论秘书实训基地对文秘专业学生办文能力的提升

杨慧+温瑜

内容摘要：文秘专业是现今文科类学生选择就业的一个职业方向，而在大学实际教学中，多以理论性教学为主，学生实训机会太少。文章从建立秘书实训基地必要性、秘书实训基地现状、建设校内外秘书实训基地的建议方面浅谈秘书实训基地对文秘专业学生办文能力的提升。

关键词：文秘专业 实训基地 办文能力

文秘专业就其根本性质来说，是人文社科类专业，实际教学也多以理论性知识教学为主。但与众不同的是，文秘专业在实操性方面对学生有着很高的要求。多数文秘专业学生在校仅靠着学校安排的实训期实际锻炼办文能力，而这些经验在工作后，对于工作要求的实际把控是远远不够的。多数用人单位反映，文秘专业学生办文水平不能很好的满足他们的需求，究其原因都是实际操练次数太少，学生办文经验不足。如何让学生在大学四年提升办文能力？为什么要建立秘书实训基地？秘书实训基地应该怎么建立？如何解决秘书实训基地发展过程中的问题？这些都应该是我们应该探讨的，接下来我们以常熟理工学院文秘专业为例，探究以上问题。

一.建立秘书实训基地的必要性

秘书学专业学生想要提高办文能力，不仅需要学习理论知识，还需要践行理论知识。秘书实训基地的建立能够增强學生的动手能力，使理论知识的运用落到实处。秘书实训基地的建立的必要性与多方因素有关，下列我们主要从秘书职业的特点所需、秘书人员的综合素养所需、市场需求三个方面来谈。

（一）秘书职业的特点所需

无论秘书人员的类别还是层次，秘书的职业特点都是大同小异的，秘书职业的特点要求秘书实训基地能有效建立。以下列出了秘书职业的一些共性。

1.人数众多。据不完全统计，直至2016年5月24日，全国持有秘书资格证书的人数在11万以上，而秘书从业者在百万以上。一个办公厅或者一个企业中，在职办事的领导可能只有一个，而辅助领导处理事务的秘书却不止一个。由此可以看出秘书的数量是远远大于领导的数量的。另外，秘书的职业设置是可以在各个行业领域的，范围之广也促进了秘书人数的增长。

2.位居中枢。秘书的工作重心始终是围绕着领导的工作的，有着上传下达的意味。领导在各个组织机构中是处于顶端的位置，那么靠近领导的特殊位置则是秘书，另外，正是因为秘书所处的位置特殊，所以使秘书更容易接触到、收集到领导与外界的联系信息。例如批转性公文、传真、信件等等，都是先由秘书收发登记处理的。从这层特殊的枢纽关系上可以看出秘书职业位居各个组织结构的中枢。

3.从属辅助。秘书职业是围绕、协助、从属于领导的一种职业。在上级的领导下，帮助上级领导完成工作任务，秘书人员就是处于助手的地位。譬如秘书帮助上司会见来访者，告诉其见面礼仪；秘书接听电话，对转接给领导的电话的甄选等等。当领导的工作不存在时，唇亡齿寒，秘书的工作也随之消失，秘书工作的内容与领导的工作基本上是一致的，这样一种依存关系决定了秘书是从属于领导的。

4.代言代理。秘书与领导的特殊关系使得秘书在一定情况下，可以被认为是领导的一个象征符号，即可行使领导授予的部分权力，不必事事请示。而且，现阶段的秘书工作门类复杂，工作性质更接近行政助理，虽然类似行政助理的工作有许多，领导交代给下级能行使的权力也有例子，但很明显，仅凭秘书人员与领导的亲密特殊关系，秘书人员“代言代理”的性质更强一些。

5.接近机密。秘书最易了解领导工作的范围及情况，能为领导的决策提供参考意见，加之秘书可能列席领导核心会议，领导签发的文件也要交秘书之手才能发出。这也就决定了秘书职业带有强烈的机密性。不管是机关、企业还是私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机密或者是个人的隐私。

6.服务性质。秘书职业是一种服务性职业，属于第三产业。它并非单向性的工作，需要与人沟通，要求学生要理论联系实际，多以实操性为主，因此想通过学习文秘专业从事秘书职业的学生，其职业技能的培养不是单一的，它需要通过实际实务操作获得经验的累积，仅靠课本理论知识的教学去提升学生的办文能力是不够的，得不到实际工作环境下的训练，学生的办文能力的提升只会效果见微。

（二）秘书人员的综合素养所需

秘书人员从业时，需要具备一定的专业知识、基础知识和相关知识，这些知识能够给秘书人员的工作带来便利，保证工作的顺利展开。这些部分知识仅凭理论知识的学习是难以累积到实战经验的。同时，秘书人员工作能力的锻炼也是需要实战的，例如表达能力、应变能力和交际能力等等。一个好的秘书不仅需要具备充足的知识和良好的能力，还需要拥有良好的思想作风和政治素养，这些都是需要在实践中去巩固和提高。

1.知识

（1）专业知识。专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，机密文件保管意识，办公室设备应用知识和礼仪知识等等。

