浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

刘志勇

摘 要：对于办公室档案管理来讲，一定要坚持档案管理的完整性以及科学性原则，结合办公室档案管理的实际工作不断完善以及创新，保证办公室档案管理质量基础上，能够真正实现档案管理的价值。档案管理一直是办公室管理中非常重要的内容，需要制定专门的档案管理制度作为管理基础，同时还需要完善办公室档案管理中存在的不足，保证办公室档案管理的安全，制定更加适合办公室管理的方式进行办公室档案管理。

关键词：办公室；档案文书管理；提升

在时代发展背景下，办公室管理工作也实现了全面创新。其中，档案管理是办公室管理工作中的重点，同样需要与时俱进，使其查询与检索的功能得以充分发挥，有效地实现办公室工作人员工作效率的全面提升。对于办公室档案管理工作而言，本质上就是对资料数据的有效收集，进而全面整理并保存。由此可见，档案管理对于办公室工作的开展具有积极参考与借鉴性作用。

1 单位文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理的重点是收集和保存

事业单位在正常运营的情况下，会产生很多关于单位人事关系、组织运营过程中资金花费以及文件报告等方面的文书档案，这些档案是一个事业单位的核心内容，而文书档案管理工作就是把这些内容记录到档案文件里面，然后进行分类保存工作，这是文书档案管理的重点内容。对于所记录的资料档案要求必须全面科学，以便于以后有需要时进行查阅。

1.2 单位的文书档案管理主要是文书工作

总体来说，单位的文书工作就是指收集档案、记录档案、归类整理档案和保存档案等一系列过程，在文书工作的基础上进一步完善和发展。档案主要是来源于文书部门工作中收集和整理的事业单位运营资料，文书档案管理就是将文书部门提供的资料进行归档整理，文书工作是主要内容。

2 办公室文档管理所存在的相关问题

2.1 档案管理内容缺乏创新性

现今社会，很多单位从根本上没有重视档案文书管理，因为平时工作比较繁忙，所以很多单位的领导还是以传统的管理方式进行档案文书管理。相关负责人员缺乏专业管理创新常识，没有档案管理和保护意识，这种情况下造成行政单位对于档案文书利用率不高的情况发生。

2.2 档案管理方式落后

很多单位对于档案管理的监管制度落后，多数的档案管理人员都是兼职，缺乏对档案文书管理的责任心，行政单位对于这块工作的投入不大，管理资金有限，无法更好的整理和开发档案文书。

2.3 不重视档案文书管理工作

很多单位没有专门深入开发档案管理，所以没有意识到文书管理的重要作用，档案文书管理工作又是一个需要细致、耐心、时间的工作，而且不易出成绩，所以很多员工对这种工作的积极性不高。单位领导对档案管理不重视，所以也没有对负责员工进行专业的档案管理培训，员工也因为领导不重视档案工作而不积极工作，即使努力工作，也得不到领导重视和肯定，待遇也没有其他岗位好，所以很多员工常常疏于管理档案文书。

3 办公室档案管理工作效率的提升做法

3.1 积极转变档案管理观念

首先，单位领导人应当给予档案管理工作高度重视，强化单位档案综合管理工作，特别是在工作谋划与实施的部署方面，应当重视档案管理工作的开展。其次，针对档案管理工作人员，应当积极开展业务考核工作。另外，对奖惩制度进行不断完善，对管理工作人员的工作予以重视，更好地为其工作提供便利。在此基础上，还能够严格监督管理工作人员工作，通过给予压力来转变思想观念。而管理工作人员本身也同样需要强化对于档案工作的重视程度，这样一来，就能够有效地提升工作效率。

3.2 与信息网络技术有机结合

在现代化信息技术发展并广泛应用的背景下，档案管理工作呈现出系统化与网络化的发展趋势，一定程度上促进了档案内部管理的开展。其中，在办公室自动化推进之下，档案收集的过程也呈现出明显的自动化特点，能够实现自动化地获取与识别，档案保存也与时俱进，实现了自动化。因此，使得档案管理工作人员的工作量得以降低，实现了档案管理工作效率的全面提升。另外，当前管理规范始终未摒弃纸质档案，所以，现阶段是电子档案与纸质档案并存管理阶段。而在信息技术的安全程度不断提高的背景下，电子档案管理也必将成为档案管理的重点发展方向。除此之外，应当对信息网络技术予以灵活地运用，更好地运用档案，构建档案网络管理的使用系统，将分层级授权查询作为重点，以保证电子档案分享与集散功能的全面发挥。

3.3 做好文书工作与档案管理工作的衔接

文书工作是单位的档案管理工作的基础和前提，必须将这两项工作紧密结合，才能有效地完成文书档案管理工作。可以通过制定一些规范要求，一方面认真负责完成文书工作和档案管理，绝不能忽略细节问题。另一方面，对于档案文件的格式、文件的归类以及文件的整理等工作也有一定的标准和要求，避免出现一些杂乱问题。通过这些相关方面的规范要求，能够更好地把文书工作和单位的档案管理工作紧密地联系在一起，充分发挥其作用。

3.4 引进专业技术人才，做好培训工作

引进专业的技术人才能够更好地完成文书档案管理工作，这也是目前形势发展的要求，否则，则会出现一系列档案问题。在引进专业文书档案管理人员的同时，培训工作也是必不可少的。一方面通过考核制度可以从中挑选出具备充分专业知识的优秀技术人员，另一方面也对这些人员进行高素质培养，从整体上有效加强文书档案管理。而且，对于这些技术人员在规范要求方面也必须严格监督，在进行资料管理工作时严格按照正规的步骤来管理。

3.5 强化办公室档案管理制度

加强办公室档案管理制度是保证档案管理的又一项重要措施，因为很多办公室档案管理中，不管是档案文件形式还是档案内容都不能确保全部齐全，一定会存在一定的缺陷，特别是很多办公室档案管理时间不长，对于档案管理意识不强，管理手段等比较落后，认为档案管理只是简单将资料进行统计，保管好即可，在这种管理理念以及管理制度的影响下，导致办公室档案管理存在很多问题。针对办公室档案管理中存在的问题展开相关的分析，从中得出改善办公室档案管理意识以及管理手段的基础上，还需要针对档案管理制度进行强化，明确档案管理制度，加强对办公室档案的管理力度，提高办公室档案管理效率。在强化办公室档案管理制度期间，首先需要重视办公室档案管理人员的管理意见，积极听取相关管理意见以及实际管理中的问题，强化相关规章制度管理期间，发挥众人的力量。俗话讲得好“众人拾柴火焰高”，只有档案的实际管理人员提出相关管理意见，才能更好档案管理制度能够真正对档案管理起到作用。其次需要从实际办公室档案管理工作中进行不断探索以及完善，不断分析档案管理制度中存在的不足，及时针对其中的不足做出积极改善，保证相关规定制度强化基础上，更好地促进办公室档案管理。

4 结束语

随着社会信息化进程的不断加快，乡镇（办事处）档案文书管理工作就显得尤为重要。此种情况下，单位领导及管理层高度重视档案文书管理工作，对办公室档案文书管理工作落實实际情况进行分析，明确其特点，进而提出切实有效的措施来提高档案文书管理工作水平，以便规范化、合理化、标准化地推进档案文书管理工作，为单位能够随时利用档案文书信息处理工作奠定基础。

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