论如何提升房地产档案管理水平

褚艳霞

摘要：随着我市房产市场的快速发展，临沂市房产档案馆以档案服务百姓、贴近百姓为宗旨，以创新档案服务为手段，不断提升房产档案管理水平，为我市房产事业的健康发展，保障房产权利人的合法权益，防范交易风险，推动住房制度改革和开征房地产税收，促进房地产市场繁荣，维护社会稳定做出了积极的贡献。

关键词：房地产档案 管理体系 创新服务

房产档案部门是房产管理机构的重要组成部分，房产档案是房地产行政主管部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的作用。近年来，随着我市房产市场的快速发展，临沂市房产档案馆以档案服务百姓、贴近百姓为宗旨，以创新档案服务为手段，不断提升房产档案管理水平，为我市房产事业的健康发展，保障房产权利人的合法权益，防范交易风险，推动住房制度改革和开征房地产税收，促进房地产市场繁荣，维护社会稳定做出了积极的贡献。

现在的房地产档案馆，明确由市局直接领导和管理的隶属关系，实行房地产档案集中统一管理和统一开发利用。自档案馆成立以来，就十分重视房产档案的建档工作，将其纳入了议事日程，由主管部门市房管局牵头，市档案局进行业务指导，对房管产权管理过程中形成的属于归档范围的文件材料予以明确，并在实际工作中不断探索和研究，加以补充和完善。同时，结合实际，对档案的收集、分类、整理、保管、利用等工作环节提出了指导意见。市档案局结合房产管理的实际，指导市房产档案馆建立健全了档案管理的各项制度，强化档案的规范管理。如：“产权交易查档验证的初复审核具体操作规程”，很好地协调和理顺了档案馆与其它相关部门的工作衔接关系；完善了“档案立卷归档制度、权属档案归档范围和保管期限，档案保管、保密、查档、利用、借阅、税务协助、司法协助，工作人员岗位责任”等制度，对于加强房产档案的外部和内部的规范管理起到了重要作用；制定了档案业务人员定期学习制度，增强了管理人员的业务能力，提高了整体业务水平和服务质量。该馆已初步形成从归档、整理、保管、利用到档案信息的动态管理的较为完善的科学管理系统。

市房产档案馆馆库设置了查档接待窗口大厅，微机房、阅览室、档案室等。库房配备了密集架、空调、去湿机和防盗防火监控系统，并购置有档案消毒柜，对进库档案进行消毒处理。计算机、扫描等先进设备和技术在档案管理中得到了广泛的应用。

一、房地产档案应创新服务方式。随着房产交易的日趋频繁，档案利用人次的不断增多，陈旧的管理模式已不能适应现在房产档案管理的要求，房产档案馆要想获得更快发展，就必须树立超前的服务意识，主动服务百姓，让档案贴近百姓。因此，使用现代化管理手段，实现房产档案信息化管理势在必行，市房管局投入资金，从2003年6月开始，利用近二年半的时间将馆藏的权属档案全部采用电子扫描录入的方式转化为产权电子档案信息，把产权产籍交易合为一体，使产权登记发证、产权交易、房产抵押、验证等工作逐渐由手工作业过渡到了网络微机作业，实现了房产档案的全文数字化。通过局域网络对产权电子档案的共享，很好地减少了工作上的差错和失误，减少了档案馆的工作强度，提高了发证、验证、抵押的工作效率，房产档案利用达到了安全、高效、规范和进一步方便群众利用的目的。在利用窗口，市民通过身份验证后，即可获得房产的产权状况和自然状况。针对房产档案每天都在随时随地产生的特点，档案馆在服务窗口配置了10台扫描仪，做到随时登记，随时扫描，随时建立档案数据信息。

经过几年的努力，市房产档案馆建立了房产档案计算机管理系统，面向社会各界人士，迅速准确的提供房产权属人、房屋结构、面积、抵押、产权处理等档案信息查询服务，平均每年对外接待档案利用者逾3万人次，提供档案及档案信息利用逾8万卷次。为构建和谐社会、创造社会效益，促进房产市场理性发展，作出了很大贡献。

二、开发档案资源，发挥档案作用。房产登记档案是确定房产产权来源、确认房产产权归属的重要依据，是房产管理的一项基础性工作，在避免重复登记、重复抵押、解决历史遗留问题、解决产权纠纷等方面发挥着举足轻重的作用。房产档案登记信息的准确与否，直接关系到百姓财产的安全和社会大局的稳定。

2009年9月，一王姓业主持一房产证来馆查询，他说该房产证所有者李某欲将此房出售给他（面积60平方米），价格已经谈妥，现准备签约付款，为稳重起见，王姓业主来馆核查李某的该处房产是否属实，经档案馆核查，该房产证系仿造，这样避免了王姓业主如受骗可能造成的重大财产损失。这两年来，通过市房产档案馆查验发现的假房产证有10余件之多。又如：临沂某厂单位集资建房需要档案馆协助核实其单位职工是否有住房，经档案馆工作人员加班核查，将结果及时反馈给该单位，为该单位解决无房职工住房问题提供了真实可信的依据。

三、建立严格的登记质量管理体系。为保证发出的每一本权证不出质量差错，我处制定了《房屋交易、权属登记质量管理办法》、《房屋交易、權属登记质量考核奖惩规定》，形成了房产登记全面质量管理体系。我处登记质量管理实行“三级检查，两级验收”（作业人员自行检查、部门检查、质量管理部门检查；部门验收、质量管理部门验收）。综合管理科每月对全处各类业务进行抽检，抽检率达20%。对于质检中查出差错案件按月通报，分析差错产生的原因，对当事人提出批评，并予以处罚。每季度结合房产登记中的行政诉讼案例，对全体登记人员进行质量讲评。近4年来，共查出房产登记质量差错23件，累计处罚6000元，对员工起到了警示作用，使我市房屋权属登记差错率严格控制在万分之零点四以内。

随着临沂市城市建设的发展，旧城改造、新城开发成为城市建设的重要工作。如何在城市发展中较好地保留原有的历史文化特色，促进城市文化的可持续发展，房产档案发挥了重要的作用，作出了积极的贡献。在为城市建设中解决房屋拆迁引发的产权纠纷、补偿纠纷，保护业主的合法权益方面发挥了重要的法律凭证作用。