信息时代下办公室档案管理工作的创新探析

摘 要：在人类不断发展进步的过程中，各种声音、文字和图像信息不断出现，而档案就是对这些信息资源进行记录，档案对于各个领域的发展都具有重要作用，因此，如何采取有效措施提升档案管理质量已经逐渐受到重视。同时，随着信息技术的飞速发展，人类进入信息时代，各行各业都在使用信息技术提升工作效率和质量，所以本文对信息时代下办公室档案管理工作的创新途径进行了分析，希望能够为事业单位找到有效的档案管理策略。

关键词：信息时代；办公室档案管理；工作创新

信息时代的快速发展既为档案管理工作带来了新的机遇，也带来了挑战，因为信息技术在档案管理中的应用提升了档案管理工作效率，同时也面临着更高的工作要求，因此，档案管理工作需要充分利用信息化技术进行完善，从而更好地适应时代潮流的发展。在管理档案时，事业单位应充分发挥出管理人员的主观能动性，从而促进工作效率的提升和资源的优化配置，最大限度地节省人力、物力和财力。

1 办公室档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理人员缺乏风险意识

在新时代的办公室档案管理中，其工作环境呈现出更加开放的特点，在管理理念方面也有一定的突破。但是，随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为也不断出现，从而给办公室档案管理工作带来了风险。因为办公室档案包含了很多单位的重要文件，一旦被黑客恶意攻击网络。就会导致文件信息被泄露或者丢失，这对企业来说是一笔不可挽回的损失。但是，很多办公室管理人员并没有意识到这一点，再加上档案管理工作比较繁琐，他们也没有时间去兼顾多项工作，所以档案信息泄露的事情还是时有发生。

1.2 档案管理机制不够完善

据调查发现，很多单位的办公室档案管理都缺乏相对独立的管理人员，大部分是由行政部门兼管，再加上没有制定岗位责任制，管理体系也不够健全，所以在档案管理中就会出现互相推诿责任、相互扯皮的现象，导致管理责任的缺失。另外，在档案管理实践中，很多单位并没有严格按照规定开展工作，从而导致档案和文件流失，严重影响到档案的应用效率。

1.3 档案管理的基础设施不到位

档案管理工作时一种比较系统、耗时较长的工作，需要一定的时间进行长期摸索，还需要基础设施的辅助。但是，由于办公室档案管理工作条件的限制，单位也没有投入足够的资金，所以有些档案管理工作无法做到位，经常性地出现文件缺失或丢失的情况，导致单位面临一定的损失，档案管理工作质量也因此大打折扣。

1.4 管理队伍整体素质偏低

传统的档案管理工作大多是由闲置人员完成的，但是他们只会一些简单的计算机操作，对于软件的使用并不精通。而档案信息管理工作不仅要求工作人员掌握基本的计算机操作，还要熟悉专业的工作软件。不同的行业对于档案管理工作的要求也有所不同，因此，档案管理信息化应致力于提高管理队伍的素质，对员工加大培训力度，培养出合格的档案管理人员，从而更好地发挥档案信息的作用。

2 信息时代下档案管理工作的创新策略

2.1 管理方面

在信息时代背景下，信息技术正在迅猛发展，能够满足人们在不同领域的不同需求，因此，针对我国档案管理信息化比较分散的现状，单位在建设档案管理信息化的过程中，应立足于档案管理的实际需求，构建专门的档案管理系统，还要注意档案管理管理的统一性。在这个系统中，必须包括全面的已经登记的档案，所有的信息都要按照规范输入系统中，从而提升档案的利用率。同时，如果有个别单位因为自然或技术等因素导致信息系统发生故障，进而导致文件损坏或丢失，也可以通过该系统找到备份文件继续开展工作，从而降低文件损坏带来的不利影响。在集中化管理档案的过程中，事业单位应保证各部门都能应用统一的软件进行档案管理，让档案管理更具规范性，这对于保护信息资源也具有重要意义。

2.2 信息共享方面

应用信息技术进行档案管理最大的优势就是拉近了人与人以及部门和部门的距离，从而能够快速地进行信息传递和共享。就档案管理工作来说，因为我国各部门的信息资源比较分散，所以信息交流和利用的程度也比较低，不利于提升档案管理工作效率，实现单位的快速发展。在这种情况下，我国应针对档案管理工作进行积极创新，不仅要构建统一的档案管理系统，还要创建独立的管理团队和平台，促使各项信息资源能够实时共享，大幅提升资源的利用率。信息共享平台在运行的过程中，工作人员应对资源进行分类管理，这样平台用户就可以快速找到自己想要的工作信息，有针对性地选择应用资料。为了确保平台能够有效运行，单位应制定相关措施，鼓励各部门在日常工作中加强交流，除了完成自身的工作内容，还要努力促进各部门的合作，合理运用信息资源来提升工作效率。另外，各部门在上传资料时，应标明资料名称和来源等信息，从而為使用者提供便利。

2.3 工作人员方面

在信息时代背景下对档案管理工作进行创新，其中最关键的因素就是管理人员。因此，事业单位只有不断提升工作人员的创新意识和创新精神，才能在档案管理的各个环节进行创新，从而提升档案管理工作的效率。其实，档案管理人员对档案管理工作的缺陷是最了解的，因此提升管理人员的创新精神，让他们在日常工作中不断完善档案管理中的缺陷，就可以提升档案管理的质量。同时，各个部门的档案管理人员还要加强交流，通过合作的方式为档案管理的创新出谋划策，努力商讨出一套适合单位实际的档案管理机制。另外，上级部门应对提出可行性建议的员工进行鼓励，引导员工认识到创新意识的重要性，激励他们为单位的发展献计献策，为创设一个良好的工作环境而不断努力，这既是为员工个人谋福利，也是推动单位不断进步的动力。

3 结语

综上所述，作为事业单位管理工作中的一部分，办公室档案管理工作会影响到其他工作的开展。在信息时代背景下，只有提高档案管理人员的信息管理意识，加大信息技术的应用力度，健全办公室档案管理制度，增加基础设施的资金投入，才能有效提高管理工作效率，全面提升档案管理的现代化水平。

参考文献

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[2]梁晓龙，孙芳，王卫国. 信息时代下档案管理工作的创新研究[J]. 中国市场，2016，29：239-240.

[3]郑世梅. 浅议信息时代办公室档案管理工作的创新[J]. 经营管理者，2016，28：329.

作者简介

段茜，本科，宜昌市港航管理局。