浅谈独立学院图书馆办公室作用及特点

毛晓燕

摘要：阐述了图书馆在高校图书馆做为高校的信息及文献中心，对学校的科研发展及教学起了至关重要的作用。而图书馆办公室就如同交通枢纽，起着上传下达、协调馆内与外界关联的作用。现在这样一个网络高速发展的时代，图书馆办公室工作人员还要与时俱进，和读者有更加“接地气”的沟通方式，只有改变我们的观念，拓宽我们的思路，才能更好的为读者服务。金城学院的作用，分析了图书馆办公室的作用以及工作中存在的问题，探讨如何更有效发挥图书馆办公室作用。

关键词：图书馆办公室；作用；特点

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）31-0019-02

一、图书馆在金城学院发展中起到的作用

近十年来，国家大力发展民办教育，从而使得独立学院发展较快。全国目前已经有300多所独立学院，而江苏省有31所。独立学院正逐渐成为我国高等教育发展的重要组成部分，其中金城学院以独特的专业特色成为独立学院当中的佼佼者。金城学院1999年建校，2011年建成颇具规模的图书馆，吸引了省内省外多所独立学院图书馆来此参观学习。作为金城学院发展中必不可少的一部分，它同时也担负着为金城学院教学、学习、科研的重大任务。而图书馆办公室作为图书馆的综合性部门，也是图书馆的中流砥柱，在图书馆的发展中起着必不可少的作用。

二、图书馆办公室工作特性及存在的问题思考

1.综合复杂性。图书馆办公室最基本的特征就是综合性，工作内容复杂。涉及到人事、财务、后勤、档案等多个部门，有时可能需要同时和多个部门进行沟通合作。但是办公室本身并不参与图书馆的任何专项业务，而是通过各种途径和方式，协助领导对馆内业务进行管理，保证馆内日常动作正常进行。相对于馆内其他业务部门来说，办公室是一个特别的存在，没有具体的业务，但是所有事情都会有办公室的参与，办公室在整个图书馆的运作中起到的是一种承上启下，协调馆内各部门以及架起馆内与外界沟通联系的桥梁。办公室除了必要的日常文件处理工作，还要协助领导进行会务接待，所以图书馆的综合功能对于其他部门来说更强。

2.管理性。办公室做为图书馆唯一的对外窗口，首先是对学生进行管理，进入图书馆的学生较多，办公室做为图书馆的脸面部门，需要对学生进行正确的引导及管理，保证图书馆日常运作。其次是配合领导对图书馆内部进行管理，图书馆部门众多，需要配合领导制定各个部门的规章制度及工作职责，最大程度上帮领导分担馆内管理方面的工作。

3.协调性。图书馆办公室在运转过程中，做得最多的就是协调工作。各个群体之间常常会出现问题和矛盾，需要办公室进行综合协调。图书馆办公室要在其中发挥桥梁与纽带的作用，妥善处理好各类矛盾。积极主动地维护图书馆领导与本馆馆员之间、图书馆领导和读者、图书馆和各职能部门之间的各种工作关系。在处理和校内其他职能部门的关系中，应该耐心细致地听取其他部门的意见和观点，通过换位思考来理解对方的难处，第一时间把问题整理并反映给领导，不擅自做主张。而对于本馆馆员发生的各类问题，要及时迅速地向馆领导反映，并配合解决。要充分利用办公室人员接收信息渠道多的优势，为领导提供各种信息，同时还要学会掌握领导意图，积极帮助领导解决问题，真正起到办公室的协调作用。

4.服务性。图书馆办公室作为各项工作的枢纽，其工作要点就是服务。一是要服务于馆内，为领导决策提供最全面的资料及建议，并配合领导做好会务与接待、拍照存档等各项工作；二是要服务于本馆的各个业务部门，努力为全馆员工提供最齐全的办公用品与设备维修服务、后勤保障服务，确保各业务部门的业务能够顺利地开展；三是要服务读者，主要包括处理本馆工作人员和读者之间所产生的各类矛盾，图书馆办公室管理人员应坚持换位思考、热情接待、将心比心、读者永远放在第一位的原则，妥善处理读者的投诉等。

