信息化档案安全的影响因素探析

冯丹+张杨

摘 要：随着信息化技术的发展，信息化产品充斥在我们的生活中，信息化技术也被广泛的应用到各个领域，有效提高了各个领域的工作效率。而档案的管理也被信息化技术所冲击，开始信息化管理，档案信息化在国内是近几年兴起的，主要是以计算机为载体，以数字化的形式记录，不同于传统的档案管理的特征。在当今，档案信息化已被普遍应用，提供便利的同时，伴随着便是信息化档案的安全问题。由于信息化档案应用广泛，但应用时间不长，所以出现了系列问题，本文就这一现象，浅谈影响信息化档案安全的几点因素，并提出解决对策。

关键词：信息化档案；安全；影响因素；对策

一、信息化档案概述

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，应用现在的信息技术来管理档案，对档案信息内容进行信息化处理、管理和为大众提供便捷服务，档案信息化推动了档案管理的现代化进程[1]。又可以理解为，档案信息化是将档案纸质管理模式转变为档案信息化管理的过程。这个过程是需要长期发展的，在这个发展过程中，要不断地使用现代信息技术来装备信息化档案管理机构，从而极快地提高信息化档案管理的水平，保证信息化档案的安全。

二、影响信息化档案安全的因素

（一）管理制度的影响

我国大力推进社会信息化，是为了实现我国的现代化建设。档案信息化建设是国家信息化建設的一个重要组成部分。我国传统的档案管理主要是纸质的档案，运输、编号、储存、记录等都是需要人工来完成的[2]。由于信息化的冲击，我国近几年开始普遍使用信息化档案的管理模式。但是受到多年传统的管理模式的影响，虽然管理方式变了，但是思想却是难以转变。在利用信息化管理档案后，没有及时的制定档案管理制度，档案管理流程不科学、不合理，甚至可以说是混乱的，而且也缺乏对网络方面的安全措施。

1.制度不完善

档案管理需要一套完善的管理制度来保证档案的安全，但是在我国不是所有的档案机构都有这样的条件，有些档案机构制度不完善，人员的工作素质低下，在档案信息化时，请用外来人员帮忙，这样容易加大对档案安全方面的危害。

2.制度不落实

有些档案机构会制定管理制度，但是实施上却有许多问题。开会时会多次强调，但是在工作中又没有严格的要求和检查，将制度流于表面，而没有执行，这种情况造成的后果，对信息化档案的安全并没有作用，解决不了实际问题。

（二）载体和管理系统的影响

信息化档案主要是存储在光介质和磁性介质上，这些介质是不稳定的，很容易受到环境的影响而导致介质上存储内容的丢失[3]。目前，我国的各个机构信息化档案管理的管理系统都是不同的，没有做到统一。而不同的档案管理系统之间存在着兼容性的情况。不同的系统之间无法读取信息，而且在系统升级后，原文件也是无法读取的，这就为使用信息化档案时增加了阻碍。计算机为信息化档案的载体，所以很容易会对原始档案的内容进行篡改和删除，而且随着信息化档案越来越多，如果不能及时备份，会对信息化档案的安全造成危险。

（三）档案管理系统自身存在安全漏洞

当今在网络市场上有五花八门的系统，不管每一种网络有什么用途，有什么特色，不可避免的就是它存在漏洞，就像世上没有完美的事物。当然管理信息化档案的系统也是存在漏洞的，信息化档案的安全在这个方面是没法避免的，这种情况主要造成以下三种后果。

1.软件的安全漏洞

因为每一种系统或者软件的设计都存在漏洞，而且有些系统或软件在设计时专门设置了后门，比如说现在人们常常使用的苹果手机，现在时有报道因为后门的缘故而造成的信息泄露事件，这种情况对信息化档案的安全本身就是威胁。有些计算机高级人才可以通过这些漏洞、后门对信息化档案进行修改、删除，甚至使整个系统瘫痪。

2.网络通信协议的安全漏洞

每一种软件在安装时，都是需要通过网络通信协议的。但是网络通信协议却本身就存在安全漏洞，这就加剧了对信息化档案安全的威胁。

3.网络病毒

各种网络病毒在网络上肆意而为，这种情况不是一时就可以解决的。信息化档案的方便之处便是可以在网络上查询，也有的可以下载保存利用，但是这种方便也为网络病毒的传播提供了捷径。有些信息化档案系统的防毒措施并不完善，所以网络病毒很容易就可以进行传播，将对信息化档案的安全造成很大的威胁。

（四）人为因素

人是信息化的推动力，所以人也是影响信息化档案安全的重要因素。下面将通过四个方面来叙述人为因素的影响。

1.思想方面

档案信息化在我国实行的时间不长，对于信息化档案的安全意识薄弱，档案管理员还在沿用传统的档案管理模式，认为档案信息输入到电脑中，信息就是安全的。档案管理的工作是单调乏味的，收入也是不理想的，所以造成工作人员对档案管理工作的兴致不高，责任心不强的情况。

