浅析如何提高学校档案管理水平

2017-08-13 23:09刘俊英
现代职业教育·中职中专 2017年12期
关键词:档案管理学校工作

刘俊英

[摘 要] 档案的管理工作在实际操作工作中会遇到很多挑战,如何有效地采取措施应对挑战,尽最大可能地发挥档案的作用,并使档案在利用过程中将损耗率降到最低,着重提出观点,提高高校檔案管理工作水平。

[关 键 词] 学校;档案管理;问题;现代化

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603(2017)35-0230-01

学校档案是学校教育系统中不可缺少的重要部分,它汇聚了学校教职人员在教育、教学、教研活动及学生管理过程中的教育经验和现有成果,是具有保存和参考价值的档案资料。学校档案客观记录了学校在各个历史时期的工作进展和活动情况,分析利用学校档案,对弘扬学校优良传统、提高教学质量和教育管理水平具有十分重要的意义。因此,提高学校档案管理水平,确保档案管理系统的完整性和系统性,使学校档案管理向信息资源现代化方向发展变得尤为重要。

不过我们要看到,当前学校的档案管理工作环节还很薄弱,存在诸多不足:档案保管硬件设施落后、基础条件差,达不到基本的通风、防潮、防火标准;档案意识较低,归档随意,导致档案资料杂乱不全,查阅不便;档案管理人员素质有限,档案管理岗位多是临时岗或由教职工兼职,档案系统化管理难度大,归档记录甚至还存在手抄现象,更别提档案管理的现代化、自动化和数字化建设了。

因此,我认为,有效提高学校档案管理水平应从以下几个方面着手努力。

一、要提高思想认识和责任意识

当前,相当一部分学校领导干部及教职人员对档案重要性的认识不够,将档案收集作为教学工作的伴随动作,认为只要将档案集合归类能查阅就好,学校档案管理水平严重脱节现代档案多样化要求。针对上述问题,学校领导应增强全员思想认识和责任意识,加强全员对《档案法》的学习,经常组织档案法学习讲座和知识竞赛,使广大教职工认识到档案工作同其他工作一样对学校发展具有很大影响;其次,制定计划、规范制度,从源头上确保学校档案管理工作的顺利开展。明确档案管理目标,将学校行政管理、教职工管理、学生管理、教育教学管理、安全管理、校园文化建设管理以及财务管理等方面的文字材料和音像资料等的档案管理工作归到学校工作计划中。建立档案的收编、分类归档和查阅制度,真正实现资源的及时共享,从而对促进学校教学改革,提高教学质量,改善科学管理机制发挥应有的积极作用。

二、提升档案人员的专业素质,强化标准化建设

目前,学校档案管理的科学化水平不高,档案管理人员的业务素质有待提高,一般学校没有设立专职档案管理岗,多是图书管理员兼职或临时配备。另外,档案管理员多不是档案管理专业出身或不经过专业系统培训就上岗,档案管理方法落后。而面对新时期的档案发展趋势,学校必须加大档案管理人员队伍专业化建设力度。档案管理人员自身须加强专业素质建设,学习掌握相关专业知识,精通档案管理各环节的流程和整理方法,识别各类档案和载体的档案管理方法,并进一步拓宽知识层面,特别是要加强对信息技术等方面的学习,不断提高自身信息技术水平,进而为实现档案的信息化管理奠定坚实的基础,实现档案管理现代化还必须开阔视野,将档案管理专业知识同其他专业知识灵活运用于自己的实践工作,从而增长技能,提高工作能力。除此之外,档案管理人员还应具备良好的政治思想素质和职业道德操守,培养强烈的责任意识和爱岗敬业精神,更好地服务于档案管理工作。

三、加大投入,完善基础设施

档案的管理工作在实际操作工作中会遇到很多挑战,如何有效地采取措施应对挑战,尽最大可能地发挥档案的作用,并使档案在利用过程中可以将损耗率降到最低,目前全球的档案工作水平随着科技的不断发展,新的技术和互联网的应用逐渐出现在档案管理工作当中来,很多高校利用互联网向公众提供档案信息资源服务,在档案现代化建设中起到了重要的作用,所以,为做好档案工作,学校要进一步加强档案部门设施建设,把档案室列入学校基本建设的总体规划中,配备足够的档案库房,购置专业档案柜。档案室应装设专业设施,还可适当配备基本设备;对声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案,设立专门库房按照特种材料档案的保存要求配置必要的设施设备。

此外,创新是信息时代下档案管理工作发展的必然要求。新形势下对档案管理工作提出了更高要求,档案管理工作要适应这个要求,必须与时俱进,进行创新,在繁荣文化事业的大环境中不断获得发展。将创新与现代档案管理工作有机结合,无论是总结教育工作经验,还是研究教育改革的深入发展和学校办学事业的不断壮大,一定要将档案管理的信息化建设有机结合在一起,促进档案信息管理基础设施的建立,加快档案管理信息化的建设步伐,真正实现信息化档案管理工作的创新,从而进一步提高档案管理水平,更好地为学校的管理、教育教学服务。

参考文献:

[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界,2012(10).

[2]王丽.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技信息,2010(23).

[3]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸,2010(5).

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