检察机关档案管理信息化建设浅析

卜兴强+程世佳

摘 要：随着社会不断进步、科技日益发展，电子信息技术逐步渗透到各行各业、各领域之中，开启了数字化工作的新纪元，这也使得信息化技术在检察机关中更加普及，打破了传统的工作模式。检察机关档案管理信息化建设是提高检察机关管理质量的基本要求，将信息化管理运用到档案管理工作中去也是相当必要的。本文主要对检察机关档案管理信息化的优势、检察机关档案管理信息化建设的意义和如何提高档案管理信息化建设进行了简单的分析。

关键词：检察机关；档案管理；信息化

随着科学技术的不断发展，档案管理逐渐迈入信息化、科技化、电子化时代。作为一种新型管理手段，档案管理的信息化为检察机关提供了高效的档案归置和便捷的网络查询服务，实现了档案管理的现代化。在计算机的发展普及下，检察机关的各项工作中形成了大量的电子档案，档案的信息化管理在检察机关档案管理中的重要性日益突出。但实践中，观念、制度以及操作规程方面的不尽完善之处限制了检察机关档案管理信息化的发展，必须尽快解决。

1 检察机关档案管理信息化的优势

（一）节约存放空间。众所周知，传统的人工模式，检察机关的档案数据在数量上非常多，在分类的过程中要求比较复杂并且对档案存放的要求也是比较高的。如果一个单位有2000人，那么他们的人事、工作档案储存至少也需要100平方米才可以满足需求。然而，使用现代化的信息化技术管理则不需要那么大的场地，因为它是通过硬盘等高科技存储媒介对档案进行管理，并且充分利用了互联网功能，实现了数据的快速传输以及资源共享。因此，管理者只需要对硬盘等媒介进行必要的管理，它具有两方面的优点，一方面是它实现了无纸化，绿色环保，并且档案的存放和使用时间也会因此增长很多，真正实现了高效存储；另一方面是它节约存放空间，只要保存在互联网上就可以随时随地的查找和共享。

（二）节约查询时间。在以往的传统人工管理模式中，档案数据量大，分门别类的资料重重叠叠，这样就有可能会因为管理工作者在以往的工作过程中由于对工作不仔细或者其他方面的原因，导致了相关管理工作执行的混乱，查找信息费时费力。然而，在信息技术高科技的环境下，档案管理系统与办公系统融合后，有关的信息就实现了自动存储。并且存储是科学、准确的，按照一定的时间先后顺序进行的，这样在需要查找信息的时候只需利用参数查找就可以能够获得数据，非常的方便、高效，节约时间，不会像传统模式那样去大海捞针了，非常迅速。

（三）准确方便。以往的档案管理在数据查询、归档等方面都比较费时费力，然而在信息化时代在，机关档案管理的高效性、合理性等保证了档案管理的科学、高效。并且，利用档案不再受时间、空间等条件的约束，相关工作人员在任何情况下只要依据操作流程就可以十分方便的获取所需信息。例如，整理员工的人事档案或办案情况，由于人工管理的学下·缺陷、资料的繁杂，以往的档案管理过程中至少需要花费半年左右的时间，查询某个员工的档案需要花费好几分钟，办案情况查询需要的时间就更长了。然而在信息化条件下，查询某个员工的档案只需要短短几秒钟的时间，非常的高效便捷，且非常精确。

2 检察机关档案管理信息化建设的意义

众所周知，电子档案是未来档案管理工作的必然态势，对于提高档案管理效率、优化档案管理环节等方面有着重要作用。检察机关档案管理作为国家的重要事业之一，它对于造福人民、服务社会有着特殊意义。检察机关档案管理信息化建设是指在上级检察机关及地方党委政府的领导与组织之下，通过现代化的电子信息技术对各种各样的档案信息进行有序的、全面的整理与分类，然后对所有的数据档案信息进行整理与共享。检察机关档案管理的信息化，它一方面建立起为社会提供全方位服务的信息化档案管理系统，使原本复杂、烦琐的档案建立与查找机制变得更加方便与快捷，能大大地提升机关单位的管理水平与工作效率。另一方面还能大大节约机关单位的各种资源，对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着极其重要的意义。

