威海市社保业务档案管理现状的审视与思考

文·王庆悦

威海市社保业务档案管理现状的审视与思考

文·王庆悦

社保业务档案管理工作是社保业务经办不可分割的有机组成部分。为有序推进社会保险档案信息化管理工作，威海市社会保险服务中心档案科对本市社保经办机构的现有档案管理现状进行了调研，从调研情况看，问题突出，任务艰巨，还须加大工作整改力度，加强社保业务档案规范化管理，为实现社保业务档案信息化管理、服务民生提供保障。

一、基本情况

威海市社会保险服务中心现有保存档案以纸质档案为主，兼有少量磁性、光学性等多种载体。经初步清点，截至目前，室藏文书档案1151卷；财务档案中会计凭证、账簿和征缴发票3859卷，统计报表168卷；业务档案中征缴1712卷，企业养老和机关养老562卷，职工医保220卷，城居2420卷，工伤460卷，劳动能力鉴定1620卷，稽查和生育等68卷。总计共有12240卷。

三楼大档案室面积约80平米，档案密集架12列。现主要存放城居、工伤、劳动能力鉴定、医保、稽查、生育等档案；三楼小档案室约30平米，20组五节文件柜，现主要存放征缴科增减表等档案。仍有部分原医保处和原征缴中心发票单据等存放于三楼西侧房间的4组五节文件柜内。四楼档案室面积60平米，档案密集架11列。现主要存放文书、企业退休业务、机关养老退休业务、财务、统计和职工养老手册等档案。目前，社保中心档案室面积总计约170平米，档案密集架共计23列。现密集架的占用率已经达到80%，库房容量不容乐观。受场地所限，前期已经和威海市档案局联系沟通过，对于我们提出将来把社保有关档案移交存放在其专业库房，市档案局有关领导表示谨慎同意，并表态社保档案也是全市档案的重要组成部分。对于移交的内容和数量，有待做进一步的探讨。

市直企业退休人员的档案于2005年前曾分三批移交给社区管理，共计5342份，自2006年至今退休的市直企业约2.4万人的档案目前由其原工作单位保存。如将现空余的20%密集架全部用来存放企业退休职工档案，只可以存放约8000份。另外，二楼公共服务中心托管的人事人才档案约为5.2万份，库房档案的占用率也达到了72%；四楼局机关管理的市直机关事业单位人事档案约2700份，库房档案的占用率达到了63%。

由于机构设置和办公经费、场地等原因，威海市辖各市区经办机构的档案管理情况苦乐不均，文登社保中心和乳山市劳动保险处和荣成市机关事业保险处情况较好，其他经办机构问题较多。高技术产业开发区和经济技术开发区社保处是借用局机关或相关部门的档案室，无专职人员管理，存放分散。

二、存在的问题

（一）社保档案管理薄弱，档案意识不高

由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，专项资金不足，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况突出，市区很多经办机构没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重，部分业务人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠。

（二）社会保险档案多头管理，管理不统一

社会保险档案由于涉及的面比较广泛，由于各市区机构设置和单位内部管理等原因，社会保险档案分别归属不一样的单位或部门管理，形成了多头管理问题，一个人的保险资料分别保存在不一样的机构或科室， 不少市区社保经办机构也不遵循档案集中统一管理的原则，档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。且管理办法各异，没有一个完整的档案信息系统能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

（三）档案管理水平低，跟不上社会保险制度改革的步伐

目前，威海市直和各市区经办机构均未能实行档案的电子化管理，随着社会保险业务量的逐步加大，仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率十分低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展。同时，由于频繁翻阅和查找，使用率较高的档案受损严重，给档案的长久有效保护带来更大的难度。

（四）社保档案人员业务培训少，业务水平亟待提高

社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多；同时，大部分经办机构缺乏档案管理专业人才，部分专职档案管理人员专业技能也不高，虽然有较多高学历的兼职档案工作人员，但未经档案专业培训，也一定程度会影响档案管理工作开展。

三、下一步工作思路

（一）提高认识，加强领导

加大社会保险档案工作宣传力度，积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，在经办机构的整合和科室设置过程中，提前谋划，通盘考虑，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。另外，积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。

（二）健全制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制

依据《档案法》、人社部3号令、《社会保险业务档案管理规范》等法规，制定社保档案分类保管规范。对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循、照章办事、依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。

（三）软硬件一起上，实现社会保险档案的电子化管理

着力加快进行档案管理的软件开发工作，由市社保中心牵头统一组织实施，先由市直试点，再全市稳步推开。将所有业务范围的各险种社保业务档案纳入统一档案信息管理系统，实现纸质档案的电子化管理，延长纸质档案的保管期限，提高电子档案的使用率。将社会保险政策文书档案也一并纳入档案信息系统管理并提供查阅服务，通过对社保纸质档案的电子化，实现岗位业务流程的标准化，还可以实现内控机制的远程监督和高效运行，能够提高经办效率和经办质量，整体提升社保经办的服务能力。各市区社会保险经办机构要克服资金紧张的困难，争取经费投入，购置先进的微机、高拍仪、扫描机等硬件设备装备档案室。在机型上要尽量做到统一，以便下一步联网共享社会保险档案数据，为全市按照统一规范和标准管理电子档案奠定基础。

（四）搞好人员培训，不断提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。因此，应与档案行政管理部门加强联系，积极组织全市社保专兼职档案员进行培训。向本地或外地的档案管理先进单位和同行多学习交流，取长补短。加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍。

（作者单位：威海市人力资源和社会保障局）