5.存在的问题。现在是网络信息爆炸的时代，读者接受信息资源的渠道越来越广，已经由从前的单一的靠电视机、报纸、图书馆接受信息转变为随时随地只要用手中的手机就可以接受新世纪的各种流行资讯。而现在的图书馆办公室还停留在以前的思维中，等着领导指示需要做哪些事情、等着读者上门怒气冲冲反映问题、等着馆内或校内部门向我们反映问题，这就是典型的被动工作，堕性思维。犹如算盘珠子一样，领导拨一下，办公室动一下。由此可见，图书馆如果再不变被动為主动，有可能会变为下一个消失的职业。办公室人员作为图书馆的中心力量、门面部门，对各项工作应该做到主动、积极、努力、即时地去完成。而对待需要服务的读者，应该做到耐心、细心，态度和蔼，处理事情主动、热情，设身处地为读者着想，要在有限的时间内完成更多的事情。

三、如何有效发挥图书馆办公室作用的思考

1.做好馆内各部门间的协调工作。与其他业务部门相比，办公室工作性质和内容更为复杂多变，考虑全馆的综合协调发展，在开展各项工作时都要顾全大局，同时要做好三协调：协调各部门之间的关系，协调领导与馆员之间的关系，协调图书馆与校园其他部门的关系。

2.做好馆内各部门后勤保障。办公室作为图书馆后勤保障中心，在设备报修、办公用品领用、消防安全、馆内卫生检查、物品申购、费用报销、预算使用情况的汇总者等方面均发挥着重要作用。如金城学院图书馆各业务部门遇到设备损坏、电梯故障、消防隐患等问题时，均向办公室反映，办公室会在第一时间向院后勤部门联系报修，保证馆内正常运作。

3.做好信息的收集与汇报及传达。图书馆作为较为独立的部门，和学校其他部门接触较少。但是图书馆办公室同时也是一个特殊的存在，它经常会接触到校内外的不同部门，接触面很广，经常都会接收到来自校内外的各种信息，作为馆领导合格的臂膀，办公室要及时收集到准确信息进行汇集整理后第一时间汇报给领导，并等待领导指示，将领导意见传达到馆内各个部门，保持图书馆与校内各样的联系。

4.对图书馆的资源进行大力宣传，扩大图书馆的影响力。图书馆因其自身得天独厚的优势拥有大量的文献资源，能够为全校师生提供多样化的学科服务，所以对图书馆的资源进行宣传和推广是办公室义不容辞的任务。办公室作为图书馆的宣传主力军在读书节活动方案策划、各种讲座与宣传海报的设计与制作、各学术活动及会议的新闻报道、对读者开展的阅读推广等活动的推广方面均发挥着重要的作用，是外界了解图书馆，扩大图书馆影响的重要窗口。

5.和其他高校图书馆保持联系。办公室的工作除了和校内其他职能部门的各项联系之外，还有和校外其他组织的联系。校内职能部门主要是文件传达、物品领用、财务工作、人事工作等。而校外对外联系主要是和其他高校图书馆之间的访问和交流。金城学院办过的数次对外会议均由办公室和校外各高校进行联系，邀请校外人员参会，安排所有会务。本馆的数次外出学习与参观交流也是由办公室进行对外联系，从而保证金城学院和其他高校图书馆的联系不中断。

四、结语

图书馆办公室作为能够直接面对面接触读者、接触校内其他部门、接触其他高校图书馆的唯一窗口，办公室的人员更应该主动、积极、热情的去做任何事情并且用更高的标准要求自己。和馆内所有同仁共同努力、共同成长，努力做到馆以我为荣。

参考文献：

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