3 检察机关档案管理信息化建设的路径

（一）转变观念，深化认识。随着互联网的发展和计算机的普及，各行各业的信息化程度也在与日俱增。与传统的档案管理工作相比，电子档案不仅极大地减轻了工作人员的劳动强度，而且有效地提升了工作效率。此外，电子档案管理可以实现快速复制和广泛传阅，它的便捷性是纸质档案不可比拟的。因此，检察机关要高度重视这一新型管理模式，检察机关中的管理部门工作者应当转变传统的管理观念，使自己的认识不断提高，要正确意识到信息化管理对其工作的重要性，要把管理工作中的一系列问题与社会发展的趋势相统一，要与时俱进，逐渐跟上时代的步伐。

（二）创造条件，提升队伍素质。在检察机关档案管理的信息化建设工作中，档案工作人员是具体的实践者和操作者，他们是真正实现档案管理信息化的基石和源泉。因此，可以说档案管理工作人员业务水平和综合素质的高低直接决定着检察机关档案管理的信息化现代化程度，影响着电子档案管理模式优越性的发挥。那么，想要提升检察机关档案管理信息化队伍的素质可以从以下几个方面来得以实施：首先，建立合理、系统的考核制度，从而提高相关工作人员的积极性。通过一系列的考核制度，可以对相关工作人员展开客观、有效的考核，这是不断提高其档案管理水平的重要方式。对一系列的工作展开科学的考核，可以促进管理水平的进步。其次，要注重培训。要充分利用上级检察机关、地方档案管理部门组织的培训，积极开展岗位练兵，定期举行业务竞赛等活动，逐渐提高相关工作人员的业务水平，增强其业务能力。

（三）遵循规范，健全制度。无规矩不成方圆，各行各业都如此，可以说健全的制度是规范管理和科学利用的前提，因此，检察机关档案管理信息化建设应当遵循规范性原则，建立适当、合理的制度，应当依据有关法律法规，制定出符合实际情况的档案管理制度，制定统一的制度与标准，有序进行归档，确保信息保存与传递的规范性。检察机关档案管理部门可以健全与完善相关工作的流程，制定好档案管理工作的步骤，除此之外，检察机关档案管理部门还应当建立有关的安全措施，特别是对电子档案的保管，以免有關信息的泄漏，以此来保证档案的安全和完整。检察机关档案管理部门还应当做到统一管理标准，设定好管理工作中的各项标准，从而用来衡量管理工作效率的高低。如果没有制定相关标准，相关的信息库就难以实现，如果有关部门没有按照一定的标准去执行业务，那么工作的真正意义就无法实现。

4 结语

随着互联网的发展、现代信息技术的融入，加大对档案信息资源的开发、提高档案利用的信息化水平已迫在眉睫，这就对检察机关档案工作者提出了更高的要求，这就要求档案管理的相关工作人员不仅需要拥有以往的档案管理智力，而且还需要努力学习并且掌握档案管理现代化的技术，从而使得档案管理转化为检察机关的精神财富。但不可否认的是，在当前的检察机关档案信息化建设中，还存在着各种各样的问题，比如说：管理意识淡薄；档案信息化管理制度不健全；人员素质不高。这些问题的存在在一定程度上阻碍了检察机关管理的信息化建设步伐，成为了检察机关管理的信息化建设进程中的绊脚石。因此，检察机关就必须正确的认识到当前在档案信息化管理中的一系列问题，强化现代化意识，建立健全管理和使用制度，不断提升档案工作者的整体素质，以实现检察机关档案信息化管理的高效健康发展。

参考文献

[1]江舒.浅析机关档案管理信息化建设实践[J].才智，2016

[2]夏伟.机关档案管理信息化建设探析[J].工作指导，2016

[3]潘亚丽.海事行政机关档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014

作者简介

卜兴强（1975-），男，汉，江苏泰兴，邗江区检察院，办公室主任。

程世佳（1985-），男，汉，江苏泰兴，邗江区检察院。