人事档案规范化管理

李静

一、人事档案背景现状

人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分， 为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面：人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等 。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。当前单位人事档案管理中的主要问题及成因分析如下：

1、对档案工作重视不足。一些单位对档案管理工作认识不够，没有把档案工作摆到应有的位置，出现重业务轻档案、重形式轻管理的现象，忽视了人事档案在人才资源开发中所发挥的重大作用，对档案工作的认识仅仅停留在退休时使用的最低标准上。而且也没有规范的档案室，职工的人事档案只是归放在一个十几平米的通风环境及其差的小房间里。

2、对档案管理标准不高。单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态，已不能适应新形势下的要求。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、手写版目录、档案放置混乱，计算机技术没有得到广泛普及和应用。档案还容易出现的丢失、资料缺失、档案内资料后期涂改的现象及档案内资料信息随意泄露的行为。

3、对档案细节操作不精。一是档案材料内容填写前后不一。如“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，如某一员工的檔案内会出现不同的出生年月，给以后的办退工作带来很大的麻烦。二是档案袋规格不一，装订混乱。三是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失，造成部分材料遗失或无法补办的现象。

二、人事档案创新管理

1、人事档案室的规范化建设

人事档案管理第一步是人事档案室的规范化建设，而其中的重点是在实体的煤矿人事档案室中实现计算机信息化的快速查阅及对人事档案的保密性打下基础，并且做到了做到“两室分开”，即阅档室、办公室两室分开，更进一步突出档案的保密性。档案室的建立标志着单位人事档案管理工作进入一个新的阶段。档案室的占地面积由原来的十几平米到现在的三十多平米，档案柜由原来的木制柜到现在的铁皮柜子，这些都是我单位档案室规范化建设的标志。档案柜统一分区标号，按照在岗的协议工、在岗的合同工与已经解除合同除名人员及退休人员这四类进行分区。每个柜子上都贴有该档案柜中所放档案的起止编号。档案管理员会定期对档案室进行打扫，定期把档案柜子打开通风，从而防止档案的发霉及虫蛀等情况。

2、人事档案的规范化管理

以往，人事档案的查阅完全依靠手写的以姓氏排序的纸质版目录，而且纸质版目录上的信息不太全面，在造成同名人员的入档资料装订混乱。规范化后开始对矿上所有档案进行梳理，并建立了相应的电子档。电子档的建立在很大程度上方便了档案的查阅工作，为后期完善档案资料提供了很大的帮助。虽然纸质案卷的作用和地位是电子档案无法取代的，但将人事档案由原来的单一存储纸质案卷转变为纸质案卷与电子案卷同步存储，两种形式的案卷分离保管，是防止涂改、伪造档案的有力手段。当纸质案卷遗失、损坏时，电子案卷又可以起到补充凭证的作用，能在一定程度上降低意外事故造成的损失。也就增强了企业人事档案的安全性和可靠性。同时，存储形式的电子化也为人事管理和利用全面实现计算机管理提供了良好的基础。

由于电子设备存储空间很大，对于人事档案的信息完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改信息个人存档信息，实现人事档案信息的动态化管理。

3、档案统一编码，建立电子目录

由于档案的保密性，这项工作必须在档案室中进行，把档案室内地上随意堆放的档案，集中编码，并装订在统一的档案袋中，并把其个人基本信息（包括姓名、身份证号、籍贯、家庭住址、年龄、合同签订日期、出生年月、单位、工种、参加工作时间等）输入电脑，建立电子目录从而方便以后档案的查找工作。

4、建立档案借阅机制

由于人事档案的保密性与服务性，参照档案法以及结合我矿的实际情况， 制定了一系列了档案借阅制度，职工在借阅或者查阅档案时必须按照相应的流程进行，并填写档案借阅记录表，不得通过管理员随意查看及借走档案，实现了档案的安全性、保密性的管理。

三、推广效果

该项目首次全面性地实现了人事档案及劳动合同电子档的建立及规范化的放置与借阅，极大的缩短了档案的查阅时间，提高了工作效率，而且避免了职工劳动合同到期未能及时续订或解除给企业带来的风险。实现了档案的安全性管理，劳动合同的高效安全管理，避免了档案丢失、为职工档案的后期使用做出了重要贡献。