2.技术方面

档案信息化后，档案管理人员就需要掌握网络知识，但是我国档案管理员并没有学习足够的专业知识。在信息化档案管理保密方面的知识有所欠缺，档案管理员没有足够的知识去维护信息化档案在网络上的安全。也因为档案管理员对网络的不熟悉，时常造成档案的删除和更改，甚至因为操作不当造成电脑死机等情况。

3.故意篡改或破坏

有些带有敌意的计算机高级人才或团队会故意的去破坏信息化档案，对国家造成损失和使人们混乱，趁这种情况而得到自己的利益。也有另外一种可能，就是对档案的篡改。传统的纸质档案会有有关部门的盖章和有关人员的签字，这是不容易篡改的，但是信息化的档案是有可能通过超高技术进行篡改的，这种行为就丧失了档案的真实性以及合法性。

（五）法律法规方面

随着科技的快速发展，技术的日新月异，为人们的生活带来很大的便利，但是随之缺陷也出现了，比如隐私的泄露问题，这种情况每天都有发生，我国也随之颁布了一系列的法律法规来规范信息档案管理工作和网络安全问题，但是对其后果并没有明确的规定，而且不管是公司还是其他有关部门的规章制度也是不完善，存在缺陷的，这种情况就造成了出事后，有关部门的相互推脱，不愿意去处理。因为这些问题，有些部门更加愿意使用传统的纸质的档案管理，但是这种管理方式，责任更加的涣散，出现问题找不到责任人。这些现象的发生的根本原因就是没有完善的制度，如果有了完善的制度系统，那么很多问题就不会发生，而且对信息化档案的发展有积极的促进作用。

三、加强信息化档案安全的对策

（一）完善档案的管理制度

要解决信息化档案的安全问题，首要工作就是完善档案的管理制度。管理制度中一定要明確每个人员的工作职责，并且说明他所在岗位的重要性，这样工作人员才会加强对工作的责任意识。档案机构中的所有档案信息一定要进行及时的备份，确保在特殊情况下，档案的安全性，不至于丢失。要对档案的使用情况做出具体解释，什么情况下才可以使用档案，使用者在使用时要在什么情况下。这些措施都可以有效的保护档案的安全。

（二）提高信息技术

因为系统本身存在漏洞，这是不可避免的，但是科技人员可以通过对信息技术的研究，提高技术的应用，做到虽然有漏洞的存在，但是破坏者的技术却达不到破坏的水平。因为在科技领域，信息技术的更新太快，所以我们的技术人员必须紧跟科技的步伐，来维护我们国家的信息安全。一方面，要加强对互联网的监管，将这种危害扼杀在摇篮里。另一方面，编写优良的信息化档案管理系统，区分种类、时间等各种档案的存储，保证信息化档案的多样化，提供安全的层次。

（三）培训档案管理人员

随着科技的进步，档案信息化得到普及。档案管理人员是维护档案安全的执行者，所以档案管理人员必须拥有保护档案安全的意识和能力。

1.培养安全意识

对档案管理人员进行定期培训，培养档案管理人员的安全意识，明白档案安全的重要性。安全意识的觉醒，是保护档案安全前进的一大步。

2.对工作人员的技术培训

档案信息的普及，对档案管理人员的要求也相应的提高。档案管理人员不仅对档案涉及的相关事项要培训，而且对档案管理人员的计算机水平也有要求。信息化档案对网络的依赖性很强，网络是具有不稳定性的，比如网络系统的维护和病毒的侵袭等。现在人们对网络的知识了解不透彻，以为有了一些杀毒软件，档案就是安全的，但这些却远远是不够的，档案管理人员必须具备有基础的网络维护知识，在出现紧急情况时，有一定的应付能力。

（四）制定法律法规

国家现在对信息化档案的安全问题不够重视，所没有具体的制定出法律法规，出现问题没有参照的法律依据，问题得不到及时解决。国家应该对这个问题重视起来，明白档案信息安全的重要性，对国家的稳定意味着什么。所以信息化档案的安全问题，也需要国家的支持。只要国家制度出完善的、合理的法律法规，出现问题有解决的依据，这种问题才会得到有效的解决。

四、结束语

档案信息化的广泛应用，人们开始体会到其带来的好处。财力人力都得到了节省，为人们调取档案提供了便捷，发展了档案管理整个行业，提高了企业的经济收入，但是在提供好处外，它也表现出了它的缺点，档案信息化随着它的便捷也相对的降低了它的安全性。随着科技的进步，黑客的网络技术也在快速进步，甚至超越了科技人员的技术，所以信息化档案的安全性是一个大问题。上文是对现在信息化档案的一些浅见，提出了认为影响信息化档案安全的一些方面，也相应的提出了一些针对问题的解决对策。想要更加安全的、广泛的发展档案信息化，我们只有公共努力，提升科技水平，来保证信息化档案的安全。

参考文献：

[1]车艳红.电子档案安全的影响因素及策略探析[J].兰台世界，2013（z1）：137.

[2]刘昕.关于目前影响我国信息化档案安全的几个因素[J].中国科技投资，2016（21）：172.

[3]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010（9）：225-226.