应收账款维度的细化在SAP—ERP中应用与实现

张镁　娄小燕

摘 要：应收账款管理是财务管理的重要组成部分，如何利用信息化手段，提高应收账款的回收率，提高资金的安全性，降低应收账款，一直是企业信息化管理不断探索的方向。该文叙述了利用成功上线信息化工程—SAP系统之机，大力推进公司制度变革，细化应收账款的应用与实现。

关键词：应收账款 SAP-ERP系统 应用与实现

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）06（a）-0213-02

应收账款是企业因销售产品而应向客户收取的款项，它是在商业信用条件下由于赊销而产生，属于企业的短期债权。应收账款明细有助于管理公司与客户以及业务合作伙伴之间的交易，同时也是销售过程的重要组成部分。

在SAP-ERP系统中，企业标准的应收账款明细账是通过A/R模块配置实现，它是把客户主数据作为明细科目进行未清项管理的核算流程，但在企业应收回款合同阶段考核与应收账龄分析中，对应到客户维度的应收账款往往不能充分暴露出企业应收账款中存在的具体问题，无法有效指导应收账款金额的降低。考虑到企业“两金”清理专项工作的迫切性，为“阶梯式”回款考核提供支撑，细化SAP-ERP应收账款迫在眉睫。为此企业借助SAP-ERP系统配置优化、系统增强、二次开发手段等实现对应收账款的多维度的细化管理。

1 细化应收账款管理的策略与实现

1.1 应收发票的合同维度

应收客户有两种：一种是与销售有关的；一种是纯财务往来的。与之对应的就有与销售有关应收业务处理和其他应收业务处理。该文主要细化的是与销售有关的应收业务，应收业务处理对于因销售而引起的主营业务收入和应收账款，是通过销售模块的发票（Billing）自动产生，不需要在应收账款模块中手工输入，但在系统中的Billing动作由财务部的应收会计完成，而非销售部人员。系统通过Billing自动产生的会计凭证如下。

DR：应收账款明细客户。

CR：主营业务收入。

CR：应交税金-增值税-销项税（仅指内销业务，对于出口的业务则没有销项税）。

预付账款是与客户的销售合同签订后，产品未送达至客户时，需要客户先预付一部分货款，客户给予一定金额预收款。对客户预收款时，产生凭证如下。

DR：银行存款-清算科目。

CR：预收账款-明细客户。

在应收与预收凭证形成时，系统标准功能只能对应至客户维度，无法按照合同维度进行细分，为了能够实现对合同维度的管理，需要在应收凭证中展现出合同编号的相关信息，替换至应收凭证中参考码3字段中，替换原有的客户编号信息，该项目使用SAP-ERP系统为用户提供标准出口功能（所谓标准出口即系统提供一个空代码的子过程，在这个子过程中用户可以添加自己的代码，控制自己的需求），系统中与之对应的出口为：开票文档用户出口EXIT_SAPLV60B_002，在该出口中编写相应代码实现上述功能。

1.2 客户回款分配平台

前面讲述了应收账款在系统形成时如何生成对应至具体客户的某一个合同，下面为保障客户回款对应至相应的合同，在系统内开发以下3个业务功能。

（1）回款登记。

公司回款类别主要分为两种电子回单与汇票（商承与银承），在财务收到客户对公司的回款时，为便于后期对各种类型回款的统计与对后续现金流量的分析，上述两种类型的回款需要分开登记。在本功能中开发相应的对话框界面用以记录银行科目、电子回单号、汇票号、回款客户描述、回款金额、到期日、特殊总账标识（用于区分商承与银承）等具体信息。在财务对上述信息进行登记时，回款信息将被统一记录至自建表中，为后续回款拆分提供数据基础。该系统中为提高财务会计的工作效率，也开发了相应的批量导入程序，财务人员只需在EXCEL表格中填写好固定模板的回款信息，就可实现大量回款数据的批量登记业务。

