煤炭企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策

韩文锦

摘要：基建档案是煤炭企业历史凭证，为企业资产评估及改造维修管理提供依据和技术支撑，应清晰认识目前档案管理中存在的问题，从领导的重视与支持，构建工作制度以及按照建筑工程项目档案达标性的管理方法作改进与完善。

关键词：煤炭企业 基本建设项目 档案管理

我国是以煤炭为主要能源消费的少数国家之一。中国煤炭工业协会公布数据显示，我国煤炭企业数量庞大，全国有一定规模的企业多达8000余家；2015年1-11月，90家大型煤炭企业原煤产量完成23.0亿吨，同比减少1.08亿吨，下降4.5%。在煤炭产业生产形势非常严峻的形势下，产业转型迫在眉睫。煤炭产业的转型的过程中发生了大量的基本建设项目，随之而来会形成数量庞大的基建项目档案，基建档案是煤炭企业基础建设活动中重要的历史凭证，既可以为企业进行资产评估工作提供有效的依据，也是项目质量和后续维修改造的重要凭证。因此，完善煤炭企业基本建设项目档案管理工作刻不容缓。

一、加强煤炭企业基本建设项目档案管理的重要性

1.基建档案是煤炭企业基础建设活动的历史凭证

基建档案是一个建筑工程项目从决策阶段开始到竣工验收交付使用结束，整个过程中所涉及到的各种资料，这些资料都真实的记录了煤炭企业每个建筑工程项目的整个建设过程，是一个非常重要的历史凭证。当煤炭企业与施工单位因为建筑工程项目最终的结算支付或质保问题有争议时，可以提供有效的依据，维护煤炭企业权益。

2.基建档案为煤炭企业资产评估管理提供依据

同样作为建筑工程项目的建设单位，煤炭企业与一般的房地产公司相比，单个建筑工程项目地点相对集中，主要在媒体企业内建设，其建设计划仅根据国家主管部门的政策、煤炭企业发展的需要以及煤炭企业的财务状况等相关，不需要考虑房地产市场环境的变化，最重要的是煤炭企业所有的建筑工程项目都是煤炭企业的固定资产，必须要对这些建筑工程项目进行评估和管理。

3.基建档案为后期改造和维修活动提供技术支撑

一套完整的建筑工程项目竣工资料应该包括基建设计单位、施工单位和监理单位三方的资料，如果煤炭企业要对老建筑进行功能改造或者进行维修工程，尤其是改造或维修活动中需要改变建筑承重结构的，那么必须在施工前，由具有相关资质要求的设计单位提出方案，而设计单位提出方案时最重要的参考依据就是建筑工程项目的原始档案，这份资料包括整个建筑工程项目建设过程中各种技术参数和指标，对后续的改造和维修活动有重要的作用。

二、煤炭企业基本建设项目档案管理中存在的问题

1.煤炭企业基本建设档案室无法收齐全竣工资料

基本建设档案室是煤炭企业的一个科室，主要负责企业各类档案的接收（收集）、整理、立卷、保管、鉴定、利用和统计工作，按照基本建设档案室的相关规定，基建单位应该在每个新建以及达到一定资金的维修项目完工验收后，按照企业《建筑工程竣工指导验收记录》的要求，及时将工程项目的建设方、施工方和监理方等三方的竣工资料移交到煤炭企业基本建设档案室存档。但是，由于种种原因，有些煤炭企业工程项目的竣工资料很难符合《建筑工程竣工指导验收记录》的要求，许多重要的内容都没有提供，严重的残缺不全，甚至还有的资料不是原件，而是没有任何人签署证明其有效性和真实性的复印件，配套的基建档案管理工作就完全匹配不上。

2.存档资料各项指标严重达不达准

按照国家和建筑行业对基建档案管理工作的相关要求，根据煤炭企业的实际情况，要求每个建筑工程项目包括建设方、施工方和监理方在内的竣工资料必须做到一式三份，一份移交到建筑工程项目所在的城市建设档案馆，一份移交到煤炭企业的基本建设档案室，最后一份留存在基建设计单位的内部资料室里。有些煤炭企业的建筑工程项目的竣工资料完全达不到国家、建筑行业以及煤炭企业基本建设档案室的要求，每个建筑工程项目的竣工资料都不齐全，并且一些重要的文件原件缺失，无法弥补，甚至有的建筑工程项目是违规建造，缺少重要报告等。

