企业档案信息化管理存在的问题及对策研究

郭巧云

摘 要：档案管理是企业管理工作中的重要基础性内容，档案管理质量对于企业的发展与进步有着重要作用。实现信息化管理是当前管理工作的重要方向，有助于管理效率管理质量的提升。本文简要地就当前企业档案信息化管理工作中存在的问题进行分析，并在这基础上就实现信息化管理优化的相关对策进行探讨，以期为各个企业实现企业档案管理工作的不断优化提供参考。

关键词：企业档案信息化管理；问题；相关对策

档案是企业重要的信息资源内容，档案管理工作对于保证档案的凭证价值具有十分重要的作用，是就企业的生产活动、科研活动以及经营活动等进行全面记录的资料库，也属于企业的重要资产内容之一。档案信息化管理是当前重要的科学管理方式，该管理模式在实际运用中能有效的避免商业机密泄露，实现管理工作效率的提升。

1 当前档案信息化管理工作开展中面临的困境

1.1 网络安全质量难以得到保证

现代信息技术与网络技术都在不断的发展，在实现利用范围扩大的同时也缺乏防护措施。网络开放状态的存在直接造成了网络安全就难以保障，在利用该技术实现档案信息化管理时容易发生漏洞，存在较大的网络应用风险。其次，由于当前网络分布较广，网络资源共享性较高，导致存在网络中的企业档案信息容易被窃取或篡改。

1.2 档案资源的实际利用率有待提升

就当前的企业档案管理工作来说，相关管理人员还没有实现管理观念的转变，难以适应当前的企业管理需求。在管理工作中难以就档案的开放性和机密性进行正确处理，难以实现管理质量的保证。同时，由于当前大多数企业对档案管理的资金投入较少，缺乏相关的配套设施的建立，企业档案的利用率有待提升，对管理系统的发展也造成限制。

1.3 缺乏完善的信息化建设制度的制定

档案信息化建设与企业信息化建设有着重要的联系，存在相互依存与发展的关系。但是就当前的企业档案信息化管理建设工作来说，其较为孤立，导致该系统难以集成于企业信息化管理中，难以实现发展。另外，管理人员没有建设和其他子系统的相互接口与交互关系，以至于系統拓展难以实现。

1.4 当前参与管理工作的相关人员素质有待提升

档案管理人员是实现档案信息化管理建设的重要执行人，所以，建立专业的管理人才队伍是十分重要的。但是就当前的管理工作而言，管理人才水平与当前的信息化建设要求存在着差距。其主要表现在以下几方面，首先，当前的管理工作者大多并非管理专业，所以管理技术不足，管理创新能力也有待提升。其次，企业忽略了管理人才培养的重要性，缺乏专门的资金投入。最后，当前的档案管理素质水平较低，存在着人才供需的矛盾。

2 档案信息化管理工作不断优化的相关对策

2.1 完善相关管理工作的安全保障系统

信息化技术与网络技术在企业档案管理工作中的应用推广为管理工作质量提升提供了保障，但同时也造成了档案管理安全性的降低。所以，企业应当积极根据自身情况进行分析，并在这基础上完善档案信息化安全保障体系，实现档案管理安全性的提升。其次，为避免档案丢失或遭到破坏，管理人员应当积极在管理系统中进行防火墙与杀毒软件的安装。同时，管理人员还应当就档案信息的访问权限进行严格设定与划分，保证档案系统的安全性。除此之外，企业还应当注重对相关管理人员的管理技能与管理意识的培训，只有这样才能进一步提升信息化管理工作的质量优化。

2.2 实现当前管理工作实际效率的不断优化

为实现档案信息化管理工作效率的提升，相关企业应当积极加强对管理人员的培训，转变管理观念，切实提升档案信息管理水平与质量。首先，为实现档案资源的有效利用，企业应当加强档案数据库的建立优化。其次，相关企业还应当就当前信息建设中的问题进行分析，积极从其他企业进行管理优化措施的引进与学习，同时在进行档案编排时严格按照相关标准进行。这样有利于实现档案信息化管理和与其自身的企业管理相互匹配，更有利于企业对档案信息的充分利用，提高信息化管理的整体工作效率。

2.3 明确该管理工作信息化发展的必要性，提高重视程度

档案管理对于企业来说是十分重要的管理内容，实现信息化管理，优化对于保证档案管理的不断精细化发展以及高效利用有着重要意义。所以，各个企业应当明确档案信息化管理工作的重要性，并提高对该管理工作的重视程度。尤其是个企业的领导阶层更应当做好带头作用，不断加强对管理信息化发展的人才投入以及资金成本的投入，制定全面的档案管理计划。并就当前的管理技术以及相关管理知识进行积极地学习与引进，完善信息管理系统建设，实现工作长效机制的建立。同时，企业还应当不断加强对相关管理人员的档案管理意识的教育，以及对档案管理信息化发展意识与能力进行培养。

2.4 加强对相关管理工作者的培训与教育

只有切实提高档案信息管理人才的管理技术，才能确保档案信息管理工作质量的不断优化。所以，相关企业应当注重档案信息管理人才的培养，这主要通过加强对相关人员的培训教育工作的开展来实现。首先，企业应当积极开展讲座等活动，就管理人员的管理技术以及管理方法进行专门的培养。其次，企业也应当从人员招聘环节开始，就管理人员的水平进行严格要求，积极引进高素质人才参与工作。此外，针对当前管理人才老龄化现象，企业还应当实现人员编制的年轻化发展，切实提高相关管理人员的创新意识。并以提高工资待遇以及建立工作奖惩制度的方式来就工作人员的行为进行限制。

3 结语

企业档案信息化管理是当前档案管理的重要发展和研究方向，本身较为复杂，且管理要求较高。所以，相关企业应当明确信息化管理发展的重要性，并就当前档案信息化管理工作中存在的问题进行分析，并在这基础上就实现相关问题解决的具体措施进行探讨。只有这样，才能不断提高企业档案管理中的信息化程度，提高档案管理质量。

参考文献

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