档案收集工作的探讨

摘 要：档案是人类历史发展的瑰宝，人类进步的阶梯，是人类数千年经验知识的积累，是一本写不完的传家书，我们还在不断的修订完善，并将一直写下去。然而，近年来档案的收集工作问题迭出，致使档案资料收集不全、不规范、不准确，很多珍贵资料流失。本文将以档案收集为重点，通过分析其内部、外部等因素，得出档案收集问题的解决办法，维护单位、社会、国家的利益，为以后工作提供充足的借鉴参考，避免走弯路，走错路。并着重强调档案资料的收集最终是服务于单位和职工。

关键词：档案；收集；问题；解决

档案收集是档案资源的重要来源，是档案管理工作的首个环节，也是档案管理后续工作的基础。随着国家档案法规文件的发布，档案收集工作有了大的进步，但现实却是困难重重，这是很多单位在档案工作中普遍存在的问题。档案的收集是档案资料的基础，收集质量的高低直接影响单位档案管理的水平，尤其涉及到重要信息资料的可靠性与全面性的档案，将直接降低档案的有效利用率，影响单位整体工作进度。根据我对自身行业的深刻认识，为适应社会发展对档案收集工作的要求，谈谈个人对档案收集工作的看法：

1 档案收集工作的比较突出的几个问题：

1.1 单位领导不重视档案工作是档案收集工作困境的重要原因

领导对单位的影响具有鲜明个人特色的，多数人认为提高单位经济效益才是工作的重中之重，却忘了“磨刀不误砍柴功”，更不了解档案资料的唯一性，尤其是一些特有档案的不可再生性，对档案收集造成了不可挽回的损失。

正因如此，此类单位在档案工作的人员安排及经费投入上都本着能减就减的态度，使档案收集工作雪上加霜，无法形成集中与分管结合的体制。

“以史为镜，知往鉴今”，国家的发展离不开历史的传承，一个单位就能独于世而立？一味追求经济效益的数字，不重视文化基础的积累，大至国家小至企业单位，都不可能长久。单位领导不重视档案收集的原因是多方面的，有自身知识范畴所限而对档案作用不以为然的，有为方便自己查找而拒交档案资料，有对档案管理人员不信任的，等等。但也不能以偏概全地说个别领导不重视档案，只是没有站在服务社会的高度认识档案，不信任档案人员保存而自己收藏。在这样的领导带领下的单位内部其他部门，也就同样跟随领导，而把他们认为重要的档案自己保存而不交给档案室。当然，也有确实不重视档案的领导，而使档案难以收集。

档案是人类社会发展的产物，也是人类文化的积淀，档案传承了浓厚的文化，它在社会的生活中有着不同价值表现形式。档案不但反映了历史发展的足迹，更反映了人类社会在社会实践活动中取得的成果。档案工作应与其他重要工作一样，受到领导者的重视，以对人类社会的负责，为现实服务，对未来负责的高度才能使檔案工作源远流长，才能保证档案收集工作及时、全面、规范的完成，使档案室的档案不断丰富、升值，成为单位发展前进的重要文化基础。

1.2 档案工作人员意识不够业务水平不高

单位内工作人员因为档案工作意识较弱，不重视原始材料的保管，致很多珍贵材料丢失甚至不知去向，到年底归档时归档资料缺失严重是，无法补救。尤其是一些重要的工作，因为不注意资料的收集而无法归档。由于档案工作人员对单位各部门每年开展的工作及活动不了解，难以形成监督、指导系统化。个别档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，业务水平低，单纯的以为档案收集就跟整理书本资料一样简单，对该收集的资料的范围、数量、种类不清不楚，对收集到档案资料按个人意愿分类、保存等等不规范操作，或者岗位轮换的太快不熟悉业务，或者不负责任收集不来就不收集等因素，使档案资料流失严重并不可逆，这个因素对档案收集是一大的阻碍。

