关于学校档案管理工作质量提升的研究

夏杨

摘 要：档案管理是各级学校行政管理中不可或缺的重要内容，随着信息化改革的不断深入，提高对档案管理中的信息的使用程度成为学校数据利用能力和服务能力提升的重要手段。对此笔者结合自身的工作经验，对学校档案管理中存在的问题进行了简要的分析，提出了学校档案管理工作质量提升的几点建议，希望通过本文的抛砖引玉，带动学校档案管理工作效率和质量的进一步提高。

关键词：档案管理；质量提升；信息化

档案管理是一项基础性的重要管理项目，关系到所在学校的各项基本信息的留存和使用。近年来随着我国教育改革的不断发展，各级学校的数量和在校师生的人数在不断增加，学生和教师的数量日益提升，在这个大的背景下，学校档案管理准确性和档案的综合利用效率成为当前阶段档案管理改革所研究的新课题。

1 学校档案管理工作的重要意义

1.1 记录学校历史

当前阶段学校档案管理最终要的作用在于建立和完善学校的综合信息基础。档案管理是对学校发展过程中的各个阶段的有价值的信息的记录与留存，是学校发展的缩影，也是学校管理的重要组成。档案中的信息不仅包括学校教师、学生和管理工作人员的基本信息、工作学习状况和成绩，还包括学校历史沿革和学校举办并参与的各项活动以及所取得的奖项，对学校的发展有着重要的推动作用。

1.2 为师生和政府组织提供服务

档案管理的重点在于信息的记录和保存，档案管理的目的在于提高历史信息的利用效率。学校档案管理有其特殊的一面，不仅能够完善的记录师生以及管理人员在各个阶段的基本信息，还能对师生以及政府组织提供力所能及的帮助。比如在实际工作中，可以利用学校档案，为社会和各用工单位提供毕业生原始的学籍信息和学历证明，为教职工的职称评定、各类评先评优、退休教师住房货币补贴等提供最具可靠性的第一手资料证明，有效的起到服务教职工的作用。

1.3 为信息化改革打下数据基础

当前学校改革的重要方向是办公的信息化和网络化，档案管理可以为其提供基础性数据，因此档案管理的准确性和真实性就成为学校信息化改革的关键因素之一。信息化建设需要建立完善并且真实的数据库，对学校各方面的信息进行覆盖和整合。但是人员的流动性使得学校信息化完善前期的各方面数据难以有效的统计，必须借助档案管理的数据来补充和完善，可见档案管理是学校的信息化建设的重要奠基。

2 现阶段学校档案管理存在的问题

2.1 学校档案管理重视程度有待提高

当前，档案管理的工作效率和工作质量与管理者的重视程度有着重要的关系。但是很多学校对于档案管理的重视程度不够，首先体现在对档案管理严肃性认识上，缺少对于档案管理法律法规的学习和研究，对于档案信息的真实性核实程度明显不够；其次对于档案管理成果的检查频率较低，在日常工作中对于档案管理的认识大多局限在将资料装订成册、分类整理、录入电脑等基础性工作上，缺少长远的档案管理和利用规划。

2.2 现代化档案管理设备投入不够，管理效率较低

在档案的现代化管理过程中，档案的信息化保存成为档案管理的发展趋势。但是在档案信息的巨大需求面前，用于档案管理的现代化管理设备相对不足。包括档案原件扫描仪、档案管理服务器、档案自动装订仪等方便档案整理、装订分类查询的现代化仪器并没有全部就位，大部分管理设备老旧，工作效率较低，难以完成信息的现代化储存要求。

2.3 學校档案管理人员信息化业务培训开展较少

当前学校档案管理需要与信息化建设相对接，因此档案管理工作人员需要定期进行当管理的培训。同时，档案管理工作又是一项旨在服务教师和学生的工作，必须对档案的整理技巧进行定期的改进和针对性的革新。但是在当前的工作中，对于档案管理工作技术的专项培训工作开展较少，档案管理工作长期延续以往的固定套路，工作中缺少创新的必要条件。在档案信息需求日益增加的今天，传统的档案管理方式在工作效率上稍显落后。对此，学校档案管理人员需要进行针对性的培训和学习，提高自身的业务素质，提升档案管理的工作质量。

3 提升学校档案管理质量的具体措施

3.1 制定有效奖惩机制，调动工作积极性

制度是组织高效运转的重要保证，档案管理工作也不例外。提升学校档案管理工作人员工作质量和工作积极性的重要方式就是建立一套行之有效的奖惩机制。长期以来，档案管理工作被认为是学校管理中较为“枯燥”的一部分，并且其工作的成果难以深入检验，所以对于档案管理工作人员只能从工作时间、完成档案整理数量、档案整理进度等角度进行绩效考核。对此，学校的管理层应当从档案管理的有效应用角度建立档案管理人员的奖惩机制，每学期前制定档案整理的整体任务计划书，对档案整理的工作内容、进度目标、整理方式以及日常工作任务进行系统的规划，并根据同行业的完成进度制定奖励和惩罚标准以及具体的奖励方式，定期抽查档案整理质量果。让档案整理人员能够根据进度目标调整工作状态，消除“当一天和尚撞一天钟”的消极心态。并且根据档案整理工作的具体数量和人员配置设立奖励，关心档案人员的身体、生活状况，改善工作环境，畅通职称、职务晋升渠道，调动工作积极性。

3.2 提高档案整理要求，实现档案管理规范化

为了实现档案管理规范化，必须严格规范学校档案管理的相关流程，根据流程和标准整理学校的档案资料。在学校的档案管理中，并不是所有的资料都需要备份存档。因此，档案管理的前提就是细分学校档案资料留存的标准，并分发到各个科室及管理部门。档案提交前在一线进行初步的规整，实现档案资料的初级分类。在档案资料提交上来之后，再根据详细的档案装订技术规范和流程装订、装盒。档案装订和保管主要分为两部分，分别是档案的装订技术要求和管理的制度要求。前者包括档案的修整、装订、上架；后者包括档案管理基本信息的标准，包括保存年限、档案目录、档案性质（全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题））等。通过修整，将不全的档案资料按照固定格式退回重整，合格的档案按照编号整理上架入册。实现对于归档档案的标准化、规范化管理，减少档案中的缺失漏项，提高档案管理的整体质量。

3.3 完善电子化档案管理，实现档案管理与信息管理一体化

档案管理信息化就是通过编写计算机软件，完善信息数据库，借助扫描等方式，将纸质版信息转换成数字格式，实现档案信息之间的联网。在笔者的实际工作中发现，现在的档案管理已经实现了档案的半电子化，即通过主要信息检索，纸质信息查档。在师生需要档案信息帮助的时候可以迅速定位，快速找到纸质版档案原件。但是这并不能够满足未来信息档案的服务需求。对此笔者建议加大投入，加快办公设备现代化、自动化进程，推进整理进度，尽快完成以往存档信息的电子化转换，最终实现所有档案资料的电子化存档。可以在电脑上找到扫描件原件，进一步加快档案的搜寻速度和精度，并为远距离师生的档案资料需求提供可靠地电子版资料，实现档案管理与信息管理一体化改革。

4 结束语

总而言之，档案管理的信息化是一项艰巨的任务，档案作用的提升也成为学校未来建设的必然趋势。将浩如烟海的档案信息准确的进行电子化转换，是每一个档案管理者所需要研究的重要课题。相信随着电子信息技术的不断进步，以及档案管理者工作素质的不断提升，学校的档案管理工作质量必将会迈上一个新的台阶。

参考文献

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