（2）基础知识。一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。

（3）相关知识。秘书人员为了适应时代需要，必须了解与自己工作相关的知识。这类知识是秘书人员知识结构层次中较高的层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学等。在掌握这些知识之后，秘书人员的就业面会更宽广，从事秘书工作的领域也会更广阔些。

2.能力

（1）表达能力。包括口头、文字等表达能力。文字表达能力即要求秘书具有公文写作等能力，着不仅可以考察秘书的语言组织能力，还能反映其思维逻辑能力等等。这同样是需要加以锻炼和培养才能提高的。另外，秘书还应有一手好字，有一手好书法。不仅要会写文章，还应能说会道，口齿清晰，讲话简明扼要。

（2）交际能力。秘书因为工作需要和形形色色的人接触，所以为了做好本职工作，要善于和不同年龄、文化程度、个性的人交往，能时刻注意自己的礼仪，并且妥善处理人际交往中的复杂关系，对于矛盾冲突能很好的控制自己的情绪，善于待人接物。

（3）办事能力。能为领导服务，熟悉领导与自己的职权范围，熟知办事的程序流程，了解工作相关业务，能分得清轻重缓急并且能很好地完成领导明确的任务，在领导未作指示时，能提前为领导提供建议。

（4）应变能力。在面对突发事件时，能够沉着冷静，能很快适应环境、工作条件等的变化。遇事不慌乱，处理突发事件既能按原则，又能有一定的灵活性和机动性。

（5）操作能力。包括办公设备、通讯设备的使用和保管。凡是办公室内拥有的器械设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备不时之需。

（6）学习创新能力。包括鉴赏能力、学习能力等等。能触类旁通，举一反三，不木讷迂腐于现有陈规，敢于学习新知识，求得新突破。

3.素质

（1）政治素养。秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论，学习中国革命史，学习毛泽东思想和邓小平理论。通过这些学习，秘书人员才能真正认识到秘书工作是何等的重要。秘书的只有了解了党的基本法规，才能在法律范围内工作不犯法，不违法。能认真贯彻党的清廉作风，不搞腐败，这样才能树立良好的思想修养和工作作風。

（2）职业道德。职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。秘书的职业道德可以概括为“忠诚、保密”。秘书应做到“忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公”。

（3）心理素质。一个优秀的秘书不仅要有较高的政治素养和职业道德，还必须了解并善于调节自己的心理，经常保持心理平衡，了解并努力培养自己完美的性格。

（三）市场需求

不少高校反映安排秘书专业学生实训常常有阻力。随着时代的进步，秘书的工作要求也愈来愈高，普通秘书毕业生未经实际锻炼，办文能力水平尚浅，学校安排学生实训既有企业需求量零散的困扰，又有学生实训分散的困扰。以下从市场需求因素的两方面谈秘书实训基地建立的必要性。

1.学生实际工作水平难以满足用人单位要求。现如今的人才市场，用人单位抱怨找不到满足要求的秘书人才，而文秘专业的学生却在郁闷投递的简历石沉大海。究其原因，往往是文秘专业的办文能力不能够满足用人单位的要求，刚毕业的文秘专业学生的文笔显得学生气太浓，不能很快的适应工作环境。而文秘专业学生在校在读期间，多数学校会给学生安排一段时间的实训，而多数学校的实训周期多为两个星期。短短的周期，难以确切落实提升文秘专业学生的办文能力的目的，学生实训经验不足也就难以满足用人单位、人才市场的要求。

2.单位需求多为零散数量。文秘不像其他职业，一般用人单位接纳新人不可能一次性接纳十几个，根据常熟理工学院人文学院，院里负责安排学生实训的负责人的表示，有些时候会遇到可提供实训岗位的单位数太少的尴尬情况。所以就算有些学校能够给学生安排实训，也多以分散的形式安插在各个用人单位中，既不方便老师教学经验的总结，也不方便学生之间工作经验的交流。没有大规模的实训基地，提升文秘学生办文能力一说也就显得是“纸上谈兵”。

综上来看，秘书实训基地的建立是由多方面因素决定并要求的。秘书实训基地的建立不仅能为学校解决安排学生实训的工作困难，还能从各方面培养优秀的秘书人才。

二.秘书实训基地现状

秘书实训基地的建立能够推动文秘专业的建设与发展，推动文秘专业的教学制度的改革。秘书实训基地能提供给学生一个模拟的工作环境，提升学生的办文能力。

（一）校内秘书实训基地的现状

1.校方提供的资源方面。以常熟理工学院为例，与文秘专业相关的机构有：秘书社（院级学生社团）、专业相关实训室。另外，人文学院承办的某些大型会议，会选拔出文秘专业中优秀的学生作为会议协助。人文学院一众教师皆有与文秘专业相关的优秀理论成果。与其他学校相比，常熟理工学院在文秘专业学生培养方面取得了显著的成果，经验性总结和理论都已出现，但有待于进一步完善和深化。通过资料的查找显示，国内其他高校多数建有自己的秘书实训基地。例如，四川泸州职业技术学院人文系建立了速记速录实训室、文秘综合实训室、办公自动化实训室、礼仪实训室。而有的院校，并未有与秘书实训相关的机构等，从全国高校大局面来看，校内秘书实训基地建设体制尚不完善。