3.基建档案常态化管理欠缺

基建档案管理工作作为煤炭企业基本建设单位的一项重要职责，但是并未向其他工作一样进行常态化的管理。尽管基建单位的资料室只是一个临时存放煤炭企业基建项目资料的地方，也还是需要把所有的资料按照建筑工程项目分门别类存放好，但是现实的管理状况令人堪忧。比如，上级领导对某煤炭企业的基建和财务进行全面审计，包括领导在内的所有工作人员放下手头上的工作，全员各个办公室各个角落找资料，整个基建单位呈现出一片混乱的景象，至此，煤炭企业领导和基建单位的领导无法再回避基建档案管理工作出现的重大问题，不得不重新审视这项工作。

三、改进煤炭企业基本建设项目档案管理中存在问题的对策

1.煤炭企业领导的重视与支持

基建单位曾多次尝试启动基建档案的管理工作，试图把煤炭企业建筑工程项目的竣工资料按照年份、厂区、性质分别整理好严格按照国家和行业的相关规定移交到煤炭企业的综合档案馆，并保留一份在部门内部的资料室以供随时翻阅。但总是在这个过程中，基建单位遇到很多棘手的问题，比如没有专业的基建档案管理人员、没有基建档案管理的专门经费、没有够级别的领导协调由于缺失原件而导致建设工程项目的竣工资料无法提交的问题等等。基建单位领导也曾和煤炭企业分管领导反应过这些问题，但是煤炭企业领导以目前解决有困难为由迟迟没有予以解决，最后也就不了了之，这说到底还是因为煤炭企业领导的重视程度不够，要想企业基建档案管理工作最终能进行规范化、日常化的管理，煤炭企业领导一定要予以足够的重视，一方面要定期监督指导基建单位的基建档案管理工作的进度和工作的质量，另一方面也要全力帮助基建单位解决在这个过程中可能出现的各种难题。

2.建立健全基建档案管理工作制度

随着煤炭企业的逐步转型，煤炭企业要求各个行政部门根据本部门最新的工作职责制定出各项工作的制度，并编制部门制度汇编，一份上交煤炭企业办公室存档，一份由各部门领导组织全体职工学习。在如此大规模的制度汇编时期，基建单位仍然没有制定基建档案管理工作制度，并且煤炭企业领导对此也没有提出任何异议。

因此，在煤炭企业基建档案管理工作重新开启之前，必须先制定出一套科学、合理的工作制度，一方面可以让基建档案管理工作规范化和程序化，另一方面可以指导和约束基建档案管理人员对基建档案进行管理。实际上，不同生产能力、不同地域的许多煤炭企业都有自己的基建档案管理办法，都形成了一套适用于自己煤炭企业实际情况的基建档案管理制度。企业在着手制定自己的基建档案管理工作制度的时候可以形成一个工作小组，在充分了解煤炭企业基建档案管理工作的实际情况后，找出今后工作的方向和重点，并可以借鉴其他兄弟企业的经验和出台的基建档案管理制度，在听取专业人士的意见后，自己总结和提炼一套可以科学、先进、适用的本企业的基建档案管理工作制度，并要求所有人按照新出台的制度贯彻和落实基建档案管理工作。

3.按照建筑工程項目档案达标性的管理方法

随着时间的推移，国家和建筑行业对建设单位基建档案管理工作的要求从无到有，并且要求越来越高，越来越严格。但是，煤炭企业的新建建筑工程项目有几个工程师在分别负责，那么每个工程师负责的新建筑工程项目的各方面成果就会有差异，其建筑工程项目的竣工资料也会有很大的差异。所以煤炭企业基建单位也不能一味的完全按照建筑工程项目的修建顺序来整理和提交竣工资料，而是要结合每个建筑工程项目竣工资料的达标性来综合评定整理和提交的先后顺序和批次。