新时期如何做好档案管理工作

开跃红

摘 要：随着互联网技术为代表的新时期到来，“档案”这一人类社会传统的信息管理方式也面临着全新的改革。结合当前形势，新时期人类社会面临着“信息爆炸”的现象，信息规模、总量呈现“海量化”特征，传统的管理思路、工具、方法等均呈现出滞后性，難以满足现代社会的发展需求。基于此，本文结合新时期档案管理工作存在的问题，探索做好档案管理工作的有效途径。

关键词：档案管理；创新意识；专业化；数字化

宏观层面说，档案管理工作对人类社会有着重要价值，“今世赖之以知古，后世赖之以知今”，档案所记录的是人类社会演变中的点点滴滴，既有承前、又能启后。微观层面说，档案记录着一个国家、组织、个人的发展轨迹，与人们的日常生活息息相关。在互联网信息技术飞速发展的新时期背景下，档案管理工作也要与时俱进、不断创新。

一、新时期档案管理工作面临的问题

新时期档案管理工作面临的问题主要包括两个方面：

（一）档案管理工作“量变问题”

所谓“量变”，是指新时期的信息资源生产能力大幅度提升，与传统档案管理时代相比，单位时间内可形成的信息、数据总量，已经无法用常规标准统计。如果依然采用纸质印刷的形式保存，则档案更新速度远滞后于生产速度。但现实情况是，我国档案管理工作接触互联网信息技术的时间较短、发展缓慢，目前仍然处于初级阶段，当前的档案管理工作大部分仍是以手工管理为主，效率低下、精准性差，尤其是一部分单位由于缺乏必要的档案保管设备，导致档案损坏遗失的现象时有发生。更为严峻的现象是，即便一些单位有档案管理的信息化设备，但是相关工作人员因为缺乏操作知识，不能熟练操控，不能有效地发挥其作用。

（二）档案管理工作“质变问题”

所谓“质变”，是指新时期档案管理工作的内容实质发生了巨大变化，对比传统档案管理分析，主要是对现有档案展开操作，以保存、修订等为主，具有很强的“闭门造车”、“各自为政”的特点，以新时期信息化眼光分析，这种档案管理模式构建出一个个“信息孤岛”，难以提升交流、共享的价值，自然也无法发挥其经济价值、社会价值、文化价值。新时期所产生的一系列信息化技术要素，从外部冲击了传统的档案管理思维，在“不得不改变”的情况下，档案管理工作在短期内容易出现无所适从的迷茫感。

二、新时期做好档案管理工作的途径

（一）树立与时俱进的档案管理意识

新时期做好档案管理同座应树立与时俱进的意识，包括经济意识、中心意识、时效意识、开放意识和攻关意识，并统一按照“创新意识”来提升服务能力，尤其要加强档案管理主体的职能履行创新意识，不断尝试新的方法、新的工具和新的模式，探索更符合中国社会在新时期档案管理方面的服务需求。

进一步，树立与时俱进的档案管理意识离不开领导层的支持，从领导角度出发，强化档案管理工作优化力度，加大人力、物力、财力的投入力度，有意识地进行档案管理设备的更新，向档案管理人员传递明显的价值信号。同时，基于领导自身的观念转变，带动档案管理人员从传统的工作观念中解放出来，变被动未主动、变消极为积极，主动地展开相关知识的学习和技能的掌握，进而提升自己在实践中的综合能力。同时要积极思考善于发现档案管理工作中存在的问题，并勇于创新，用开拓性的思维去解决这些问题，使档案管理工作能更好地顺应时代发展趋势。

（二）快速构建档案管理信息化模式

结合我国社会信息化程度而言，档案管理信息化进程远滞后于其他行业，因此必须快速构建档案管理信息化模式。在具体的实施过程中，首先要彻底摒弃依靠人工处理的方式，最大程度上结合计算机技术、信息技术、网络技术。其次，在管理手段上也要主动转变，打破长期以来依靠行政手段的约束，推动“智库”组织形式，用法律手段来管理档案事物，从而实现管理手段的现代化。

（三）大力培养档案信息化管理人员

人才是新时期档案管理工作创新的核心要素，由于在新技术驱动力影响下，档案管理工作的大部分资源、技术、设备等都发生了嬗变，新时期的人才要求，应具备基础的信息化处理能力，可通过引进同时具备档案管理能力、信息技术实操能力的人才，也可以采用自主培养的方式。

针对“自主培养”而言，要建设一个强大的高效的档案队伍，多多吸纳一些复合型的技术人才。档案管理人员不仅应该有过硬的专业素质，还要有较强的接受和学习新事物的能力，要不断给自己充电，学习专业领域以外比如计算机技术等新的技术。同时要有敬业精神，热爱自己的工作岗位，具有严格的保密素质，以保证档案的安全性。同时，将档案信息化管理人员的培养，纳入到产业可持续发展战略当中，多组织档案管理工作者参加培训会或者是工作心得交流会，号召大家多学习别人的经验，提高自己的能力。

（四）健全档案管理专业化技术手段

新时期背景下，信息化技术无疑是推动档案管理专业化的重要手段，也是实现档案管理规范化、标准化和系统化的途径。在具体的途径实现过程中，一方面要对现有案卷资源进行全方面整理，清除不具有存档价值的资源，将内容混杂、重复率高的档案信息进行整合，建立不同档案内容之间的有机关联，并进一步展开规范题名、编号，提高检索的准确度。另一方面，要积极进行数字化档案资源的转化，根据不同案卷的重要程度、利用价值高低等，建立合理的有限序列，逐次从纸质印刷形式转变为数字存储形式，采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。

三、结束语

古往今来，档案管理工作为记录人类文明、积累文化资源、推动社会发展做出了巨大贡献，在新时期做好档案管理工作具有重要的现实意义。但同时，新时期对档案管理工作提出了新要求，加上新技术、新现象、新资源的不断涌现，赋予档案管理工作新的挑战与机遇，这就要求档案管理者主动打破就观念，形成新思想、树立新观念、采取新方法，更高效地运用信息化技术，用于创新创造，以此来提升档案管理水平，更好地为现代化建设服务。

参考文献

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（作者单位：国电环境保护研究院）