1.3 缺乏有效的制度监管与惩罚措施

由于单位没有制定相应的监管和惩罚制度，在领导不重视档案收集的情况下，有什么样的领导就有什么样的下属，单位内部其他部门，也就同样效法领导，而把他们认为重要的档案自己保存却不交给档案室或者由于工作忙而无时间收集移交，当然，也有的单位领导的确不重视档案工作，而使档案难以收集。

档案的收集是国家档案法的基本要求和国家档案行政部门对各级档案管理部门和管理人员的职责规定，具有法律制约作用，档案的收集工作好差还将影响单位的经济收益，档案能为决策提供有效的信息依据，所以任何企业单位都必须重视档案的收集工作。

2 针对以上档案存在的问题，我梳理出以下解决方法：

2.1 内外结合，加强宣传，提升档案收集的意识

上级档案管理部门应每年举办形式多样的档案培训和宣传活动，加强《机关档案工作条例》、《档案管理办法》等法律法规的宣传力度，要求各单位各部门必须严格按照《档案法》等法律、法规办事。

要坚持不断提升领导对档案的认识和重视，定期到各单位档案资料进行抽查，形成上层压力并反复强调档案的重要性，要加大对档案建设工作的各方面投入，使档案管理电子化；对档案专、兼职人员的从业要求必须持证上岗硬性规定，提高业务能力，提升服务水平，保障档案收集工作的顺利。还必须提高档案工作人员工作责任心，档案收集工不需要具备什么特殊才能，这是一项技术含量较低的工作。天下无难事，只怕有心人，档案人员对收集工作要做到“三勤一劲”，即勤于宣传、勤于学习、勤于收集和具有一股劲。任何一项工作能不能尽善尽美，关键在人，在于从业人员的责任心和大局意识。档案收集工作也不例外，关键看从业人员对这项工作是否用心、热心、尽心。用心体现一个人的敬业态度；热心是基础、是动力；尽心是体现责任意识。凡是有责任心的档案员都会能采取一些灵活变通的办法，以保证档案收集材料相对齐全。只要档案员积极主动肯定会有收获的。同时，我们也需要考虑业务部门不愿意移交，有可能是我们的档案人员在短时间内无法满足他们的利用需要。

2.2 坚持“重视、优选、突现自我”的档案收集方针，丰富单位档案收集资源

凡是与我单位有关的各种有保存价值的载体，必段分门别类的收集好，坚持“突现自我”这个原则，从中优选中对我单位影响较大的资料。除文书档案外，电子档案、会计档案、基建档案、人事档案、声像档案等都要建立，类别齐全、资料丰富的库存档案才能满足查档需要，更好地为单位服务

2.3 完善档案法制建设，树立依法治档的法律意识

上级主管部门和档案管理部门要定期对各单位档案执法情况的监督检查，从行政层面加强领导干部对档案法律知识的学习，以提升单位全体人员依法治档的意识。对各单位在检查中发现的违规违法问题必须要求马上整改并依法惩处，以此进一步体现法律的权威性及严肃性，禁止单位档案拒不归档现象的发生，确保档案收集工作的顺利进行。

2.4 制定并完善规范性、操作性强的档案收集监管惩治制度

制度内容要涉及责任制考核、档案收集、惩罚等方面的内容，并开展经常性的自查工作。同时，对以往比较注重工作看轻学习、倚重习惯轻视创新的行为，要自觉开展业务强化活动，提高素质，做好正在做的，开展还没做的本职工作，为各个部门、每位职工提供满意的档案信息利用需要。

近年来，党中央、国务院高度重视档案工作。习近平总书记对档案部门利用历史档案反击日本右翼言论作出重要批示，为档案工作如何服务大局指明了方向。李克强总理在政府工作报告中提出要发展档案事业。我们档案部门要适应时代的要求，进一步更新观念，开拓服务领域，做好以档案收集为前提的档案管理工作，充分有效地利用档案信息，更好地服务于党和国家的大局，服务于本单位。

作者简介

梁志霞（1984-）女，广东省肇庆市高要区（籍贯），现职称：初级，学历：本科，研究方向：档案。