做好新势下计生档案的几点意见

周建军

摘要：档案管理是卫生计生工作的重要组成部分。卫生计生档案不仅是卫生计生事业发展历程的全面记录、服务卫生计生业务的重要基础性工作，而且是涉及广大人民群众切身利益的极其重要的基础性民生档案。本文论述了新形势下做好计生档案工作的几点建议，提出存在的问题，并提出了相应对策。

关键词：计划档案；问题；对策；意见

如何高效运用人口和计划生育档案，提升人口和计划生育部门服务的效率和能力，发挥人口和计划生育档案资源在知识生产和社会生产中的作用，是当前需要认真研究的一个重要课题。计生档案是国家档案的一个重要组成部分，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节。

一、计生档案工作的重要意义

人口与计划生育是我国的一项基本国策，是我国全面建成小康社会、实现可持续发展的一个重要内容。人口与计划生育工作涉及到千家万户、子孙后代，做好人口与计划生育档案工作对于严格计划生育政策，建立和谐社会具有十分重要的意义。

计生档案可以说是计生部门的基础性工作。社会的进步离不开档案工作，档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。计生档案，是计生部门在进行各项职能活动时形成的全部档案的总和。档案工作就是负责管理档案专门业务，即在统一管理计生档案的原则上，建立专门档案制度，科学地管理这些档案，以便于利用。作为记述和反映计生工作活动的计生档案，既可以为单位领导者提供决策依据，又可以为档案利用者了解国家各项方针政策提供帮助，还能为制订计划，开展今后工作，处理问题提供可靠的参考材料。

在计生工作活动中，无论是全国性的人口普查、人口统计的数字调查、计生人员工资调整，还是行政执法工作的深入开展、基建工程的规划与实施、计划生育队伍的建设与整训、计划生育经费的管理、再生育人员调查、奖励扶助对象的奖金发放等都离不开档案，如果档案资料不齐全，不准确，就会影响以至延缓这些工作的正常开展。特别是领受新任务，制订新的工作计划，或遇到新问题，出现新情况，需要作出正确的决策时，档案的参考和借鉴作用更不可缺少。

二、计生档案存在的问题

1.重视档案工作的氛围不够浓厚。

部分基层单位领导没有把计生档案工作 真正抓在手上，口头讲得多，实际关心少，没有将档案工作列入年度考核体系，档案意识还没有在单位全体人员中真正树立起来。档案管理制度虽然挂在墙上，但细化、具体化不到位，缺乏可操作性。部分档案室库房达不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至还缺少存储、检索设备，与档案管理现代化、信息化的要求差距较大。

2.部分单位档案管理不够规范。

一是档案信息收集不规范，没有树立全员抓档案的意识，导致有的负责人将各种会议文件、资料滞留在自己手中，不及时向档案部门移交归档，极易造成归档不全现象。二是档案整理不规范，在立卷过程中出现卷内目录与实际文件不符，偶尔会发生卷内资料重复、漏失现象等，有的没有按最新的规范要求进行装订立卷，存在格式欠规范现象 。 三是档案利用不规范。没有形成规范的借档、还档制度，制约了档案的利用，大大影响了档案工作在促进基层工作开展、服务人民群众作用的发挥。

3.档案队伍建设不够有力。

不少基层卫生计生档案人员是兼职，外出参加档案专业培训的机会较少，档案专业知识和专业技能提升较慢。

三、做好计生档案工作的对策

（一）进一步加强对人口计生档案工作的领导

计生部门的领导要更新观念，充分认识人口计生档案在人口与计划生育工作中的重要作用，把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，纳入主要议事日程，给予必要的投人，解决所需经费，为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，认真做好人口计生档案管理工作。

（二）实行档案规范化、信息化管理，提高人口计生档案管理基础工作水平

要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。要加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程。

（三）提高档案管理人员素质，提升档案管理水平

信息时代档案工作的特点要求档案人员既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力，为进一步做好人口计生档案工作打下良好的基础。

（四）加强档案信息化建设

在信息技术飞速发展的今天，档案部门一定要主动适应新形势，充分用好现代化的信息手段助推档案工作。各级卫生计生档案室要配备高标准的电脑、A4 高速扫描仪、A3平板扫描仪、数码相机等必需的档案信息化设备，有条件的单位，档案管理系统可配备专用服务器，也可由专业的网络中心托管和安全维护。各级卫生计生单位要以电子病历信息化、育龄妇女信息库、OA 办公等电子公文处理系统全面使用为契机，加快卫生计生档案信息资源的开发利用，确保卫生计生档案信息化建設与卫生计生机关信息化建设同步发展。

总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步，才会达到理想的效果。

参考文献：

[1]王晓萍.做好新形势下人口计生档案工作的几点意见.[J] 办公室业务·档案学研究.2013（05）.

[2]张成方.新形势下做好卫生计生档案工作的几点思考——以江苏省丰县为例.[J]理论与思考.2017（02）.

[3]侯晓梅.关于加强高校人口与计划生育档案管理的思考.[J]兰台世界.2008（02）.

[4] 张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界， 2006（ 12）.

[5] 李辉浏阳市农村人口与计划生育工作研究[D]大连理工大学，2009.endprint