可与档案专业的高等院校联系，争取到档案管理员在职进修的机会，提高管理水平和技能，同时还要对档案人员自学的好现象予以大力鼓励，促进档案人员在职学习，鼓励他们以新想法去拥抱新技术，并使用它为档案收集利用服务工作。

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[3]刘秀丽.医院医疗器械档案规范化管理[J].兰台世界，2016（10）.

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