办公自动化背景下对高校档案管理的思考

苏桃

摘 要：在现代信息技术发展过程中，信息量日益增多，高校档案管理工作变得越来越复杂。高校档案管理已经从简单的文本模式逐步转变为高信息量、多门类的综合性储存模式，档案载体也发生了巨大的变化。高校在档案管理工作中，要注重提升办公自动化水平，解决传统档案管理工作中出现的问题，让档案管理工作更加有序化和高效化。本文将简述高校档案管理实现办公自动化的重要意义，并提出了具体可行的对策建议。

关键词：办公自动化；高校档案；管理

档案管理是高校管理工作中的重要内容，从以往的文书档案发展成多门类的综合档案，档案载体也由纸质转变为多种形式的载体。在计算机技术与数字技术快速发展的今天，随着办公自动化的日益普及，为高校档案管理工作创造良好的基础。高校各级领导也高度重视档案管理工作，并提出了严格的要求，如何实现高校档案管理的办公自动化网络管理，是现阶段档案管理工作者需要尽快解决的问题。

1 高校档案管理实现办公自动化的重要意义

在社会进步与科技发展过程中，档案管理工作制度改革也逐步深化，实现高校档案管理工作的办公自动化，能够保证档案管理的效率，不断提升其信息化、现代化和科学化水平。档案管理作为高校的一项基础性工作，在高校管理工作中占有重要的地位，能够将高校办学、管理等方面的情况反映出来[1]。当前高校办学规模不断扩大，逐步开设了很多学科专业，显著提升了科研技术与教学质量，且各项基础设施建设也加快了步伐。高校档案种类与数量不断增多，主要包括文书档案、科研档案、产品档案、设备仪器、基建档案、会计档案、声像档案等，如果仍然采用手工整理与检索档案的方式，则难以满足当前档案管理工作要求。对高校档案管理工作而言，需要将科技发展资源利用起来，重视对档案管理工作的改革，尽快建立完善的行政体系与服务体系，满足科研与教学等工作的需要。为让查案查阅更加快速和准确，需要重视提升档案管理的现代化水平，切实增强电子文件管理意识，真正实现高校档案管理的办公自动化。

2 加快推进高校档案管理办公自动化的策略

（一）加快档案标准化和规范化建设

高校档案管理工作的规范化建设，在高校档案管理工作业务建设上占有重要的地位，为提升档案管理工作的现代化水平，需要充分应有各项新型技术，配置完善的计算机软硬件设备。高校要用好档案数据库、网络和多媒体技术，实行电子档案管理，不断提升档案管理技术水平，确保档案管理工作由手工整理逐步转变为现代化办公[2]。在高校档案管理现代化建设过程中，不仅要确保准确、及时和完整归档材料，还应确保著录标引的准确性。对高校档案信息管理而言，必须以网络系统为依托，对管理流程进行规范，确保工作效率得到提升。在我国现行的《归档文件整理规则》中规定文件收发时，将电子化方式取代文件、传真、电话和纸质信函等介质，单位是“件”，根据时间顺序编号并归档。利用信息系统，可以查询和检索归档好的文件，在档案模糊查询、精确查询、卡片式查询、档案库浏览权限、借阅申请和管理员反馈信息查看等环节上，要尽快推行办公自动化。要做好档案信息资源的开发工作，主要对馆藏重点档案进行数字化、网络化及数据库化，用计算机识别、调整、处理和传播档案信息，并合理选择档案管理软件，在数据库内录入以上数字化档案信息。接下来通过计算机实现对馆藏档案信息的浏览、查询、检索、打印和下载，为高校档案管理工作带来更大活力，为高校科研、教学和管理等工作服务。

（二）推行电子文件的自动化管理

在办公自动化背景下，还要重视开展电子文件归档工作，做好电子档案管理工作。一是电子文件不仅操作简单、传递快速，也不会占据太大存储空间，但是对环境温湿度、防磁等条件要求极高，容易出现损坏。因为电子文件存在很多不安全因素，所以对其管理与长期保存带来了不利影响。如电子文件过于依赖于软硬件设备，无法直读，容易被篡改和出现丢失的问题。对此要加强对电子文件制成材料质量的控制，保证电子文件载体有较高的保存寿命，这样才有利于电子文件的永久保存。二是加强计算机网络系统运行安全防护，要设置登录限制、使用文件权限与文件属性等，这样能够让服务器文件和数据得到有效保护。三是及时对数据库进行备份，确保信息的安全[3]。四是加强病毒防范工作，避免对网络系统造成侵害。应将自动杀毒与防毒软件安装在计算机系统内，禁止随意使用外来磁盘与光盘等，要按照规定做好病毒检测工作，在安全的前提下才能使用。

（三）做好高校档案管理开发与利用工作

高校要做好档案的收集与保管工作，这样有利于快速获得信息，提升档案资料的利用率。高校档案工作具备服务特性，这是其生存与发展的前提，要高度重视服务的效益，让档案得到有效提供与利用，发挥出档案文件资料的社会效益与经济效益，为高校档案管理工作的发展创造良好的条件。高校档案部门拥有大量信息资源，要从学校实际情况出发，选择具备较高需求价值的资料，将其内涵充分挖掘出来，利用计算机检索整理编研与开发、专题索引、大事记以及组织沿革等，这样高校档案实体管理水平才能得到提升。通过将准确、可靠的档案信息提供给高校领导，有利于其制定正确的发展决策，让党和国家的教育方针落到实处，保证教学、科研等的正常秩序。同时还可以针对工作中发生的问题，及时采取合理的解决措施，让高校领导得到全面的数据资料。此外，高校档案部门要利用互联网、校园网及档案馆网页等，保证及时更新档案管理自动化信息，更好的共享档案信息资源，实现信息利用率的提升。这样院领导和系、部、处领导可以随时进行查阅，了解高校各项工作开展状况，提升档案信息检索与查询效率，为利用者提供更加优质、高效的服务。

（四）提升档案管理工作者的综合素质

高校档案管理工作者应尽快转变思想观念，优化自身知识结构，加强思想政治建设，履行好自己的管理职能，不断提升综合素质，具备计算机操作、数据库和网络知识，能够做好檔案信息整理工作[4]。高校要采取多种方式，组织档案管理工作者外出参观学习，或者是开展档案专题活动，让他们能够积极收集档案现代化办公的信息。高校档案管理工作要有秩序开展，档案排架要规范、整齐，通过提升档案管理的自动化与现代化水平，可以让信息开发和利用有更高的效率，更好的共享档案信息资源，让档案信息利用范围变大。为实现上述目标，档案管理工作者亚要掌握复制、微缩和电子计算机等知识，满足现代高校档案管理工作要求，并对档案资源进行拓宽，为高校的建设与发展提供更好的服务，真正体现出档案资料应有的价值。

3 结语

总之，随着科学技术和信息技术的发展与普及，高校管理办公自动化模式将成为必然选择。对此高校要重视档案管理工作和办公自动化的结合，从档案管理工作中实际问题出发，制定完善的管理制度，统一标准与规范，并注重提升档案管理工作者的素质与能力。这样才能在办公自动化背景下促进高校档案管理工作发展，为高校科研、教学和管理等工作便捷服务。

参考文献

[1]王甜.浅析高校办公自动化下的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，（02）：155.

[2]应琦华.办公自动化背景下档案管理工作的思考[J].城建档案，2016，（09）：77-78.

[3]刘晶磊.办公自动化背景下对档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016，（12）：169.

[4]谭捷.高校文书档案管理在办公自动化系统中的实施与研究[J].才智，2014，（23）：211.