2.学生自身方面。校内实训期间，不少学生并没有很好的完成自我角色转换，没有把自己定位成一个“准秘书”，不积极参加、不报名学校提供的会议协助工作，从而导致校内实训随便应付，实训机会利用率低，实训效果不显著。

（二）校外秘书实训基地的现状

1.根据了解，全国高校不少学校各办公室、处室在给文秘专业学生进行实训期的工作安排时，多为校外用人单位主动联系，但不乏有的用人单位要求的学生数量只是一两个。并且，与校方长期合作，提供实训岗位的用人单位也是屈指可数。这就意味着，在校外的秘书实训基地呈现不稳定的岗位需求状态。

2.通过调查了解，学校安排给文秘专业学生的实训岗位多为企业单位，鲜少有党政机关事业单位。这对于有意向工作于党政机关事业单位的文秘专业学生缺少了锻炼的机会。校外实训基地范围过于狭窄，不能给文秘专业学生留有足够的选择余地。

3.校外实训基地呈现的水准参差不齐，有的用人单位的指导老师态度真诚，对学生负责耐心的指导，而有的指导老师则是不闻不问实习学生，导致实训的文秘专业的学生学习困难或就因此产生打退堂鼓的想法，不能得到有效的实训锻炼。

三.建设校内外秘书实训基地的建议

秘书实训基地的建立有利于提高文秘专业学生办文能力，让学生在真正走上工作岗位之前积累相关实战经验。而真正完成校内与校外实训基地的建立对于一个没有实训基地基础的学校来说，过程还是漫长的。如何更好的建立校内外秘书实训基地，笔者有以下几点建议。

（一）学校方面利用学校自身条件

1.分派文秘专业学生去校档案室，校办公室协助老师们的日常工作，直接快速的接触到办公室、档案室等办文的工作。另外可以采取校内上岗的形式，给一部分学生提供实习机会，帮助学生在工作中认清自己的职业角色，提前实际接触到办文办会等一些秘书日常性事务工作。

2.学校可以帮助学生创立校园秘书公司，健全一个公司的机制。建立实训模拟办公室，让学生拥有自己的办公区域，学校可以购买打印机、复印机、传真机等一系列办公用品，让学生能经常接触到、运用到相关办公物品，并且通过老师课堂上的理论指导，可在自己的办公区域完成办文工作。并且针对不同的商业合作伙伴，学生讨论出自己的方案，以承包会议的形式锻炼学生的办文能力。

3.学校承办大小会议时，可选拔一部分文秘专业中专业素质较为优秀的学生协助会议的進行，并锻炼办文能力。通过实际工作中老师的指导，改正学生工作中的不足之处，优秀的工作例子可以给教师提供专业课程素材，以范例的形式教给更多的文秘学生，这样秘书实训基地的软件设施条件也能具备，教师和学生都能就此积累经验。

（二）文秘专业学生自我认识要明确

1.学生应该积极争取学校提供的实习岗位，摆正心态，明确自己的职业角色，务实的锻炼办文能力。

2.利用大学生创业项目或者创业园，团队创建实体公司，努力提高自身专业能力，增强职业技能。

3.通过参加各式各样与秘书职业相关的比赛，例如“礼仪比赛”、“硬笔书法比赛”和“演讲比赛”等等，来激发自己对秘书职业的兴趣，自觉提高自我的思维能力、表达能力等等。

（三）学校通过与校外单位进行合作

1.文秘专业不可能像其他专业一样进行成批的在同一家单位实习，校外单位容纳量有限，那么学校可以利用校友资源，吸引一部分单位或者个人进行捐赠的形式，在校建立秘书实训基地。

2.与校外合作单位应该建立长期合作关系，确保去实习的每一位学生都能保质保量的完成单位交付的任务，确定双方的权利与义务。这样，不仅能给在校生提供就业渠道，合作单位的反馈也能给学校调整文秘专业的学生培养方案提供有效的信息。但这另一方面也就需要合作单位充分能发挥学生的专业作用，严格监督指导实习学生。这样才能保证合作双方都能高效率的完成各自要完成的工作。

四.结语

全国高校文秘专业的培养都有所欠缺，秘书实训基地的建立程度也参差不齐。文秘专业学生提高办文能力，不仅需要理论知识的教学，还应有仿真工作环境的提供。秘书实训基地的建立一方面能给文秘专业学生提供不仅是软件设施还有硬件设施，能让每位学生在真正走上工作岗位之前积累工作经验，避免在工作后错误频出；在另一方面还能能学校有效的信息反馈，为以后培养文秘人才积累下经验。

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基金项目：常熟理工学院大学生创新创业训练计划项目（2016203）。

（作者介绍：杨慧，常熟理工学院人文学院学生；温瑜，常熟理工学院人文学院副教授，文学博士，主要研究方向为应用写作）