房地产产权档案管理现代化之我见

赵秀芹

摘要：房地产档案信息处理技术现代化，实际上是一次系统工程，它经过两次的飞跃。档案信息目录实现计算机检索，建立了可供档案利用的目录数据库，实现档案管理现代化的第一次飞跃。以整个产权业务流程为基础，将产权管理、档案管理、图形管理三大部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络中完成，该系统可直接调用产权管理系统中形成的数据。

关键词：房地产 产权档案 档案管理现代化

随着社会主义市场经济的发展，特别是住宅制度改革的深化和房地产交易市场的活跃，房地产档案的利用频率日益加快，对房地产档案管理提出了更高的要求。先进的技术手段如何与现代管理理念相结合，将政策业务与信息技术相结合，提高房地产档案的利用价值，成为目前需要迫切解决的问题。

一、房地产档案管理的特点

房屋产权档案是房地产产权户籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图表帐册、照片等各种不同形式和载体的历史记录。这些房产档案记载了房屋产权归属和沿革，反映了房屋状况，因此房屋产权档案的形式，有其特殊的专业要求。如房屋面积的丈量、房产平面图的测绘等。房屋产权档案必须保持图、卡、证、册与房屋现状的一致性。必须不断地补充新材料，更改原有材料，才能自始至终反映房屋产权的现实情况，因而房产档案具有很强的动态性。房地产管理还具有区域性。法律明确规定的一个县市（区）的房地产发证机关只能有一家。房地产档案管理的基本原则是属地管理。而每一个产籍区房地产权属状况的记录和管理都是唯一的，在一个地区中的房地产档案处于独立和垄断地位，房地产档案管理是否科学合理，将直影响到该地区房地产市场的管理、秩序和发展进程。

二、房地产档案管理现代化的优点

房地产开发档案管理现代化的涵义：房地产档案管理运用现代科学技术手段和方法，达到优化的过程。随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的現代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代先进技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地经济发展服务。随着计算机技术应用的不断深入，房地产档案管理无纸化办公已经逐步实现。

三、房地产档案信息处理技术现代化的进程

房地产档案信息处理技术现代化，实际上是一次系统工程，它经过两次的飞跃。档案信息目录实现计算机检索，建立了可供档案利用的目录数据库，实现档案管理现代化的第一次飞跃。90年代后期，2000年前期，部分城市相断开发研制了房地产一体化管理信息并没投入使用。以整个产权业务流程为基础，将产权管理、档案管理、图形管理三大部分有机结合起来，所有业务环节都在计算机网络中完成，该系统可直接调用产权管理系统中形成的数据。计算机数据库中保存的是档案的主要信息包括产权人，房屋坐落、房屋权证号，个人身份证，买卖协议，分户图章号等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。计算机的应用，保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要。

四、要建立房地产产权档案系统安全体系

房地产档案现代化的管理手段，将带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，这包括计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全。因此，要做好机房配置，健全防火防雷措施，制定详尽的责任制度、安全保密制度，完善权限的分级体系，设置网络防火墙，对传输的数据加密、解密；定期进行数据备份等。

五、调整知识结构，提高工作人员的素质

房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。因此，档案工作人员要相应地调整自身的知识结构，要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识。其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术知识等，以便相应地做好档案收集，管理和开发利用工作。调整档案管理队伍知识结构，必须从实际出发，根据需要和可能分步实施。要创造条件让工作人员在实践中学习，鼓励他们岗位成才。同时，通过在职培训的办法，使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识。有条件的，也应通过注入新鲜血液，调入相应的科技人员。总之，要立足于开发工作人员的智力，充分调动他们的主动性，能动性和创造性。房地产档案现代化管理是一项系统工程，需要一个长期而艰巨的过程，档案工作者要积极应对，不断探索，推动房地产档案事业的发展。

六、做好工程档案管理。

工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。

（1）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。

（2）工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。

（3）工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。