行政办公室档案管理规范化的对策分析

2017-08-01 07:28王敬文
科学与财富 2017年14期
关键词:对策

王敬文

摘 要:结合实际,重点探讨了行政办公室档案管理规范化的对策。

关键词:行政办公室;档案管理规范化;对策

1 前言

自改革开放以来,我党立足于全心全意为人民服务,并加大了服务型政府建设,对行政各项工作进行了调整和优化。办公室作为行政工作的基本部门,主要负责档案管理、信息上传下达等工作,工作内容较多,且占据十分重要的地位。但是当前档案管理工作由于各部门之间缺少沟通和交流,出现了各自为政的现象,无法将资料有机整合到一起,在一定程度上增加了档案工作开展难度,且效率较低,缺乏规范性,不利于行政办公室各项工作的开展。因此加强对办公室档案管理规范化对策的研究具有积极的借鉴意义,能够帮助我们正视该项工作的同时,还能够注重细节工作,提高管理规范化水平。

2 档案管理概念

所谓档案管理,主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看,档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作,在整个管理过程中,它不生产物质财富,主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作,渗透至社会管理系统中的各个环节,为社会实践工作提供服务和支持,这也是区别于其他工作的主要特点。目前,我国档案管理工作尚处于发展阶段,整体管理水平还有待提升,需要我们给予更多的关注,并加大研究力度,从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。

3 档案管理规范化的重要意义

加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作,特别是在信息时代下,檔案中蕴含着的大量资料信息,也是以往工作的总结,能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说,规范化管理的意义表现在以下几个方面:

第一,顺应时代发展趋势。新经济环境下,市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为,才是持续、稳定发展的基本规律,只有顺应时代发展,反思自身存在的不足,不断革新自身理念、处事方式,才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分,记载着行政工作的过往,具有较强的参考意义,落实好该项工作,是行政工作顺应时代的具体表现。

第二,提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容,具体来说,就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档,并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题,采取针对性措施,加以调整和优化,不断提高行政服务质量。同时,档案管理作为行政文化建设的基本内容,对于树立良好政府形象具有积极地推进作用,最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用,对职工进行绩效考核,实现对职工的全面、具体化管理,从而真正意义上落实行政现代化管理目标。

第三,有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程,档案管理作为其中的一部分,通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理,能够总结其中的经验。

4 提高规范化水平的措施

现阶段,规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求,其不仅体现在制度、管理等方面,还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验,建议该项工作可以从下列方面人手:

4.1 重视规划管理,完善管理制度

目前,我国正处于市场经济转型阶段,人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求,而作为影响质量的主要因素,档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重,只有真正落实了规划化管理目标,才能够为档案管理工作提供保障。具体来说,行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者,要从自身人手,树立新型管理理念,重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥,并经常过问该项工作实施现状,适当增加人力、资金等方面的投入,为该项工作的有序开展保驾护航。

制度具有根本、长期等特点,是档案规范化管理的关键。因此在档案规划管理工作中,我们要充分利用制度手段,约束和限制不规范行为。在实践中,要立足于部门发展新目标、新形势,将制度完善工作列入到重点工作列表当中,对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善,及时取消不合理内容,并在此基础上提出相应的内容,形成系统化制度体系。

4.2 强化管理体系,保证信息真实性

笔者认为针对档案规范化管理工作,我们在开展工作中,应进一步完善档案管理体系,实现对档案工作的统一管理,形成合力,重视对该项工作的协同体系建设,将各个部门整合到一起,共同构建联席会议制度,将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程,特别是要重视人员能力建设。21世纪,知识更新速度远远超过我们的想象,只有掌握新知识、新技术,才能够更好地担任这份工作,继而实现对档案资源的深度挖掘,提高信息资源利用价值。值得注意的是,不同于其他信息,档案信息资源具有保密性特点,需要我们对管理人员进行保密知识教育,保证管理人员的综合素质能够与时代发展趋势相契合。新时期下的档案管理人员要转变工作风格,由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系,能够在第一实践收集各类资料信息,做到认真检查和核实,科学归档并保存,从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代,如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程,且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状,扩大档案资料收集范围,无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分,促使档案规范化工作能够改进行政工作,从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。

4.3 构建网络体系,规范档案利用

现阶段,信息技术与我国行政工作的深度结合,电子政务应运而生。在此基础上,行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前,笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统,为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下,档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进,积极引进先进信息处理技术,邀请专业技术人员,结合服务中心的工作特点,构建针对性的网络服务体系,提高档案管理规范化水平,促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行,从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程,我们要明确认识到培养技术人员的重要性,促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识,在系统出现问题时,能够及时解决问题,确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是,我们还需要与政府其他部门建立合作关系,构建网络化管理体系,实现信息共享及传达,以此来适应服务型政府发展需求。

档案管理工作的终极目标是发挥其保存及应用价值,为社会实践提供借鉴和参考。只有开发和利用档案的应用价值,才能够为行政工作水平的提升做出更多贡献。因此在行政服务中心内部,我们应在现有档案基础之上举办档案展览等活动,充分发挥档案资源的社会宣传功能,将静态的档案转变为动态的资源,以此来引导职工能够树立正确档案规范化理念。

5 结论

根据上文所述,随着社会不断进步和发展,档案管理的时代意义及社会效益越来越突出,然而当前档案管理工作不够规范,使得档案信息的利用价值大打折扣。本文在档案管理工作概念基础上,分析和研究了档案规范化管理工作对于服务中心的重要意义,从网络层面、档案资源利用等角度提出了相应的建议及对策。在此基础上我们也能够进一步明确档案管理工作的内涵,在日后工作中逐步重视该项工作,并构建立体化工作体系,从而促进我国行政事业的改革及发展。

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