浅谈大数据时代下的档案管理信息化建设

赵瑞勇

摘 要：二十一世纪是科技与信息的时代，大数据时代的到来对社会、经济、文化等各方面建设产生了深远影响，深刻的影响人们的生产生活方式和思维方式。档案管理具有重要作用，档案管理的信息化建设是适应大数据时代的必然要求，文章将分析大数据时代加强给档案管理信息化建设的重要性和必要性，并探讨机遇和不足，试着提出改善措施，以促进我国大数据时代下的档案管理。

关键词：档案管理；大数据时代；机遇；挑战；对策

一、大数据时代加强档案信息化管理建设的意义

大数据具有容量大、种类繁多、高速、可变性强、价值密度低、真实性、复杂性等特点，渗透于各个行业，被广泛的运用于生物学、物理学学、政治、经济、金融、军事、通讯等各个领域，深刻的影响着社会的变革与发展，全球已经进入大数据时代。

档案是一种重要的媒介，是人类重要的智力成果的保存于传承，记录着人类在政治、经济、文化、社会生活等各个方面的传播与发展，是一种不可再生的、稀缺的历史性的资源，是重要的社会财富，所以，档案管理具有不可替代的价值和意义。档案管理的信息化建设即是进行档案的资源化、信息化管理。传统的档案管理大多以纸质为主，信息量大、工作繁杂、准确性低、工作效率不高，更重要的是不利于档案资源的管理、使用、交互，无法发挥最大作用，也不利于长久保存，随着互联网发展和信息通讯手段的进步，尤其是大数据时代的到来，进行档案管理的信息化建设是顺应时代的必然要求。

二、大数据时代给档案管理信息化建设带来的机遇和挑战

大数据时代给档案管理信息化建设带来了巨大的机遇和便利，同时也面临很多新的挑战和问题。

（1）大数据时代给档案管理信息化建设带来的机遇

大数据时代下，档案管理与现代科技手段和通讯技术相结合，促进了档案资源的获取、分析、管理、调用、共享和存储，最大限度的发挥了档案资源的价值和作用。①大数据时代促进了档案管理工作的高效进行。计算机网络和先进的档案管理软件的运用，大大的提高了档案立卷归档、数据录入、检索、分析和利用等方面的工作效率，相比传统的手工工作，档案管理效率和质量大大提高。②大数据时代促进了档案管理的准确性。档案不仅在空间维度上还是时间维度上都是一项复杂的系统工程，其数据和记录的准确性对档案的价值影响重大，大数据时代利用先进科学技术，提高了档案资源的准确，也可以灵活的采用精确查询、模糊查询都手段，促进档案资源的全面、迅速利用。③大数据时代为档案的保存和传播的带来了革命性的影响。传统的纸质档案的保存寿命不长久，大数据时代实现了信息和载体的分离，利用人类先进的计算机存储系统、芯片、云存储等，可以极大的提高存储的容量，而且，档案的复制极为方便，同一份档案可以进行多次复制存储，防止了档案资源的流失，可以实现永久存储，促进了人类智慧的长久保存于与传播。总之，大数据时代的到来，给档案管理带来了极大的机遇和便利，应积极促进档案管理的信息化建设。

（2）大数据时代给档案管理信息化建设带来的挑战

任何事物都有两面性，大数据时代给档案管理带来极大便利和机遇的同时，也带来一些新的挑战与难题。①大数据时代对档案信息管理的总体规划和布局提出了更高要求。档案信息化建设是一项系统的、复杂的工程，建设的权限、规模、设备人员配备情况等各方面都要站在总领全局的角度，结合地方和区域特色进行统筹和规划，但我国目前档案管理信息化系统还较分散、各省市区县等方面的汇总、协调合作和资源共享不足，各个行业之间的联系建立的也比较少。②资金和设备难以保障。檔案管理的信息化建设需要先进的技术和仪器设备以及高素质人才的支撑，目前我国的档案管理的信息化建设在网络搭建、计算机、扫描仪、多媒体设备、办公系统等方面的资金和技术投入尤其是中西部地区和农村基层的投入还十分欠缺。③档案信息的安全性成为一大问题。大数据时代的档案信息化建设都依托与计算机和互联网，采用软硬磁盘、网络云虚拟存储等方法进行电子的档案材料的采集、整理、调用、传输等，技术的安全性要求很高，一旦电脑或计算机软件中病毒，或者被别有用心的黑客入侵，那么数据就很容易被窃取、盗用、甚至篡改、删除、伪造，对社会危害极大，然而目前的点子档案的保密措施和保密技术还有待提高。④专业人才缺乏。目前我国的档案管理人员还无法满足市场需求。

三、大数据时代下加强档案管理信息化建设的举措

大数据时代下的档案信息化管理建设应充分发挥信息时代的优势，抓住机遇，同时迎接挑战，改善不足，促进档案管理的资源化和信息化。①应做好总体的档案管理规划和布局，统筹各行业的发展，建议完善的总体的档案管理数据库，然后根据行业和领域的不同建立分类数据库，国家在建立总档案库的情况下根据省市区市县等各地区的具体情况建立相应的档案室、档案数据系统，做好总体的规模、资金、权限等方面的规划和布局，并建立完善的交流沟通机制，促进行业、部门之间的档案信息资源的交流和共享。②保证资金和技术的投入，为档案管理信息化建设的软硬件设施、技术、人才提供一定的基础和保障。③加强安全措施，加大保密技术和档案信息监管技术的研发和运用，确保信息安全。④增强人才培养。大数据时代的档案管理人员应拥有专业的计算机处理技术、信息的采集、分析、存储、档案建档、归档、保存等方面的专业知识，以及基本的互联网知识和较高的职业敏感性、责任意识、保密意识，国家应加大专业人才的培养和教育，增强档案管理人员的综合素质等。

大数据时代给档案管理带来了很多变革，进行档案管理信息化建设具有重要意义。大数据时代给档案管理信息化建设带来了很多机遇和便利，也带来了挑战和难题，文章进行了具体分析，并提出了提高大数据时代档案管理信息化建设的有效舉措，对促进我国的档案管理信息化建设具有一定的参考价值和借鉴意义。

参考文献

[1] 关媛瑞.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].中国管理信息化，2016，19（20）：179-179.

[2] 冯兴兰.浅谈大数据时代下的档案管理信息化[J].菏泽学院学报，2016，38（3）：138-139.

[3] 张译之.试论大数据时代背景下的档案管理工作[J].中国科技纵横，2015（12）：37-37.

（作者单位：山东省菏泽市广播电视台；）