探究信息化背景下如何加强数字档案管理

施瑞璇

摘要：加强数字档案管理信息化管理背景下的探索，首先要明确信息化背景下加强数字档案管理的重要性，进而对数字档案管理模式的应用优势进行探讨。借鉴和加强数字档案管理信息化管理背景下的思考方法。在信息化管理模式背景下加强数字档案管理的研究，将信息技术应用优势充分应用于档案管理工作过程中，可以有效地实现数字档案管理工作的有效性和及时性。从而为档案管理工作的发展提供了强大的动力。

关键词：信息化；数字档案管理；存在问题；改进

引言

为了进一步完善数字档案管理系统，我们应该运用信息技术对目前数字档案管理模式进行有针对性的调整。同时，借助信息技术，实现“全数字化”档案管理系统的有效建设。数字档案模式的建立充分发挥了信息技术的多元性及多样性优势，数字档案管理覆盖面逐步增强。

1数字档案的特点

1.1便于存储

纸质档案在保存过程中需要占用大量空间，随着档案数量的逐渐增加，需要建立新的档案管理室。同时，档案文件对档案管理的环境要求也更加严格，例如，要确保档案管理室具有较好的通风条件，确保风干，避免潮湿，发霉的文件。对于一些按时间顺序排列的档案，在借用和处理文件的过程中，很容易被损坏，尤其是一些有价值的文件。一旦发生损害，将造成不可逆转的损失，档案的使用价值将受到影响。数字文件不需要考虑上述问题。首先数字文件被存储在计算机中，普通计算机的存储器大于200G，并且数字文件的数量甚至超过了标准化的文件管理室，这意味着数字文件的保存不需要占据太多空间。其次，数字文件可以复制和拷贝多次，文件数据以外部备份的形式分开保存。即使不可抗拒的影响因素（如设备突然中断，非法网络攻击等），也可以保证备份数据的安全性。

1.2资源共享

信息和资源共享是互联网最重要的应用功能。随着计算机和互联网的发展，数字档案管理继承了这一特点。人们在查询，借用和归还档案时，不需要记录室的前台服务人员，而是自己在各种服务器端设备上进行工作，大大提高了档案管理的效率。同时，人们可以在网络平台上共享这些公共档案，以确保档案的价值得到充分体现。利用互联网连接多个数字档案馆，也可以实现彼此之间的信息交流，一方面能够实现互补的优势，弥补单一数字档案信息的不足；另一方面，可以共享管理经验，这将对提高数字档案管理水平起到一定的作用。

2信息化背景下数字档案管理存在的问题

2.1技术方面存在的问题

档案管理的数字化基于互联网、存储系统和计算机技术。随着网络技术的发展，越来越多的问题越来越突出，主要体现在以下几个方面。首先数字文件并不严格。我们都知道存储在电脑上的文件很容易失真，丢失阅读和损坏。这些缺陷可能会导致资源信息被破坏，无法再使用。其次，数字档案管理的储存设施和经营环境受到不利因素的影响。发生此类事故时，存储在系统中的数据不会备份到硬盘中，数据完全丢失，文件信息的完整性和全面性无法得到保证。

2.2互联网给数字档案带来的不安全性

作为一个完全开放的环境，互联网本身存在一些不安全因素。近年来，由于网络黑客的攻击，商业信息披露或档案丢失的消息很普遍。如何在信息背景下确保数字档案的安全已成为档案管理人员在现阶段需要关注的问题。除了网络黑客的非法攻击，网络系统的不稳定，突然断电或人为操作不当外，还可能对数字文件的管理产生负面影响。

2.3法制方面存在的问题

尽管中国的一些法律已经提到数字档案管理的规章制度，但国家至今尚未建立完整的数字档案管理制度，不能对数字档案的所有权益提供法律保护。随着科学技术的飞速发展，国家和单位对档案管理的需求进一步加深。数字档案的权益得不到普通档案的规章制度的充分保护。这对档案管理的数字化发展有一定的阻碍。

3信息技术在数字档案管理中的改进

3.1提高数字档案信息的安全性

这些文件存储在不同的媒体中或存储在数据库中。因此，只要数字媒体连通，管理者就可以直接在系统中存储，查找，调用和管理，实现档案的数字化可视化，促进档案信息的一体化管理，从而达到方便存储的目的，分散数字文件的存储位置，确保数字档案的安全性。

由于许多档案管理系统缺乏档案信息的安全保密措施，黑客攻击使档案管理面临严重威胁。为了解决这些问题，档案管理机构除了存储数字信息的方法之外，还可以设计一个具有较强可靠性的安全协议，以防止黑客攻击和非法访问，并使用相关法律法规来保证数字信息的安全文件。

3.2建立完善的、安全的数字档案管理系统

文件安全性不足是当前数字档案管理应用过程中的主要缺陷之一，容易导致重要文件的丢失。多媒体技术在信息技术中对数字档案管理的综合应用，可以实现不同格式文件的分类和存储，有效提高档案管理的安全性。同时，多媒体技術的应用和数字档案管理过程可以有效结合，实现不同格式和类型数字文件的有效播放，增强数字文件的可视性，可以提高档案管理员收到的信息的全面性。因此，应用信息技术建立完善安全的数字档案管理系统是加强数字档案管理的重要手段之一。

3.3满足用户的多元化需求

用户的需求随着时代的变化而变化，对数据库功能的需求越来越多，如提高档案资源的利用率，提高档案资源的阅读速度，减少浪费档案资源，重视数字档案资源的分类整理，所有这些都需要数据库的功能。同时也要求更多的数据库开发人员提高其专业素质，不断完善数据库功能，建立专业化，专业化，系统化的信息数据库。档案工作者应具备相关专业知识，熟悉管理系统功能，了解档案管理和信息技术管理的综合知识，具有较好的综合分析能力，数据处理能力和良好的沟通交流能力。同时，有关部门可以通过后续教育，帮助管理者和用户加强对档案管理信息化管理的认识和落实，充分发挥信息技术作用，提高员工整体业务素质和道德水平，从而提升档案的管理水平和服务水平。

4结语

在信息技术背景下，加强对数字档案管理的研究，充分发挥信息技术在档案管理过程中的应用优势，能够有效提高档案管理部门的及时性和有效性，奠定稳定的基础，为我们企业的良好发展提供强大的发展动力。