探究电子档案在档案管理中的重要性

摘 要：在现阶段的工作当中，电子档案的数量在逐渐增加，公司内部的各个岗位和部门也开始对电子档案的管理引起重视并深入了解。利用电子档案进行档案工作的管理能够更加有效的促进内部事务的处理，提高工作效率加强电子档案管理也是企业在现代化管理模式发展中的关键环节，本文针对电子档案在企业内部组织管理中的重要性简析，提出了一些提高电子档案管理水平的相关建议和措施。

关键字：电子档案；档案管理；重要性

电子档案是随着计算机网络技术的发展而产生的，所谓的电子档案主要是指具有一定的保存价值，并且已经归档的重要资料和数据。尤其是在现阶段的社会中，信息已经充斥着这个社会，企业之间的竞争在很大程度上取决于信息的竞争，因此电子档案对于人们的影响十分重要。虽然现代企业已经开始逐渐重视到电子档案的重要，并且也作出了一定的改善，但是在总体的管理手段以及管理观念上还是存在一些问题，强化电子档案管理是希望能够对电子档案进行更好、更充分的利用，提高组织内部的档案管理水平。

1 电子档案使用的途径

电子档案是技术革新的产物，因而相对于传统的纸质档案而言具有很多时代性的特征和优势，现阶段中对于电子档案的利用主要包括了几个方面：

（一）能够备份

电子档案在使用过程中有一个很重要也很基础的功能就是能够备份，这方便了档案管理工作者对重要的资料数据进行备份存档，避免不必要的资源损失，而且备份的功能还能方便工作者一些文印的工作。

（二）通信传输

通信传输的功能可以帮助档案使用者解决空间和时间上面的限制问题，这也无形之中节省了一些人力、物力以及财力。通信传输主要是便利各部门之间进行信息资料的共享，便于档案的传阅共享，实现电子档案的利用。电子档案在使用过程中经常会被有关档案人员通过信息传输的功能进行资料数据的传输。

（三）直接利用

直接利用就是通过部门中的计算机系统直接对电子档案进行直接查询，能够保障多个使用者通过不同的计算机设备同一时间获取同一份电子档案资料，为使用电子档案的人员提供了一定的技术支持。

2 电子档案的重要性

电子档案是计算机技术发展的产物，对于传统管理企业而言属于一个新兴的技术和管理模式，因而对于我国大部分的单位以及工作部门而言还属于一种全新的事物，但是在现代企业档案管理中，电子档案的重要性在逐渐凸显出来，以下就是针对电子档案重要性进行的深入分析和研究。

（一）电子档案节省公司成本

电子档案相对于传统档案管理而言，在纸张上就节省了一大笔开销，并且电子系统更加便于进行档案资料的查阅和保存，方便了档案工作者的日常工作流程，提高了工作人员的工作效率。在上文中提到了电子档案具有通信传输、直接利用等多个使用功能，这些功能正是优化工作流程的代表，通信传输节省了人力上的奔波，将信息资源的使用效率最大化，并且电子系统的储存也避免了纸质档案由于自然环境的存放问题而导致的信息损失或者遗漏，极大的增加了档案管理的工作效率和工作水平。

（二）电子档案可以提高档案工作的整体服务水平

实施档案管理的目标是为了方便有关使用者的工作，提高相关人员的工作效率，电子档案管理的强化以及应用，借助其使用的优势能够进一步的便利使用者，从而提高档案管理的服务水平以及服务质量。利用电子档案系统，将大量的原始资料和数据储存在计算机系统中，然后利用计算机的网络筛选功能等，便于使用者在上面进行资料数据的筛选、查找。

3 提高电子档案管理水平的建议及措施

电子档案的利用途径有很多种，并且对于技术手段的依赖性也很强，因此电子档案在使用过程中会遇到很多技术或者流程方面的问题。针对问题我们需要进行强化和解决，让电子档案管理系统更加完善，对于档案工作者的工作效率和质量的提升更加具有保障。加强电子档案管理工作，提升整体的管理水平和管理质量也是电子档案管理有关人员的职责。

（一）构建完善合理的电子档案管理制度，加强电子档案的安全性管理

对于档案工作的管理以及工作流程的规制，其前提就是制定一套较为合理、完善的档案管理相关制度，规范在计算机使用过程中对档案管理的有关步骤，使得使用者以及管理者更加清楚的了解到在档案管理和使用过程中应该注意到的问题和环节，进一步的适应电子档案管理的要求。其次，电子档案是利用计算机系统进行的操作，因此在使用过程中必然会存在由于系统故障或者其他原因导致的安全性问题，网络安全隐患也一直是计算机使用过程中的大问题，网络技术的发展也相应伴随着网络黑客技术的成熟，电子档案的有关系统和资料一旦被黑客侵入，极容易导致整个资料信息的泄露或者盗取，从而给企业带来不必要的损失。因此电子档案管理在日常的工作管理中还需要对网络安全的漏洞及时进行排查和修复，制定相关的专业岗位人员进行网络安全检查和管理工作，保障网络的安全系数在一个合理的水平阶段，从而确保电子档案管理工作正常有序的开展。

（二）规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生概率

在档案使用过程中经常会出现档案资料遺失或者信息泄露等现象，出现这些问题的原因不仅仅是由于网络安全性问题导致的，很大程度上也取决于档案工作管理人员自身在档案利用方式上的失误，为了防止此类事情的频繁出现，在利用电子档案之前应该对使用步骤或者相关操作方式进行规范，相关档案工作人员只有在经过档案管理部门领导的获批之后才能进行电子档案的查询和使用。除此之外，在针对电子档案管理工作中需要构建一个相对完善的档案管理制度，对工作人员的操作以及使用制定合理的规范流程，通过有关的网络技术去加强电子档案的收集工作，时刻确保电子档案信息的更新，保障电子信息的实效性。

（三）加强档案工作人员的管理，提高档案工作人员的安全意识

电子档案借助计算机的技术优势进一步提高了档案管理工作的信息化水平，因此对于档案工作人员而言要想利用电子档案进行工作流程，首先需要掌握相应的操作技术以及有关设备的利用，而档案工作者也需要具备相应的管理理念和知识系统，因此在电子档案发展的今天，对于档案工作者的要求也在逐渐提高。档案人员的个人职业素养以及业务水平直接影响到了档案工作的质量和水平。为了改善这一现象，要加强档案工作人员的业务培训，建设一批高质量、高素质的档案管理人员。另外，为了适应现代社会发展的需求，档案工作者还需要具有对档案信息的分析处理能力，这也是进一步提高档案管理工作人员业务水平和质量的保障。

4 总结

目前社会已经步入了信息化时代，计算机技术的更新与发展已经深入到社会生活、生产的方方面面，档案管理工作顺应时代的发展出现了电子档案的概念，而电子档案在实际工作中的应用的确显示出了其独特的优越性和重要性，尤其是节省了公司的成本，提高了工作效率及质量。电子档案的出现不仅便利了档案工作人员的日常工作，同时也对档案工作者提出了挑战和要求，因此在实际工作中应该不断加强工作人员的业务水平以及职业素养，提高其电子档案操作能力，让电子档案更好的融合到实际工作中，并且不断提升档案管理的服务质量和工作效率。

参考文献

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[3]江微.高校科研档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息.2010（25）

作者简介

刘琦（1983-），女，汉，广东省广州市人，本科。