基于ISO9000族标准的高校档案工作质量管理和评估体系构建探析

王韶频

摘 要：该文通过引入ISO9000族标准，构建高校档案工作质量管理和评估体系模式，并阐述了体系模式中概念、要素，最后提出高校档案工作质量管理和评估体系模式的系统有效性、流程有效性、客户满意度等3个层面的实践路径。

关键词：ISO9000 高校档案 质量管理和评估体系

中图分类号：G644 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）06（a）-0210-02

档案工作作为高校的一项基础性工作，存在于整个高校管理大系统中质量体系的“记录”文件，為学校发展的发挥重要作用有时候甚至是“生死攸关”的作用，如何保证其质量和作用，只有通过建立档案工作质量管理和评估体系，并进行考核评估、持续改进才能做好。

1 引入ISO9000族标准构建高校档案工作质量管理和评估体系模式

1.1 过程管理和全面质量管理的理念

ISO9000国际质量管理体系之所以能被各行各业广泛认同，与其有一套完善的、行之有效并普遍适用的管理理论是分不开的，它不仅吸收了系统论、信息论和控制论的思想，而且吸收了全面质量管理的精华，融入了社会学、心理学、技术科学等多学科的理论和方法，它体现的是一种管理哲学与普遍规律。

1.2 以过程为基础的质量管理过程体系模式

从图1中可以看出，质量管理体系的4个过程“管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进”彼此相连，最后通过体系的持续改进而进入更高的阶段。在管理职责过程中，组织的最高管理者对顾客及其他相关方做出满足其要求的承诺，建立相应的质量方针和质量目标，组织策划和提供为达到质量目标所需要的资源。

1.3 高校档案管理工作的产品与顾客

要建立一套科学的、符合ISO9000族标准的高校档案管理工作质量管理和评估体系，首先要正确识别“产品”。高校档案管理工作，是指收集整理保管好在学校活动过程中产生档案，并为学校、师生及社会提供利用服务，其工作的根本目的就是为了提供利用。

2 高校档案工作质量管理和评估体系模式要素构成

2.1 管理职责

在ISO9000质量管理体系中管理职责强化领导作用，是指最高管理者为该体系提供充分的保障，包括管理承诺、质量方针、职责权限与沟通等。在高校档案工作质量管理和评估体系中，管理职责应指学校最高行政领导直接担任或以充分法令形式建立档案管理工作专门管理机构，并指导、建立档案管理方针，该机构可以代表校长职权做学校档案管理工作，制定工作方向、工作基调、工作方针和工作目标。

2.2 资源管理

资源管理是指组织为达到目标所提供有效资源，为实施、保持质量管理体系并持续改进其有效性，通过满足顾客要求，增强顾客满意，包括人力资源、基础设施和工作环境3个方面。高校档案管理中，要有一个精通业务、爱岗敬业的专职档案员队伍和一个懂业务、踏实干的兼职档案员队伍，并坚持开展业务知识、意识、能力的培训，在档案工作系统中按不同的职责分工协作，完成好各项工作任务。

2.3 产品实现

产品实现是指为实现产品而进行的策划、设计开发、采购、生产等环节。在高校管理中应指两个层面：一是为实现档案利用服务所进行的具体档案形成的相关规范，如学校档案管理分类方案，各类业务档案的工作规范、归档范围和保管期限表，档案收集、保管、利用等规章制度；二是档案管理过程流程图，包括档案收集/征集、整理、保管、开发、利用各个环节（如图2）。

3 高校档案工作质量管理和评估体系模式实践路径

3.1 系统有效性审核

系统的有效性审核是指对高校档案质量管理和评估体系的系统审核，即在本系统的体系模式要素有没有达到规范标准，“管理职责、资源管理、产品实现”是否都做到位了，具体来说包括领导有没有重视，领导有没有授权，有没有完整的档案工作组织机构架构，有没有提供必要的人力、物力、财力支持，有没有提供必要的工作环境、设备，这些都可以看成是为完成档案提供利用的前提条件。

3.2 流程有效性审核

流程的有效性审核是指对高校档案质量管理和评估体系中流程和具体档案整理质量的审核，即在档案整理的过程中，有没有按相关的业务规范要求，在流程过程中有没有衔接好等。可通过编制内审检查表来审核流程的有效性，检查表来源于《质量手册》《程序文件》《作业指导书》。

3.3 客户满意度调查

顾客满意作为对质量管理体系绩效的一种测量，组织应监视顾客关于组织是否满足其要求的感受的相关信息，并确定获取和利用这种信息的方法。学校、师生、校友、社会对档案的利用是高校档案工作的最终目的，因此他们的满意度反馈为档案工作下一步工作提供决策基础和依据，是不断改进高校档案工作质量和评估体系中的基础和依据。档案管理机构可根据实际工作情况合理设计顾客满意度调查情况表，通过分析数据来不断改进工作。

参考文献

[1] 赵子建.ISO9000在高等体育院校教育管理中的应用研究——体育教育质量管理体系的理论2.探索与模式构建[D].福州：福建师范大学，2005.

[2] 曹玉.基于ISO9000标准的综合档案馆质量管理体系构建分析[D].哈尔滨：黑龙江大学，2012.