（2）回款拆分。

当财务会计在系统对回款信息登记后，销售回款管理人员就可以在系统中查询到对应的回款信息，回款管理员通过与销售员具体确认后方可对系统中的回款信息进行拆分，即把对应的回款拆分到具体客户的对应合同中。该拆分程序既可实现与应收合同与预收合同的下账，又可保证单条回款信息拆分至多客户多合同。上述拆分的应收数据明细取自系统中财务Billing后的应收会计凭证信息，预收信息均取自系统中已创建的销售订单中的信息。在实际的业务处理中经常会存在回款信息无法具体对应合同的情况，为规范回款业务，在不改变合同编号规范的前提下，保证所有回款信息与系统合同一一对应，特制定一些业务流程，如无法分配回款流程等。

（3）回款凭证生成。

该业务功能的主要作用是把上述回款管理人员所拆分的业务数据生成如下会计凭证。

DR：银行存款-清算科目。

CR：应收账款/其他应收款/预收账款-客户-合同明细。

在该业务流程实现的过程中，财务人员对回款管理人员生成的业务数据有审核功能，当对数据有异议时可以拒绝该条目。当凭证生成后也可以对该凭证进行冲销。在生成对应至合同的回款凭证后，为后续多维度的应收回款相关的统计报表的开发提供了数据支撑。

1.3 财务调整

上述所有的业务流程都是针对正常业务数据处理的，但财务日常操作中经常涉及到坏账处理、应收应付核销、客户抵物等特殊业务，为保证此类业务能够规范的管理，需调整SAP-ERP系统配置。增加TZ凭证类型专门用于调整业务的系统处理。通过特殊凭证类型的区分，保证了后续应收账目更加明晰，使得调整数据在应收模块中有据可依。

1.4 客户间预收应收的自动清账

通过上述销售与财务的业务处理后，系统中所有应收账款明细、回款明细、预收明细等均可对应至具体客户下的具体合同，但该明细在系统中均是以未清项体现的，为保证合同明细账龄的真实可靠，上述的未清项在可以清理的情况下必须对清。

在SAP-ERP系统中，为满足企业客户管理的需求，及时反映应收账款的形成、回收、账目的增减变化情况，并提供按月进行核对客户明细、详细地记录客户发票收款情况等等，这些功能的实现需要借助SAP的清账功能。那么什么是清账？清账是使客户总账行项目从未清项变成已清项的事务操作，通过清账动作，系统自动更新凭证行项目状态，将未清项转化为已清项。即在发生销售业务时，借记客户行项目，形成客户借方的未清项；对客户收款时，贷记客户行项目，形成客户贷方的未清项；在未清账之前，此笔业务的行项目在系统中均以未清项列示，只有经过清账的操作，未清项才能变成已清项，意味着此笔销售业务的完成。通過SAP-ERP系统未清项管理功能，真正实现财务核算和监督职能。

在系统中通常只提供单个客户下的清账，但公司的未清合同有六千多个，涉及到的未清行项目已达两万多条。如果手动清理效率及其低下，为提高财务人员的劳动生产率，针对为其开发相应的批量清账功能。

清账原则如下所示。

（1）预收金额小于等于应收金额。

（2）应收借方大于等于应收贷方。

（3）相同或不同客户之间相同合同编号。

针对上述原则在系统内开发相关批量清账程序，用以解决单个合同清账效率低的问题。

2 结语

从SAP-ERP系统回款平台的总体运行状况来看，为公司带来了显著的效果，不但提高了企业的财务管理水平，提升了员工的工作效率；同时在企业“两金”清理专项工作的提供了精准的数据支撑，为“阶梯式”回款考核提供依据，通过SAP-ERP系统整体运行为企业带来了信息可视化、流程规范化、信息交互可靠性等诸多便利。

参考文献

[1] 王妍敏.运用财务报表分析应收账款存在问题[J].中国远洋航务，2016（7）：70-72.

[2] 康志惠.关于改进批发销售企业组织应收款项管理的思考[J].企业改革与管理，2015（22）：146.